Utilisation des bots pour améliorer l’expérience employé

Le COVID-19 a mis en évidence plusieurs aspects de l’entreprise moderne, notamment la culture d’entreprise, les fonctionnalités informatiques et la communication interne. Un aspect en particulier ressort fortement à la suite de la pandémie, il s’agit de l’expérience employé (EX).

Pourquoi ? Parce qu’il s’agit de la manière dont les organisations créent une expérience plus significative au (et du) travail. Alors que l’engagement du personnel est conçu pour changer le comportement, l’EX permet de changer la culture. Elle se concentre sur des choses auxquelles seules les personnes peuvent répondre, comme le but, la confiance, le sens et la fierté.

Tout réside dans l’humain. Parce que seules des personnes peuvent provoquer les changements que votre organisation devra opérer pour faire face à l’incertitude causée par la pandémie.

La technologie joue également un rôle. Lors du confinement, des organisations de toutes tailles ont utilisé la technologie pour rapprocher les personnes et les équipes, trouver de nouvelles façons de collaborer et améliorer la culture d’entreprise, même dans des situations extrêmement difficiles.

Certains des cas d’utilisation les plus passionnants concernent l’utilisation de bots permettant d’automatiser un grand nombre de choses qui nous ralentissent. Voici quelques-uns de nos cas d’utilisation préférés.

Comment les bots peuvent-ils avoir des effets positifs sur l’expérience employé ?

Les bots Workplace aident les collaborateurs à effectuer de nombreuses tâches de manière plus efficace et plus transparente. Prenons par exemple le nouveau bot de signature électronique DocuSign. Il permet d’envoyer et de signer des documents facilement et en toute sécurité grâce à un simple bot. Cela semble simple, mais il permet pourtant d’améliorer l’intégralité du processus, soit l’ensemble de l’expérience d’utilisation.

Pour que le travail soit un peu moins pénible (et peut-être un peu plus agréable), les entreprises peuvent créer une culture et transformer la collaboration. Le fait d’améliorer le mode, la période et le lieu de travail des collaborateurs permet de bonifier leur perception du travail.

Utilisation de bots pour faciliter la gestion des tâches banales

Le temps est précieux. De nombreuses organisations sont confrontées à des problèmes de délais qui nécessitent une solution rapide. L’utilisation des bots permet notamment de résoudre les défis liés aux ressources humaines en temps opportun. Mercado Libre les a utilisés pour favoriser la culture de manière évolutive.

Il est essentiel de trouver des moyens de démocratiser la reconnaissance afin de stimuler la motivation et l’implication des équipes. Les bots permettent reconnaître facilement les efforts des collègues qui ont incarné les valeurs et les principes culturels de l’entreprise. Les bots Workplace ont également permis à l’équipe de Mercado Libre d’effectuer des tâches quotidiennes, comme faire un retour impartial en temps réel aux candidats potentiels sur les entretiens qu’ils ont passés, et programmer plusieurs sessions de perfectionnement trimestrielles avec les membres de l’équipe.

RHB Singapore a utilisé des bots Workplace pour automatiser et gérer des tâches administratives banales, telles que la programmation et la réservation de salles de réunion et le traitement des Q&R. Les tâches s’effectuent désormais sans erreur, et les employés de RHB peuvent faire un meilleur usage de leur temps, en se consacrant à des domaines décisifs, par exemple en améliorant l’expérience de la clientèle.

Utilisation de bots pour donner vie aux nouvelles valeurs de l’entreprise chez WW

WW, une entreprise spécialisée dans le bien-être qui aide à vivre plus sainement, a commencé à utiliser les bots sur Workplace pour communiquer plus efficacement avec son personnel. L’entreprise a travaillé avec notre partenaire The Bot Platform pour développer un bot de reconnaissance des employés appelé « Ripple ». Ce dernier encourage les nominations entre pairs et promeut les valeurs et les comportements de l’entreprise. Le bot a provoqué un effet d’entraînement au sein de l’organisation et l’automatisation des processus existants de WW pour mettre en avant les nouvelles valeurs de l’entreprise.

