5 stratégies de communication d’entreprise efficaces

Pendant le confinement, les organisations ont dû repenser leurs stratégies de communication d’entreprise dès la mise en place du télétravail. Aujourd’hui, alors que certains collaborateurs commencent à retourner sur leur lieu de travail, les entreprises ont tout intérêt à revoir leur copie. Découvrez comment faciliter votre retour au travail.

COMMUNICATION D’ENTREPRISE | TEMPS DE LECTURE : 7 MINUTES
business communication strategies - Workplace from Meta

Alors que les pays imposaient des confinements, de nombreuses entreprises ont généralisé le travail à distance, souvent pour la première fois. Cela a entraîné des changements radicaux dans la façon dont les personnes échangent, travaillent et interagissent les unes avec les autres.

Alors que certains employés commencent à revenir au travail, les organisations doivent désormais gérer différentes modalités de travail hybrides, la communication d’entreprise et des interactions à la fois numériques et en face à face.

Alors, pourquoi est-ce important ? Et comment les organisations peuvent-elles s’assurer que leur stratégie de communication d’entreprise est simple, précise et communiquée efficacement ? En bref, comment simplifier et démêler le nouveau monde du travail ?

Pour trouver des réponses, il est essentiel de définir ce que nous entendons par stratégies de communication d’entreprise, et comment elles évoluent à la suite de la pandémie.

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En quoi consistent les stratégies de communication d’entreprise ?

Si vous voulez que votre organisation soit productive, atteigne ses objectifs et propose une expérience employé positive, c’est-à-dire qu’elle devienne une entreprise performante, alors une communication transparente est essentielle.

La communication d’entreprise prend plusieurs formes. Il existe la communication interne de l’entreprise, à savoir le flux d’informations, d’actualités et de conversations entre les différents services de l’entreprise, ainsi que sur l’échelle hiérarchique. Et il y a la communication externe, avec les clients, les partenaires et les clients.

Une stratégie de communication d’entreprise prend en compte ces différents canaux et propose une seule vision pour définir comment, quand, et pourquoi les collaborateurs doivent communiquer ainsi que le contenu des communications.

Il n’existe pas de méthode unique pour élaborer une stratégie, mais il est nécessaire de définir les aspects suivants :

  • Les messages : que voulez-vous exprimer et qui peut le dire dans votre organisation ?
  • Le contenu : comment pouvez-vous définir des objectifs pour chaque contenu que vous créez ?
  • Les canaux : comment comprenez-vous les différents canaux ? Comment définir le contenu adapté à chaque canal ?

Une stratégie de communication d’entreprise ne doit pas être une liste d’outils et d’équipements conçus pour faciliter la communication. Au contraire, elle doit permettre à tous les membres de l’organisation de savoir ce que vous attendez de la communication.

En d’autres termes, une organisation peut changer les canaux qu’elle utilise pour communiquer, mais le but de la communication sera constant.

Comment développer une stratégie de communication d’entreprise ?

Comment développer une stratégie de communication d’entreprise ?

Une bonne stratégie de communication doit être en phase avec la stratégie globale de l’entreprise. Si vous vous concentrez sur vos objectifs principaux, il est beaucoup plus facile de comprendre comment la communication s’inscrit dans le contexte général et comment vous pouvez l’utiliser pour atteindre vos objectifs.

Une stratégie ne doit pas ressembler à une dissertation. Dans certains cas, elle ne fera qu’une page ou deux. Elle doit commencer par présenter une vision claire en une ou deux phrases. Le reste de la stratégie doit ensuite proposer des orientations sur la manière dont les responsables et les employés peuvent contribuer à la réalisation de cette vision. Mais il n’est pas nécessaire d’entrer dans les détails. Trop de précisions et l’accumulation de règles peuvent donner l’impression de faire de la microgestion et créer plus de problèmes qu’en résoudre.

Par le passé, les stratégies de communication partaient du haut de la hiérarchie. Mais elles s’orientent désormais vers un modèle plus axé sur les employés, qui consiste en un échange bidirectionnel établissant des liens, plutôt qu’en un concept statique et cloisonné.

