Collaboration transversale : comment la rendre efficace.

Que faut-il pour créer une équipe transversale de classe mondiale ? Quels sont les risques si vous n’y parvenez pas ? Nous explorons le monde du travail transversal afin de découvrir comment donner plus de pouvoir à votre collaboration.

LE TRAVAIL D’éQUIPE | TEMPS DE LECTURE : 8 MINUTES
cross team collaboration - Workplace from Meta

Qu’est-ce que la collaboration transversale ?

La collaboration transversale consiste en un groupe de personnes dotées de compétences très variées qui collaborent sur un projet. Imaginez que vous lancez un nouveau produit en vous faisant uniquement aider par le personnel de votre équipe marketing. Maintenant, imaginez que vous lancez le même produit avec un commercial et un développeur dans l’équipe. Il n’est pas difficile de comprendre pourquoi la collaboration transversale peut s’avérer plus efficace.

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Que ce soit pour informer tous les collaborateurs du retour au bureau en présentiel ou mettre en place un modèle de travail hybride, Workplace vous facilite la tâche.

Pourquoi la collaboration transversale est-elle importante ?

Pourquoi la collaboration transversale est-elle importante ?

Les services en silos et les équipes transversales se trouvent chacun à l’opposé du spectre du travail d’équipe. Lorsque les employés sont isolés de leurs collègues dans des rôles et services différents, le prix à payer est souvent élevé pour l’ensemble du personnel.

Éliminer les silos

La plus grande force d’une équipe transversale est peut-être sa capacité à remettre en question le statu quo. Les employés qui travaillent dans le même service, ou ceux formés pour aborder les problèmes comme le font leurs dirigeants, suivront souvent les processus existants. Cela signifie qu’ils peuvent répéter les mêmes erreurs et passer à côté d’une occasion de travailler plus efficacement.

Collaborer avec des personnes d’horizons différents encourage également les employés à viser des objectifs plus larges. Le travail en silos peut engendrer une mentalité dans laquelle la vision est limitée, ce qui isole les employés, et parfois même, les services tout entiers. Dans certains cas, cette vision peut entraîner une concurrence malsaine entre les employés. Ou au contraire, provoquer le désengagement des employés vis à vis de l’entreprise ou de leur rôle au sein de celle-ci.

Le personnel qui n’apprécie pas le travail d’équipe est plus susceptible de fournir un travail inadapté ou dupliqué. Ceux qui n’arrivent pas à communiquer avec leurs collègues risquent de prendre des décisions moins éclairées, qui peuvent impacter les employés de toute l’entreprise.

Inclure le personnel de terrain

Les travailleurs itinérants sont souvent éloignés de leurs collègues qui travaillent dans les bureaux. Notre rapport Deskless Not Voiceless 2020 a révélé que les techniques de communication entre les deux groupes sont très différentes. Tandis que 90 % des responsables travaillant au siège social ont utilisé les e-mails pour contacter leurs collègues pendant les différents confinements dans le monde, seul un quart de leurs homologues sur le terrain utilisaient eux aussi les e-mails. Au lieu de cela, plus de la moitié du personnel de terrain ou des travailleurs itinérants ont utilisé des applications sur leurs propres appareils. Cette approche confuse et incohérente empêche les chefs d’entreprise de communiquer avec le personnel de terrain et laisse peu la parole aux employés essentiels qui ne travaillent pas dans un bureau.

À mesure que les entreprises s’adaptent pour satisfaire aux réglementations à l’épreuve de la pandémie et se restructurent pour résister aux périodes difficiles, elles ont besoin d’un message clair pour communiquer ces changements et rester connectées. La collaboration transversale avec le personnel de terrain permet de remonter le moral des équipes et de renforcer les valeurs de l’organisation pendant cette période difficile. Cela ouvre également le dialogue pour les employés itinérants qui peuvent donner leur avis sur les nouveaux processus. Le dialogue bilatéral permet aux entreprises de prendre de meilleures décisions et de s’adapter plus rapidement.