Utilisation de bots pour automatiser les flux de travail chez Clarins UK

Face à l’augmentation du nombre de télétravailleurs et au nombre déjà important de personnes travaillant sur le terrain, Clarins UK a créé un bot de productivité numérique pour ses équipes de terrain et de bureau au Royaume-Uni. Il s’appelle Clarins Assist : People Directory. Les employés n’ont qu’à ouvrir le bot à l’aide de Workplace Chat et à chercher le nom d’un(e) employé(e) de Clarins UK travaillant dans un bureau ou sur le terrain afin de trouver les informations clés concernant cette personne.

Le bot retrouve l’intitulé du poste, le numéro de téléphone professionnel, le numéro de téléphone portable, l’adresse e-mail, le service et la localisation/l’étage. Le bot permet également aux employés d’appeler directement la réception du siège social et le service informatique, et leur fournit la liste des agents de sécurité-incendie et des secouristes, de manière simple et transparente.

Comment les bots peuvent-ils aider le personnel à distance

La pandémie de COVID-19 a contraint de nombreuses entreprises à fermer et les employés à travailler à distance. De nombreuses organisations devaient trouver des moyens pratiques pour maintenir le contact avec leur personnel et fournir des informations précieuses. Une fois de plus, les bots proposent une solution intelligente.

Utilisation de bots pour intégrer rapidement le personnel à distance chez Moneypenny

Moneypenny, une entreprise qui gère les appels externalisés et la discussion en direct pour des milliers d’entreprises différentes a utilisé des bots pour créer un assistant d’intégration rapide afin de faciliter la transition vers le travail à distance.

Le bot a été développé avec The Bot Platform. Il posait des questions aux employés sur leur matériel, leur vitesse d’accès à Internet et leur environnement de travail à domicile, afin de s’assurer qu’ils étaient bien préparés pour travailler à distance à long terme. Il a considérablement accéléré le processus et s’est assuré que les équipes de Moneypenny disposaient des outils nécessaires pour offrir d’excellents services à sa clientèle.

Utilisation de bots pour interroger le personnel à distance à l’aide d’Huminos

Des sondages rapides, faciles à programmer et intelligents sont indispensables pour en savoir plus sur les employés lorsqu’ils travaillent à distance. 700 entreprises ont installé les bots développés par Huminos, le partenaire de Workplace, afin de comprendre les enjeux du travail à domicile pendant et après le confinement lié au COVID-19. Ces organisations ont utilisé ces bots pour envoyer des millions de messages aux employés. Ce faisant, elles ont recueilli des informations en temps réel sur les préoccupations des employés et peuvent prendre de meilleures décisions concernant le retour sur le lieu de travail.

Utilisation de bots pour veiller sur le personnel à distance

L’un des éléments essentiels de l’expérience employé consiste à se renseigner sur la santé mentale des employés lorsqu’ils travaillent à domicile.

Moneypenny accorde une grande importance à la création d’un lieu de travail satisfaisant. S’assurer de la santé mentale des employés qui travaillent à domicile est un point crucial. Moneypenny n’a pas tardé à se servir des bots à cette fin également. À l’aide d’un bot « How are you doing? » (« Comment ça va ? »), elle s’est assuré du bien-être des employés et a évalué leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. En l’espace de 24 heures, 75 % du personnel avait répondu au sondage. L’entreprise a également eu recours à un bot « Grab and Go » permettant aux employés de réserver un créneau pour récupérer leurs collations et leur repas au bureau. Elle a également utilisé des bots de quiz amusants.