Dans cette optique, il est bon d’impliquer tout le monde dès le départ. Pour ce faire, vous pouvez faire le point sur l’état actuel de la communication dans votre organisation.

Vous pouvez réaliser un sondage auprès des employés pour leur demander les points forts et les points faibles de votre communication et des plateformes utilisées. Les informations que vous recueillerez vous permettront de connaître l’avis des employés sur les axes d’amélioration.

Une fois que vous êtes sûr(e) de l’orientation de votre stratégie de communication d’entreprise, vous pouvez commencer à préciser les types de communication voulus.

Par exemple :

  • Les équipes doivent-elles créer leur propre fil d’actualité interne ?
  • L’entreprise a-t-elle besoin de réviser une politique pour aider les employés à faire remonter les problèmes ou d’en créer une ?
  • Les responsables ont-ils besoin de plus de soutien pour contacter les employés qui travaillent à distance ?
  • Votre approche actuelle des ventes et du marketing est-elle efficace, ou un changement d’orientation est-il nécessaire ?
  • Le service clientèle parvient-il à atteindre son objectif consistant à fidéliser les clients ? Si ce n’est pas le cas, comment faire pour y remédier ?

Lorsque vous serez en mesure de répondre à ces questions, vous pouvez commencer à examiner plus clairement les mécanismes de communication. Autrement dit, vous parviendrez à définir les canaux que vous devriez utiliser.

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Comment choisir des canaux de communication ?

Comment choisir des canaux de communication ?

Les collaborateurs s’attendent à ce que la façon dont ils communiquent au travail soit semblable à la façon dont ils aiment échanger avec leurs amis et leur famille dans leur vie quotidienne. C’est particulièrement important pour les jeunes employés. Les millennials sont 1,4 fois plus susceptibles de dire qu’il est important pour eux de travailler pour une entreprise qui utilise les derniers outils et technologies, par rapport à leurs collègues baby-boomers.

C'est l’une des raisons pour lesquelles les applications de messagerie instantanée et les technologies mobiles sont devenues indispensables sur de nombreux lieux de travail, surtout avec la généralisation du travail à distance. L’un de leurs principaux avantages est qu’elles permettent de communiquer avec des personnes à se trouvant à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise.

Mais il ne suffit pas de définir le canal et le matériel. Vous devez également élaborer vos politiques à partir des données et des insights recueillis. Ainsi, elles devraient influencer les types de messages envoyés.

Les politiques de communication efficaces fixent des limites pour s’assurer que les collaborateurs communiquent de manière respectueuse, ce qui réduit le risque de harcèlement et d’intimidation. Tout le monde doit connaître les règles, et vous devez également avoir des politiques qui encadrent les cas de non-respect.

Stratégie de communication d’entreprise et gestion du changement

Stratégie de communication d’entreprise et gestion du changement

Les changements organisationnels constituent un test important pour votre stratégie de communication d’entreprise. Le changement est synonyme d’incertitude, et les employés se tourneront vers l’entreprise pour obtenir des réponses. C’est un défi auquel les organisations ont été confrontées lorsque les employés ont dû travailler à distance. C’est de nouveau le cas en raison du retour progressif au travail.

Cette nouvelle phase met davantage l’accent sur l’expérience employé (EX), qui est devenue si importante lors du passage généralisé au travail à distance. La majorité des organisations déclarent que leur culture d’entreprise s’est réellement améliorée depuis la pandémie et souhaitent en tirer parti à l’avenir. Cela signifie que la communication est la clé de voûte pour faciliter la transition. Mais alors, comment faire ?

Pour communiquer efficacement pendant une période de changement, il est important de comprendre l’état d’esprit des collaborateurs : le changement n’est pas une expérience agréable puisque 73 % des employés concernés déclarent ressentir du stress. Les personnes souffrant d’anxiété liée au changement ont des performances inférieures de 5 % à la moyenne. Vos communications doivent donc être centrées sur l’humain et rassurantes tout en étant réalistes.

