5 façons de rendre les visioconférences plus intéressantes

Rendez vos visioconférences plus intéressantes afin de booster l’engagement du personnel. Voici comment vous y prendre (et pourquoi vous devriez le faire).

ENGAGEMENT DU PERSONNEL | TEMPS DE LECTURE : 5 MINUTES
Make video conferencing more engaging

Le concept de « démission silencieuse » et son impact sur les entreprises et les employé·es ont fait couler beaucoup d’encre dernièrement, mais il s’agit en fait d’une vive manifestation du désengagement du personnel. De nombreux facteurs peuvent causer ce désintérêt, si bien que lutter contre la démission silencieuse sous toutes ses formes exige que les entreprises adoptent une approche à multiples facettes. Cela dit, l’un des domaines dans lesquels elles peuvent avoir un impact immédiat est le renforcement de l’engagement du personnel lors des réunions, en particulier les visioconférences quotidiennes.

Après tout, quoi de plus terrible qu’une réunion tout aussi interminable qu’inefficace ? Essayez donc d’enchaîner 3 visioconférences d’une heure chacune. À l’ère du travail hybride, où certains membres de votre personnel se trouvent dans des salles de conférence alors que d’autres participent aux visioconférences depuis leur domicile, le risque de désintérêt n’est que trop réel et trop fréquent. Aujourd’hui, les employé·es peuvent facilement éteindre leur caméra et faire tout autre chose, tenir des conversations en parallèle ou même travailler sur « qui sait quoi » à votre insu. Pensez au coût que cela peut représenter pour votre entreprise en matière de perte de temps et d’argent.

D’un autre côté, lorsque les réunions se déroulent bien, vos employé·es se sentent motivé·es, et votre entreprise progresse. C’est pourquoi vous devez voir chaque réunion, qu’elle soit en présentiel ou par appel vidéo, comme un investissement dans votre personnel et votre entreprise. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des mesures simples pour rentabiliser cet investissement.

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5 façons de rendre les visioconférences plus intéressantes

5 façons de rendre les visioconférences plus intéressantes

  1. Planifier ce qu’il se passe avant et après l’appel vidéo

    L’efficacité d’une réunion, qu’elle se déroule en personne ou par vidéo, dépend en grande partie de ce qu’il se passe avant et après. Avant de programmer la réunion, il est important d’identifier le résultat souhaité et de planifier l’ordre du jour en conséquence. Lorsque le temps est compté, envisagez d’envoyer un document à lire au préalable afin d’amorcer tout de suite la discussion et la prise de décision, plutôt que de partager des informations. Après la réunion, veillez à envoyer rapidement un récapitulatif énonçant clairement les prochaines étapes, les responsables et le calendrier. Cela permet non seulement de responsabiliser les personnes qui ont participé à l’appel, mais aussi de donner aux absent·es la possibilité de s’impliquer par la suite.

  2. Être intentionnellement inclusif

    Lorsque vous planifiez votre réunion, réfléchissez à la manière dont vous pouvez offrir à une grande partie de votre équipe la possibilité de partager ses idées et ses contributions. Il est essentiel que la plupart des membres de l’équipe se sentent investi·es dans le résultat de la réunion, car non seulement cela favorisera leur engagement au cours de la réunion, mais les encouragera également à aller au bout des choses. Lorsque vous sollicitez leur participation, n’oubliez pas que tout le monde n’a pas le même style de communication : certaines personnes sont excellentes pour s’exprimer instantanément, alors que d’autres préfèrent prendre leur temps avant d’intervenir, voire avoir plus de temps pour se préparer.

  3. Définir un cadre professionnel en exigeant l’activation de la caméra pendant les réunions

    En demandant aux participant·es d’allumer leur caméra, même sans intervention de leur part, vous leur faites comprendre que vous comptez sur leur présence tout au long de la discussion. De plus, lorsque les caméras sont allumées, vous voyez les expressions faciales en temps réel, qui constituent une part importante des communications en face à face.

  4. Faire attention au sentiment de lassitude envers les réunions

    Notre corps n’est pas fait pour rester assis indéfiniment en réunion, à regarder des petits carrés sur un écran. Dans la mesure du possible, créez des situations où les participant·es sont amené·es à se lever et à bouger. Si vous planifiez des réunions de plus d’une heure, pensez à prévoir des petites pauses. Vous pouvez également décaler les réunions de 5 minutes pour permettre à tout le monde de s’étirer et de bouger avant de leur demander d’aborder un nouveau sujet. Dans des locaux, cela peut se faire naturellement lorsque les employé·es se déplacent d’une pièce à l’autre entre les réunions. En revanche, les personnes en télétravail doivent être plus attentives à ce point.

  5. Investir dans une technologie qui place les télétravailleur·euses sur un pied d’égalité

    Les télétravailleur·euses souhaitent avoir un impact et voir leurs contributions reconnues par leurs pairs et leur direction. Cela est particulièrement important au sein des équipes hybrides où certaines personnes travaillent dans les locaux de l’entreprise et d’autres à distance. Même si rien ne peut remplacer une rencontre en personne, la technologie peut aider.

Bien que la démission silencieuse soit un problème courant à plusieurs facettes, les entreprises peuvent prendre des mesures concrètes et pratiques pour réduire son impact. Dans un contexte où de plus en plus d’entreprises commencent à adopter un modèle hybride, les réunions virtuelles de type vidéoconférences jouent un rôle toujours plus important, et favoriser les interactions durant ces appels devrait être une priorité.

En faisant preuve de discipline dans la façon dont elles planifient et mènent leurs réunions, et en réalisant des investissements judicieux dans la technologie, les entreprises peuvent offrir à l’ensemble de leur personnel une chance de réussir, favoriser l’engagement et améliorer leurs performances sur le long terme.

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