D’autres organisations ont eu la même idée :

• Ransa, une entreprise de logistique de premier plan dans la région andine et en Amérique centrale, a utilisé un bot dédié au COVID-19 pour partager des conseils de prévention quotidiens afin d’éviter la propagation du virus, de renforcer les compétences en matière de travail à domicile et de promouvoir la santé mentale.
• Panasonic India a également utilisé le bot dédié au COVID-19 d’Huminos pour simplifier la communication individuelle sur Workplace Chat, partager des Q&R sur la pandémie et recueillir des informations grâce à des sondages. L’entreprise a ainsi pu trouver des solutions rapides grâce aux données des résultats.
• L’entreprise norvégienne d’énergie renouvelable et de télécommunications Lyse a utilisé un bot développé par Prepp, un partenaire de Workplace, afin d’accueillir les employés dans un nouvel environnement uniquement à distance. Le bot envoie des notifications push contenant des informations importantes aux employés, ainsi que des messages demandant aux nouveaux arrivants de prendre des mesures pertinentes et utiles pour se mettre à niveau.
• Clarins UK a créé un bot qui rappelle au personnel de terminer la journée de travail à 18 h heure locale et de maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Comment les bots peuvent-ils aider les employés qui retournent sur le lieu de travail ?

Alors que certaines entreprises commencent à revenir à la normale après le confinement, elles doivent trouver des moyens de communiquer les nouvelles politiques et procédures aux employés, en particulier ceux qui travaillent sur le terrain. Certains clients de Workplace utilisent des bots pour alléger la charge relative à la réouverture. Pour cela, ils coordonnent les horaires pour le retour sur site et diffusent des informations.

Utilisation de bots pour partager des informations essentielles chez BP : A Beneficência Portuguesa de São Paulo

Le plus grand hôpital privé d’Amérique latine, A Beneficência Portuguesa de São Paulo, a mis en place le bot « BP Responde » grâce à Alest Consultoria sur Workplace pour gérer la diffusion d’informations essentielles dès le début de la pandémie de COVID-19.

Il a utilisé le bot pour diffuser rapidement toutes les informations les plus récentes et les plus précises auprès du personnel de terrain. C’était d’autant plus important que les informations sur la santé et la sécurité changeaient constamment et qu’elles devaient être partagées rapidement et avec précision. Compte tenu du succès et de l’adoption rapide du bot, l’hôpital utilise désormais « BP Responde » pour les actualités non liées au COVID, y compris les nouveaux projets, les processus et les Q&R générales pour que les employés et le personnel hospitalier soient régulièrement informés.

Utilisation de bots pour assurer la sécurité des employés qui retournent au bureau chez Flight Centre

Flight Centre Travel Group, l’un des plus grands groupes d’agences de voyage au monde, emploie des milliers de personnes dans le monde entier. En raison des diverses injonctions à rester chez soi imposées par les gouvernements locaux et étatiques dans le cadre de la pandémie de COVID-19, les équipes de Flight Centre sur le continent américain retournent au bureau à des moments différents.

Afin d’assurer la plus grande sécurité de ses nombreux effectifs, Flight Centre a développé un bot Workplace à l’aide de The Bot Platform pour inviter les employés à répondre à quelques questions. Il s’agit d’une nouvelle attestation exigée par l’organisation pour s’assurer que les mesures de sécurité sont respectées et que la propagation du COVID-19 est limitée.

Lorsqu’un(e) employé(e) se connecte à Workplace, le bot lui demande immédiatement où il ou elle se trouve : à domicile ou au bureau. Si l’employé(e) indique être au bureau, il ou elle est invité(e) à cliquer sur un lien pour remplir un formulaire lui demandant des informations complémentaires. Le traceur s’affiche automatiquement pour les employés lorsqu’ils se connectent à Workplace. Cela évite aux responsables sur site, aux responsables à distance et aux dirigeants de devoir rappeler à chaque employé(e) de respecter les mesures de protection, et permet à tout le monde de reprendre le travail en toute sécurité et sans encombre.

En savoir plus sur les bots dans Workplace.