  • Définissez votre message clé et assurez-vous qu’il correspond à votre stratégie d’entreprise globale.
  • Définissez qui sont les personnes concernées par le changement et la façon dont elles sont affectées. Que signifieront les changements pour des employés occupant divers postes ?
  • Pensez à la manière dont vous allez communiquer. Quels canaux utiliserez-vous, pour quels employés, et pour quels messages ?
  • Soyez clair sur les changements à venir
  • Définissez les attentes de l’organisation quant aux étapes à venir
  • Répondez aux questions et apaisez les craintes lorsque vous le pouvez. Partagez largement les réponses pour rassurer
  • Remédiez aux rumeurs grâce à des informations factuelles
  • Transformez la communication en conversation en proposant un forum sur lequel les collaborateurs peuvent poser des questions, donner leur avis et exprimer leurs inquiétudes. Tenez compte des avis et promouvez les mesures que vous prenez

Et surtout, communiquez. Il est impossible de trop communiquer pendant une période de changement. Envoyez des messages fréquemment via différents canaux pour vous assurer que les collaborateurs restent informés et puissent poser des questions et obtenir des réponses.

5 façons d’améliorer la stratégie de communication de votre entreprise

5 façons d’améliorer la stratégie de communication de votre entreprise

La mise en place de votre stratégie de communication d’entreprise n’est qu’un début. Le fait de la surveiller, de la mettre à jour et de l’affiner est un processus continu qui doit être au cœur des activités de votre entreprise à l’avenir. Voici 5 façons de veiller à ce que votre stratégie soit toujours pertinente :

1. Établissez des objectifs clairs

La mission de l’entreprise est la pierre angulaire de votre communication comme de tout le reste, elle doit donc être claire pour les collaborateurs de l’entreprise. En veillant à ce que chacun(e) soit conscient(e) de vos objectifs, davantage de collaborateurs pourront adhérer aux idées de l’organisation.

2. Surveillez vos résultats

Veillez à recueillir en permanence des données et des avis sur votre approche de la communication. Une façon d’y parvenir consiste à mener une enquête continue via laquelle vous demandez au personnel d’évaluer son utilisation des outils de communication et des politiques de l’entreprise à intervalles réguliers. Ainsi, vous serez en mesure d’identifier les tendances ou l’impact immédiat des changements effectués, le cas échéant.

3. Donnez l’exemple

Communiquez de la manière dont vous voulez que votre équipe communique par le biais des canaux que vous souhaitez qu’elle utilise. Par exemple, si vous voulez réduire les e-mails, utilisez plutôt les messages instantanés. Cela permettra également aux membres de l’équipe de montrer l’exemple.

4. Offrez à chacun(e) la possibilité de s’exprimer

Créez des forums où les collaborateurs peuvent donner leur avis et partager leurs idées. Reconnaissez leurs contributions et prenez des mesures qui tiennent compte, si possible.

5. Proposez de la formation continue

C’est particulièrement important si votre système change régulièrement. C’est aussi essentiel pour les nouveaux arrivants ou les personnes qui ne connaissent pas les types de systèmes ou de procédures utilisés par votre entreprise. Essayez d’organiser des sessions de formation au moins une fois par an pour tous les employés afin de vous assurer qu’ils utilisent pleinement votre système de communication. Organisez régulièrement des ateliers et des sessions d’accueil pour tous les employés qui ont besoin de mettre à jour leurs compétences ou de poser des questions.

La situation actuelle à l’échelle mondiale met à l’épreuve vos communications dans une période de changement rapide. Pour assurer la réussite de vos communications, elles doivent être centrées sur les employés, plus humaines, plus simples et plus efficaces. C’est vital pour s’assurer que les employés restent productifs et impliqués.

La mise en place d’une nouvelle stratégie de communication d’entreprise ne doit pas être compliquée. Grâce à un énoncé de mission simple qui correspond aux besoins plus larges de votre entreprise, votre organisation communiquera plus clairement, plus rapidement et mieux. Mettez en place une stratégie axée sur le personnel à l’aide du guide Workplace sur l’expérience employé pour l’équipe de communication.

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