Conseils pour mettre en place des stratégies de réunion efficaces

Pourquoi avez-vous besoin de stratégies pour vos réunions d’entreprise ?

COMMUNICATION D’ENTREPRISE | TEMPS DE LECTURE : 8 MINUTES
effective meeting strategies - Workplace from Meta

Environ 11 millions de réunions d’entreprise ont lieu chaque jour aux États-Unis. Cela revient à 220 millions de réunions par mois, soit plus d’un milliard par an. Qu’ont-elles en commun ? Pas grand chose, si ce n’est permettre à deux personnes ou plus d’échanger.

Simplifier le travail grâce à Workplace

Que ce soit pour informer tous les collaborateurs du retour au bureau en présentiel ou mettre en place un modèle de travail hybride, Workplace vous facilite la tâche.

Il existe de nombreux types de réunions de travail, qu’il s’agisse de réunions d’équipe, de réunions individuelles ou de sessions de brainstorming et de résolution de problèmes. Il est utile de considérer les réunions comme relevant de l’une des quatre catégories suivantes :

  • Prise de décisions
  • Partage d’informations
  • Création d’idées
  • Esprit d’équipe

Définir les réunions peut nous aider à comprendre leur objectif et à élaborer des stratégies plus adaptées pour les rendre efficaces.

Lisez notre guide sur la façon d’organiser des réunions efficaces pour les équipes en présentiel, à distance et hybrides.

Pourquoi avez-vous besoin de stratégies pour vos réunions d’entreprise ?

Pourquoi avez-vous besoin de stratégies pour vos réunions d’entreprise ?

Les entreprises qui n’arrivent pas à planifier leurs réunions s’exposent à plusieurs problèmes de productivité. Le service de planification en ligne Doodle a révélé que les réunions mal planifiées coûtaient plus de neuf milliards par an aux entreprises américaines. Mais il ne s’agit que de la partie émergée de l’iceberg.

Utiliser le temps de manière efficace

D’après un sondage de la chaîne hôtelière Crowne Plaza, les employés au Royaume-Uni, en France et en Allemagne passent 187 heures en réunion par an. Cela représente beaucoup de temps. Mais le pire, c’est que le personnel pense que 56 % de ces réunions ne font pas avancer leur journée de travail. Le collaborateur moyen des pays étudiés perd près de 13 jours par an en réunions improductives, autant de jours qu’il aurait pu consacrer à d’autres choses.

Les retards dans les réunions font également perdre du temps. Le retard moyen par réunion dans les 19 pays étudiés est de 10 minutes et 40 secondes. Cela représente 3 jours et 2 heures par an. Et ce chiffre augmente pour les employés avec plus d’expérience, puisque les cadres dirigeants perdent 5 jours et 19 heures par an à cause des réunions retardées.

Favoriser la productivité des réunions au bureau

Les réunions sans stratégie n’ont pas vraiment d’utilité. Selon une étude, 38 % des collaborateurs indiquaient qu’une mauvaise organisation empêche de se concentrer sur les projets. Les membres de l’équipe doivent connaître leurs responsabilités avant et après une réunion. Un ordre du jour soigneusement rédigé permettra à tous les participants de rester concentrés pendant et après la réunion.

Lors de l’organisation d’une réunion, il est également important de réfléchir à la liste des invités. Si les organisateurs invitent trop de personnes à une réunion, le surnombre peut nuire à la productivité. Une étude menée par Doodle a révélé que 31 % des collaborateurs pensent que les participants non pertinents entravent la progression. En réduisant le nombre de participants, on peut gagner du temps et accélérer l’avancement des tâches.

Éviter les malentendus

Si les réunions ne sont pas organisées correctement, les collaborateurs peuvent être désorientés. Ils peuvent se demander « Pourquoi suis-je invité à participer à cette réunion ? » ou « Dois-je préparer quelque chose ? ». Si vous n’êtes pas en mesure de répondre à ces questions, les collaborateurs y penseront pendant la réunion, ce qui fera perdre un temps précieux. Les malentendus après une réunion sont encore plus coûteux. Si les collaborateurs ne connaissent pas leurs responsabilités après que les équipes se sont exprimées, des tâches peuvent passer à travers les mailles du filet.

Réduire les conflits

Les collaborateurs sont moins susceptibles de se concentrer pendant une réunion mal organisée, ce qui peut engendrer des comportements frustrants. Un rapport a révélé que le fait de répondre à des appels téléphoniques ou d’envoyer des textos pendant une réunion est l’attitude la plus irritante. Plus de la moitié (55 %) des personnes interrogées ont indiqué que l’utilisation des téléphones les dérangeait. Et un peu plus d’un cinquième (21 %) des employés ont indiqué que les personnes qui ne participaient pas à la discussion les dérangeaient également.

