Qui a besoin de savoir ? La bonne manière de partager des connaissances
Le partage de connaissances est la pierre angulaire du travail d’équipe. Découvrez comment acheminer les bonnes informations auprès des bonnes personnes.
Le partage de connaissances permet de booster le travail d’équipe, d’impliquer les employé·es, de favoriser l’innovation, de découvrir de nouvelles opportunités commerciales et d’ajouter de la valeur à votre entreprise. Mais il y a des obstacles à surmonter et des risques à prendre en considération pour faire les choses correctement.
L’expression « Le savoir, c’est le pouvoir » comporte une part de vérité. Dans l’économie moderne, vous pouvez considérer les connaissances détenues par votre entreprise comme un actif immatériel, et dont la valeur ne cesse d’augmenter.
Si ces connaissances ne sont pas partagées ou gérées, les enjeux sont énormes si les mauvaises personnes quittent l’entreprise. Et plus encore, il est possible que vous ne parveniez pas à attirer les bons talents en premier lieu.
Plus de 80 % des personnes interrogées affirment qu’elles préfèrent travailler pour une entreprise qui valorise une communication ouverte plutôt que pour un employeur qui offre des avantages, tels que des en-cas gratuits ou un abonnement dans une salle de sport.
Simplifier le travail grâce à Workplace
Que ce soit pour informer tous les collaborateurs du retour au bureau en présentiel ou mettre en place un modèle de travail hybride, Workplace vous facilite la tâche.
Briser une culture de « rétention de connaissances », dans laquelle les employé·es pensent que la protection des informations est essentielle pour assurer la sécurité de l’entreprise et de l’emploi, peut s’avérer difficile. Mais les plus jeunes générations recherchent désormais une culture du partage de connaissances, et elles ont le pouvoir de l’exiger : elles représenteront 35 % de la main d’œuvre d’ici 2020.
C’est peut-être la raison pour laquelle une approche plus ouverte du partage d’informations est en train de gagner du terrain.
Un sondage réalisé en 2016 auprès de directeur·ices financier·ères a démontré que 25 % d’entre elles et eux partageaient désormais des informations financières avec l’ensemble du personnel, contre 7 % en 2012. Près d’un tiers déclare partager des informations financières uniquement avec certain·es employé·es.
Partager des informations avec les bonnes personnes est la clé d’une gestion réussie des connaissances : celles qui en ont besoin, celles qui souhaitent être informées pour rester impliquées, et celles qui peuvent les exploiter ou les partager à leur tour.
Qu’est-ce qui rend le partage de connaissances efficace ?
Si vous souhaitez que votre personnel puisse comprendre et développer des connaissances, il faut aller au-delà d’un simple partage descendant. Vos équipes doivent pouvoir les partager elles-mêmes, les commenter, en discuter, et enfin les remettre en question. C’est là que les plateformes de collaboration comme Workplace entrent en jeu. En effet, elles permettent à vos équipes de partager et de commenter des informations en temps réel.
Pam Holloway, consultante en gestion des connaissances et créatrice de About People, déclare « quand on partage, on améliore », et estime que les responsables devraient accepter les commentaires qu’elles et ils reçoivent de leurs employé·es. Elle indique que les utilisateur·ices doivent décider de la valeur de chaque connaissance partagée.
Sur Workplace, cette action est facilement réalisable grâce aux mentions J’aime et aux autres indicateurs d’interaction déjà connus et appréciés de vos équipes sur Facebook.
En tant que responsable, le partage de connaissances est un début, mais il est difficile de mettre en place une culture du partage avec les bonnes personnes si celles-ci ne partagent rien. Holloway recommande de communiquer les avantages du partage et de montrer l’exemple.
Rappelez aux membres de vos équipes qu’ils peuvent en tirer personnellement des avantages, car elles et ils apprendront, se perfectionneront et amélioreront leurs propres performances tout en apportant leur soutien à leurs collègues.
Surmonter les obstacles au partage de connaissances
C’est souvent les obstacles individuels au partage de connaissance qui peuvent entraver vos meilleurs efforts pour encourager une culture ouverte. Un chercheur dans ce domaine, Andreas Riege, en a identifié 15, notamment :
- Le manque de temps pour partager efficacement des connaissances
- La peur que le partage compromette la sécurité de l’emploi
- L’ignorance de la valeur des connaissances
- La domination des connaissances officielles ou « explicites » dans votre organisation, plutôt que « tacites » ou basées sur de véritables personnes.
- Le manque de compétences en matière de communication ou d’écriture
Vous pouvez surmonter ces obstacles et gagner en confiance pour partager vos connaissances en utilisant des plateformes simples, rapides et basées sur de véritables personnes telles que Workplace. Des fonctionnalités comme la messagerie instantanée et les groupes de projets permettent de gagner du temps et de rendre les connaissances pertinentes et facilement accessibles par les personnes concernées
Comment contrôler les risques ?
Certaines informations sont confidentielles, et les organisations peuvent vouloir restreindre leur accès à certaines personnes. Même les connaissances tacites issues d’une culture ouverte et basée sur le partage peuvent représenter un avantage concurrentiel dont vous ne voulez pas que les autres entreprises bénéficient.
Contrôler les risques de fuite d’informations implique de contrôler l’accès à celles-ci et de les partager avec les bonnes personnes. Devriez-vous partager ces informations amplement ou seulement avec un certain groupe ? Il est aussi indispensable d’appliquer cette recommandation en matière de stockage des connaissances : éviter les clés USB, les ordinateurs de bureau ou portables, et les feuilles de papier.
Les outils de collaboration spécialement conçus pour le partage de connaissances et la communication doivent bénéficier des plus hauts niveaux de sécurité et vous permettre de posséder vos propres données, comme c’est le cas avec Workplace.
Les avantages du partage de connaissances
Des entreprises telles que Starbucks et Hootsuite, qui défendent le partage de connaissances, déclarent que la circulation des informations leur permet de mieux comprendre, et plus facilement, les besoins de la clientèle.
Cela leur permet également de développer des relations plus approfondies avec les client·es, d’identifier de nouvelles opportunités commerciales et de favoriser l’innovation.
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