Constituer des équipes transversales

Constituer des équipes transversales

Nous savons que les équipes transversales peuvent améliorer les résultats, mais comment constituer un groupe efficace ? Devez-vous élire un responsable ? À quelle fréquence le groupe doit-il se réunir ? De nombreux éléments sont à prendre en compte pour choisir la bonne combinaison de collègues. Bien qu’il n’existe pas de solution unique pour tous les projets ou toutes les entreprises, il est essentiel de réfléchir aux complications et obstacles avant qu’ils n’affectent vos performances.

En quoi la collaboration transversale est-elle différente ?

En quoi la collaboration transversale est-elle différente ?

Vous collaborez déjà dans votre équipe habituelle, alors quelle est la différence lorsque vous constituez et travaillez avec une équipe transversale ? Vous devez prendre en considération deux aspects principaux.

La composition de votre équipe

La composition de votre équipe

Les services conventionnels sont généralement structurés autour de l’expérience du personnel. Junior, confirmé, senior, directeur : tous ces termes sont utilisés dans les intitulés de postes pour nous permettre de déterminer les capacités de chacun dans son rôle. Les équipes transversales peuvent se former de façon organique et inclure des membres de différents services afin de couvrir un large éventail de compétences.

Bien que les équipes à fonction unique soient souvent composées d’individus n’ayant pas le même niveau d’expérience, la plupart des membres travaillent généralement au même niveau. Dans une équipe transversale, un membre avec peu d’expérience peut diriger un groupe, y compris des membres plus expérimentés.

Le travail avec votre équipe

Le travail avec votre équipe

Lorsque les employés des différents services d’une entreprise collaborent, cela peut parfois remettre en question notre façon conventionnelle d’agir. Les techniques innovantes et les idées peu conventionnelles peuvent avoir des résultats qui n’auraient pas été possibles dans un seul service, avec de nouvelles perspectives qui offrent une gamme plus complète de solutions.

Lorsque vous terminez une tâche, il n’est pas rare que les équipes transversales contournent les processus d’approbation habituels et présentent leur travail au plus haut niveau. Avec autant de services qui apportent leur contribution, la résolution des problèmes est généralement plus fiable, et les équipes peuvent repérer les erreurs plus tôt dans le processus de travail.

Quels sont les obstacles qui entravent la collaboration transversale ?

Quels sont les obstacles qui entravent la collaboration transversale ?

En général, les équipes transversales échouent pour les mêmes raisons que les équipes conventionnelles. Pour éviter l’apparition de problèmes, il convient d’identifier vos faiblesses avant même de commencer à travailler. La théorie « Les cinq dysfonctionnements d’une équipe » de 2002 reste une approche utile.

Manque de confiance

Les membres d’équipe peuvent ne pas beaucoup se connaître avant d’intégrer votre formidable équipe, en particulier s’il s’agit d’une main d’œuvre hybride. Si vos collègues n’ont que peu d’attente, voire aucune, en ce qui concerne les capacités des autres membres, il sera difficile d’instaurer un esprit de camaraderie et de confiance.

Peur du conflit

Lorsque des collègues ne se connaissent pas bien, la situation peut prendre une tournure inattendue. La peur de la confrontation risque d’empêcher votre équipe de débattre de ses idées afin de préserver un faux sentiment d’harmonie, ce qui peut conduire à un phénomène de pensée de groupe. Ou, si vous n’avez vraiment pas de chance, vos collègues peuvent se disputer sur un simple malentendu.

Manque d’engagement

La plupart des membres de votre équipe transversale auront des responsabilités dans leur service habituel. Trouver le bon équilibre entre leurs tâches actuelles et les priorités de leur nouvelle mission est essentiel. Si la nouvelle équipe a des doutes concernant le niveau d’engagement des autres membres, cela risque de nuire à l’enthousiasme et à l’efficacité.