Garder le moral

Les personnes qui sont inutilement invitées à une réunion peuvent se sentir frustrées. Si un dirigeant assigne des tâches à son équipe, mais ne lui donne pas suffisamment de temps pour les effectuer, les employés peuvent perdre confiance en leurs responsables. Sans un plan d’action clair ou l’attribution de responsabilités précises, les collaborateurs peuvent avoir l’impression que leurs idées ne sont pas prises au sérieux ou penser que l’entreprise ignore leurs compétences en confiant des tâches à des membres moins qualifiés de l’équipe.

Quelles sont les meilleures stratégies de réunion pour les équipes hybrides et de terrain ?

Quelles sont les meilleures stratégies de réunion pour les équipes hybrides et de terrain ?

Nous sommes dans une période de transition. Beaucoup de collaborateurs travaillent à distance, et certains reviennent progressivement au bureau. Quelles sont les recommandations concernant les réunions virtuelles des équipes hybrides ? Comment pouvez-vous inclure le personnel de terrain en magasin, à l’entrepôt ou sur la ligne de production ?

Les responsables doivent trouver le meilleur moyen de rassembler les équipes lors des réunions. Les appels vidéo sont le moyen idéal pour que les collaborateurs sur site, à distance et de terrain puissent échanger. Toutefois, pour tirer pleinement parti de ces appels vidéo, il faut faire preuve de créativité. Voici quelques conseils sur les réunions virtuelles qui vous aideront à organiser des réunions efficaces pour les équipes à distance et hybrides.

Prendre le temps de s’amuser

Les collègues des équipes hybrides ont parfois du mal à se retrouver. Les occasions de croiser un ami au travail étant de plus en plus rares, les collaborateurs souhaitent trouver de nouveaux moyens pour échanger. Un sondage réalisé au Royaume-Uni a révélé que les amitiés au travail manquaient à 49 % du personnel de bureau en télétravail. Pour maintenir un bon moral, les employeurs doivent rendre les interactions sociales virtuelles. Réserver du temps dans le planning pour prendre des nouvelles peut aider à raviver des amitiés et à remonter le moral.

Réserver une salle pour l’appel vidéo

Si des collègues sur site et à distance doivent se rencontrer, il convient de réunir le plus de membres de votre équipe dans la même pièce (si les restrictions liées à la distanciation sociale le permettent). Selon le professeur Steven Rogelberg, de l’Université de Caroline du Nord : « Bien que la technologie ait facilité les rencontres à distance (ce qui est d’ailleurs une bonne chose), les rencontres en présentiel restent bien plus fortes. »

Les équipes éloignées peuvent participer à des appels avec leurs collègues à distance, mais elles doivent être accepter les aléas de la technologie. Une étude allemande a révélé qu’un retard de 1,2 seconde dans le temps de réponse de la vidéo est suffisant pour que les collaborateurs aient l’impression que les autres sont moins amicaux ou moins concentrés. L’équipe au bureau doit s’efforcer de répéter ou de résumer les points abordés dans une salle de conférence, surtout si la distanciation sociale implique que certains collaborateurs soient plus éloignés des microphones que d’habitude.

Commencer par les questions des collaborateurs à distance

Les sessions de questions/réponses permettent de partager de précieuses informations. Que la personne qui anime la réunion se trouve au bureau ou qu’elle participe à un appel à distance, il est de bon ton dans les réunions virtuelles de proposer en premier lieu aux collaborateurs à distance de poser leurs questions et de faire des commentaires. Il est généralement plus facile pour une équipe réunie dans la même pièce de prendre la parole et de lancer des conversations. Encourager les membres de l’équipe à contribuer à distance permet de s’assurer que les commentaires de chacun sont pris en compte.

Continuer d’encourager

Les collaborateurs à distance sont plus susceptibles d’en faire plus. Une étude menée par Owl Labs a révélé que 53 % des collaborateurs à distance effectuent plus de 40 heures de travail par semaine pour soutenir leur équipe, alors que seulement 45 % des collaborateurs sur site le font. Les responsables doivent faire l’effort de féliciter leurs collaborateurs à distance pour s’assurer qu’ils se sentent valorisés.

Les statistiques montrent que ceux éloignés du bureau travaillent plus parce qu’ils sont plus heureux au travail. Quelque 40 % des collaborateurs à distance font des heures supplémentaires parce qu’ils aiment ce qu’ils font, alors que seulement 17 % des collaborateurs au bureau sont du même avis. Les meilleurs responsables reconnaîtront les efforts de leur équipe, quel que soit le lieu où elle se trouve, mais consacreront plus de temps à féliciter les efforts de leur équipe à distance.

Comment planifier et mener efficacement une réunion ?

Comment planifier et mener efficacement une réunion ?

La planification d’une bonne réunion exige une attention particulière aux détails, qu’il s’agisse de diminuer le nombre de participants ou de prévoir le temps adapté. Voici quelques-uns de nos conseils préférés.

