Collaboration sur le cloud : de quoi s’agit-il et comment cela peut-il aider votre organisation ?
Les entreprises utilisent de plus en plus les outils de collaboration en équipe basés sur le cloud pour réunir des équipes du monde entier.
Selon le dernier rapport State of the Cloud, 81 % des entreprises ont une stratégie multi-cloud, qui comprend l’utilisation de clouds à la fois publics et privés.
Qu’est-ce que la collaboration sur le cloud ?
La collaboration sur le cloud permet aux personnes de travailler simultanément sur des documents hébergés dans le cloud, afin que vous puissiez accéder à des fichiers où que vous soyez, pourvu que vous disposiez d’une connexion Internet.
Le processus de collaboration sur le cloud commence lorsqu’un utilisateur crée un fichier ou un document et accorde l’accès à celui-ci aux autres membres de son équipe. Toutes les personnes qui ont accès à ce document peuvent y apporter des changements à tout moment, y compris lorsque leurs collègues sont en train de le modifier ou de le consulter. Toutes les modifications effectuées sont enregistrées et synchronisées, afin que tous les utilisateurs voient la même version du projet, quel que soit le moment où ils le consultent et l’endroit où ils se trouvent.
Simplifier le travail grâce à Workplace
Que ce soit pour informer tout le monde du retour au bureau en présentiel ou d’une façon de travailler hybride, Workplace facilite le travail.
Cela signifie que les employés se trouvant sur des lieux différents et les équipes multi-disciplinaires peuvent collaborer sur des documents. Et il y a également d’autres avantages :
Dire au revoir aux pièces jointes
Il fut un temps où vous deviez envoyer des pièces jointes par e-mail à chaque personne participant à un projet si elle travaillait à distance. Ce processus rend le contrôle des versions compliqué à gérer. Les employés se retrouvent avec plusieurs versions différentes d’un même document, ce qui complique les choses. Il peut manquer certaines parties du projet, ou un même travail peut être effectué 2 fois.
Les outils de collaboration sur le cloud simplifient ce processus en permettant de conserver les fichiers dans un seul endroit. Les employés peuvent modifier et examiner le même document sans avoir à envoyer une version mise à jour à tous les membres de l’équipe.
Participation égale de tous les membres de l’équipe
Certains employés à distance peuvent se sentir exclus de la conversation. Bien trop souvent, ils considèrent qu’ils n’ont pas les mêmes opportunités que les autres de partager leur point de vue, ce qui nuit au moral de l’équipe.
Grâce aux outils de collaboration sur le cloud, tous les employés ont accès aux projets et peuvent donner leur avis et exprimer leur créativité. Ils peuvent également partager leurs idées lors de réunions informelles en ligne.
Travailler en équipe en temps réel
Avec la hausse du travail flexible, les employés ne sont plus tenus de suivre le schéma traditionnel de travail 9 h-17 h du lundi au vendredi. Les équipes peuvent travailler sur des projets à tout moment de la journée et n’ont même pas besoin d’être dans le même pays. Les modifications et les mises à jour apparaissent en temps réel et toutes les personnes ayant accès au document peuvent les consulter.
Il est également important d’utiliser les bonnes plateformes de collaboration. Il est particulièrement utile de choisir des plateformes qui intègrent les outils que vous utilisez déjà. Les outils basés sur le cloud existants, tels que Jira et BlueJeans peuvent être associés à des plateformes comme Workplace, par exemple. Cela permet d’accélérer la collaboration au sein de vos équipes et vous aide à tirer le meilleur parti des divers outils que votre organisation utilise au quotidien.
Réfléchir ensemble plus efficacement
Lorsque vos équipes sont dispersées et éloignées les unes des autres, il peut être difficile de réunir tout le monde pour échanger des idées. Le cloud peut être un outil de réflexion précieux, car il vous permet de partager vos idées et d’avoir des interactions productives. Le cloud est un support idéal pour développer des idées novatrices et faciliter la communication entre le personnel, les chefs de projet et d’autres contributeurs.
Accéder à des fichiers volumineux facilement
L’envoi et la réception de fichiers volumineux peut vous ralentir. La plupart des serveurs de messagerie ne prennent pas en charge les documents dépassant quelques mégaoctets. Avec une plateforme de collaboration basée sur le cloud, vous pouvez partager des fichiers audio, vidéo, et d’autres fichiers volumineux facilement. Puisque vous les stockez simplement sur le cloud, il n’y a pas besoin de les envoyer. Les personnes peuvent se rendre sur le service de stockage dans le cloud directement pour trouver le fichier dont elles ont besoin.
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