Refus de responsabilité

Si la communication professionnelle quotidienne au sein de l’équipe continue de poser problème, les membres individuels attribueront plus facilement les mauvaises performances aux personnes avec lesquelles ils n’entretiennent pas de relation professionnelle. Et quand les équipes se rejettent la faute entre membres, le travail finit par s’en ressentir.

Inattention à l’égard des résultats

Il est essentiel pour les équipes transversales de prendre du recul. Mettre l’accent sur les tâches individuelles risque de détourner l’attention des tâches importantes, et les résultats peuvent en pâtir.

Quels sont les avantages de la collaboration transversale ?

Quels sont les avantages de la collaboration transversale ?

Lorsque vous avez identifié, évité ou surmonté les difficultés, travailler dans des équipes transversales peut vous offrir de précieux avantages.

Progression plus rapide

Lorsque les différents services d’une entreprise fonctionnent en silos, la progression peut être un long processus complexe. Vous avez sûrement déjà appelé une entreprise pour obtenir des renseignements, et vous êtes retrouvé transféré d’un service à l’autre. En plus d’être frustrant, cela vous fait perdre du temps. Maintenant, imaginez si une petite équipe d’experts répondait à votre appel sur haut-parleur. Avec la bonne organisation, vous obtiendriez probablement une meilleure réponse bien plus rapidement.

Résultats fiables

Des services différents vous fourniront des perspectives différentes. Un comptable est plus susceptible de penser à l’aspect financier d’une décision commerciale. Quelqu’un qui travaille dans les ressources humaines s’intéressera probablement à l’impact de cette même décision sur les relations et le bien-être des employés. Un membre d’équipe d’un troisième service pourrait identifier les difficultés des deux approches qui auraient pu passer inaperçues. Le partage de connaissances et l’emploi de différentes méthodes peuvent vous permettre de développer des solutions plus fiables.

Créativité et innovation améliorées

Les équipes transversales sont généralement plus créatives que les groupes basés sur un seul service. Une entreprise qui dispose d’un large éventail de compétences peut essayer d’accomplir une tâche de différentes façons, ou même combiner des compétences qui sont rarement associées. La collaboration transversale dans différents services permet également aux membres d’équipe de remettre en question leurs méthodes de travail. Les équipes transversales les plus efficaces testent leurs idées avant de commencer à travailler.

Engagement et esprit d’équipe plus efficaces

Collaborer avec des collègues avec qui vous n’entretenez généralement pas de relation étroite améliore les relations professionnelles. Lorsque les employés interagissent avec davantage de collègues, ils se sentent plus connectés à l’ensemble de l’entreprise. Avec un peu de chance, les employés pourront même acquérir de nouvelles compétences au fil du temps. Lorsque les employés travaillent ensemble pour améliorer leur capacité à résoudre les problèmes en développant leurs compétences et en tissant des liens sociaux avec leurs collègues, les entreprises sont plus susceptibles de conserver leurs meilleurs talents.

Quelles sont les recommandations à suivre pour la collaboration transversale ?

Quelles sont les recommandations à suivre pour la collaboration transversale ?

Testez les idées suivantes pour rapprocher vos différents services.

Obtenir l’adhésion de l’équipe de direction

Demander l’aide des responsables du service est un moyen sûr de donner plus de pouvoir à votre collaboration. Si vous recrutez des collègues du même service, les membres d’équipe expérimentés peuvent vous aider à suivre la progression des membres débutants. Réfléchissez bien avant d’ajouter des membres à votre équipe, pour que les responsabilités quotidiennes n’empiètent pas sur vos projets transversaux. Le meilleur dans tout ça, c’est que quand viendra l’heure de faire approuver vos projets, vous aurez tout le soutien des membres importants de l’entreprise.

Utiliser les bons outils de collaboration pour chaque tâche

S’assurer que tous les employés, qu’ils soient en télétravail, itinérants ou au bureau, utilisent les mêmes outils dans une équipe transversale est essentiel à la réussite. Trouvez un outil de communication qui s’intègre à vos logiciels existants. Assurez-vous que vos outils connectent toute votre organisation afin que les employés puissent utiliser des appareils mobiles pour se tenir informés des nouvelles de l’entreprise et collaborer efficacement, où qu’ils se trouvent.