Envisager d’annuler

Avant de penser aux détails de l’organisation d’une réunion, réfléchissez à la nécessité de maintenir la réunion. Pouvez-vous effectuer le travail différemment ? Vos collègues ont déjà un emploi du temps chargé. Privilégiez plutôt un document partagé ou un message de groupe s’ils vous permettent d’atteindre les mêmes résultats. Certains collaborateurs pensent que les « anti-réunions », c’est-à-dire une prise de position rapide pour éviter que la conversation ne devienne stérile, ou des alternatives grâce à des logiciels peuvent vous aider à suivre l’avancement d’une tâche sans accaparer le temps de vos collègues.

Débuter la réunion par un ordre du jour clair

Il est impossible d’organiser des réunions efficaces sans un ordre du jour bien préparé. Des études montrent que la plupart des collaborateurs estiment que c’est la clé d’une réunion productive. Vous devriez afficher votre liste de points à aborder dans un groupe de projet bien à l’avance pour permettre aux participants de formuler des suggestions. Les employés les plus efficaces peuvent même s’exclure eux-mêmes d’une réunion si leur présence n’est pas nécessaire. Hiérarchisez et définissez vos objectifs avant d’ajouter une estimation du temps à consacrer à chaque point. Décidez qui doit mener la discussion sur chaque point et prévoyez du temps pour répartir les tâches.

Diminuer le nombre de participants

Tous les participants à votre réunion doivent pouvoir y apporter quelque chose. Certains spécialistes croient en la « règle des 2/3 » selon laquelle tous les participants à la discussion sont impliqués dans deux ou trois points de l’ordre du jour, afin qu’ils ne se tournent pas les pouces pendant la réunion. Plus de deux tiers (71 %) du personnel de bureau perd du temps chaque semaine à cause de réunions inutiles ou annulées. Atlassian a révélé que des emplois du temps inutilement chargés pèsent sur le personnel. Les collaborateurs sont 45 % à avouer se sentir submergés par le nombre de réunions auxquelles ils participent. Avant d’inviter des participants à votre prochaine réunion, demandez-vous si vous pouvez parvenir aux mêmes résultats en conviant moins de personnes.

Trouver le bon moment

Les réunions hybrides doivent être planifiées à l’avance. Vous devez fixer un horaire bien à l’avance pour vous assurer que les membres de l’équipe à distance seront disponibles. N’oubliez pas que les participants à la réunion peuvent se trouver sur un autre fuseau horaire. Certaines personnes pensent qu’il est plus efficace de commencer une réunion 15 minutes après l’heure pleine. Cela permet aux membres de l’équipe qui terminent une autre réunion d’avoir une marge de manœuvre. L’heure de début inhabituelle peut contribuer à signaler aux participants que chaque minute de la réunion compte vraiment.

De plus, réfléchissez à la durée de la réunion. Entre 2000 et 2014, la durée moyenne d’une réunion a augmenté de 8 % à 10 % chaque année. Plus vous faites preuve de rapidité, plus vous libérez du temps pour vos collaborateurs et encouragez tous les participants à rester actifs.

Est-ce que tout le monde sait qui participe ?

Il est important de ne pas oublier les collaborateurs à distance. Utilisez votre ordre du jour pour indiquer à l’avance qui participera à votre réunion. Évitez les présentations interminables, mais assurez-vous que tous les participants sont présents. Il se peut que vous deviez répéter ou résumer quelque chose que quelqu’un a dit au bureau pendant vos réunions, d’autant que les mesures de distanciation sociale peuvent placer les membres de l’équipe plus loin des microphones et les uns des autres.

Désactiver la sourdine

Les membres de l’équipe peuvent se retenir de partager leurs idées lorsque leurs microphones sont en sourdine. Si votre réunion à distance est constituée d’un casting exceptionnel de participants incontournables, ils doivent se sentir libres de participer aux discussions. Vous pourriez en faire l’une de vos règles de base pour les réunions virtuelles afin de vous assurer que tous les membres de votre équipe sont sur la même longueur d’onde. En laissant les microphones allumés, on s’assure également que tous les participants à la réunion sont plus impliqués. Selon une étude, 91 % des collaborateurs rêvassent pendant des réunions, tandis que 73 % travaillent sur d’autres tâches.

Élaborer un plan d’action

En assignant une tâche ou un objectif à chaque point de votre ordre du jour, votre réunion sera plus efficace. En les préparant à l’avance, tous les participants sauront ce que l’organisateur de la réunion attend d’eux. Consacrez dix minutes ou une partie de chaque réunion à l’attribution des tâches aux collaborateurs à distance ou au bureau. Les responsables peuvent même répartir le travail à l’aide d’outils de gestion en ligne pendant la réunion, afin que tout le monde puisse en prendre connaissance.

Découvrez comment rester en contact avec le personnel de terrain. Téléchargez Deskless Not Voiceless 2020 pour obtenir une vue d’ensemble grâce à notre rapport d’étude approfondi sur le terrain impliquant plus de 9 000 personnes dans huit pays du monde entier.

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