Encourager les interactions en personne

Les interactions en personne sont le moyen le plus facile d’instaurer un climat de confiance au sein de votre équipe. Lorsque vous passez des appels vidéo, demandez à vos collègues d’activer leurs caméras et encouragez-les à partager leurs écrans.

Cinq recommandations relatives à la collaboration transversale

Cinq recommandations relatives à la collaboration transversale

Selon une étude d’Harvard Business Review, près de 75 % des équipes transversales rencontrent des problèmes.1 Alors comment éviter cela avec votre équipe ? Si les entreprises souhaitent bénéficier des avantages d’un groupe diversifié, la planification préalable est essentielle. Vous trouverez ci-dessous nos meilleurs conseils pour favoriser la réussite de votre collaboration transversale.

Bien choisir les membres de votre équipe

Pour constituer votre équipe d’élite, commencez par identifier les compétences requises pour la tâche. Vous devez ensuite déterminer quel employé de votre entreprise dispose de ces compétences. Si plusieurs candidats se présentent, vous devez déterminer s’ils sont capables de bien travailler en équipe. Vous devez associer de façon innovante des hommes et femmes d’action, mais également des organisateurs.

Toutes les équipes transversales n’ont pas besoin d’un responsable, mais cela peut-être utile à la plupart. Contrairement aux autres projets, les membres du personnel expérimentés ne sont pas toujours à la tête des projets dirigés par des équipes transversales. Vous devez choisir une personne qui est à l’aise à l’idée d’attribuer des tâches à des personnes plus expérimentées.

Organiser une réunion de lancement

Les membres doivent se sentir tout aussi confiants lorsqu’ils communiquent avec leur nouvelle équipe qu’avec leur service habituel. Pour que tout le monde se sente suffisamment à l’aise pour partager des idées et poser des questions, organisez une réunion de lancement informelle. Une rencontre sociale entre les employés à distance et le personnel de terrain vous permettra de créer un dialogue ouvert qui profitera à tous par la suite, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

Suivre votre progression

Vous devrez décider quand et comment les membres de votre équipe partageront leur progression avec leurs collègues. Cela se fera-t-il selon un calendrier établi, ou à mesure de l’accomplissement des tâches ? Si vous pensez qu’une réunion une fois par semaine ou par quinzaine est trop contraignante par rapport à votre calendrier, n’oubliez pas qu’il existe de multiples façons de faire le point sur les tâches en cours grâce aux bons outils en ligne.

Tirer le meilleur parti de vos réunions

Les réunions inutiles sont une perte de temps. Lorsque vous programmez une réunion, assurez-vous de définir à l’avance un programme clair, afin que tout le monde se prépare à la conversation. N’oubliez pas d’organiser des appels auxquels les employés à distance peuvent participer et assurez-vous de choisir des horaires adaptés pour les personnes qui travaillent dans des fuseaux horaires différents. Les meilleurs outils permettront à vos travailleurs itinérants de rejoindre facilement la conversation, où qu’ils se trouvent.

Élaborer un processus décisionnel transparent

Les membres de l’équipe doivent savoir quelles décisions ils peuvent prendre par eux-mêmes. S’ils ont besoin d’un second avis, ils doivent savoir à l’avance à qui s’adresser. Si vous ne parvenez pas à déterminer si une décision doit être prise par le responsable d’équipe ou par l’ensemble du groupe, il est généralement préférable de laisser le groupe décider. Cela permet d’obtenir l’adhésion de l’équipe, ce qui a un impact positif sur la responsabilité.

Fixez des règles dès le départ pour guider la réflexion du groupe pour les décisions plus complexes. Donner la priorité à l’expérience client plutôt qu’au budget pourrait être l’une des règles à établir pour donner aux membres de l’équipe la confiance dont ils ont besoin pour prendre de meilleures décisions. C’est également une excellente opportunité de rappeler à tous l’objectif commun.

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