Les intranets modernes : de quoi s’agit-il et en avez-vous besoin ?
Les intranets modernes peuvent être un excellent moyen de mettre en relation les personnes et de susciter des interactions. Ils peuvent aussi être utiles pour regrouper les informations des entreprises. Dans le présent article, nous nous penchons sur les intranets, leur fonctionnement et la manière dont ils pourraient évoluer dans un monde du travail qui sera ouvert par défaut.
Quelle est la différence entre un intranet et un site web ?
Les intranets sont des réseaux privés mis en place par des organisations. Ils font office de portails sur lesquels il est possible de partager des recommandations et des informations internes importantes. Les meilleurs d’entre eux permettent également aux employé(e)s de collaborer plus efficacement. Les intranets sont généralement constitués d’une partie site web et d’une partie plateforme de collaboration, et sont séparés du réseau Internet par des pare-feu.
Quel contenu doit figurer sur un intranet ?
Chaque organisation étant différente, il existe beaucoup de variantes possibles, mais un intranet peut comprendre les éléments suivants :
- Actualités et annonces de l’entreprise
- Discussions et forums
- Documents commerciaux importants
- Blogs
- Politiques et procédures relatives aux ressources humaines
- Formulaires d’entreprise
- Annuaire des employé(e)s
- Ressources automatisant des tâches, comme les notes de frais, les demandes de congés, la réservation d’une salle de réunion et les demandes concernant le service informatique
Un intranet moderne est également susceptible de comporter un certain degré de personnalisation, ainsi que des outils de messagerie et de commentaires.
Les intranets ne devraient pas exister uniquement pour stocker des informations ou permettre à la direction de transmettre des messages de manière descendante.
Il n’y a pas de modèle universel d’intranet. Les organisations se retrouvent de plus en plus souvent à personnaliser leurs intranets et à les intégrer aux divers autres applications et outils professionnels qu’elles utilisent.
De quelle taille doit être une organisation pour disposer d’un intranet ?
La plupart du temps, les intranets sont utilisés par les grandes organisations. Mais avec la demande d’accès instantané à l’information, l’augmentation du travail à distance et la relative simplicité de la mise en place d’un intranet moderne utilisant des services sur le cloud, cela pourrait changer.
Selon Nielsen Norman Group (NNG), bien que les organisations de moins de 1 000 employé(e)s ne créent pas souvent d’intranets, des entreprises beaucoup plus petites peuvent avoir intérêt à le faire. Cela est particulièrement vrai lorsque les employé(e)s sont réparti(e)s sur différents sites.
NNG souligne également que les systèmes de messagerie et de stockage de fichiers peuvent rapidement être dépassés, si bien qu’un intranet est une bonne solution pour stocker des informations de manière centralisée, même pour les petites entreprises.
Quelle est la différence entre un intranet et un extranet ?
Les extranets étendent l’accès aux intranets, ou à certaines de leurs zones, aux personnes qui ne sont pas employées par l’organisation. Il s’agit généralement d’autres entreprises, de fournisseurs, de partenaires ou de clients.
Quel est l’avenir de l’intranet ?
Les intranets ne devraient pas servir uniquement à stocker des informations ou à permettre à la direction de transmettre des messages au niveaux hiérarchiques inférieurs. Les intranets modernes devraient permettre aux personnes de communiquer, de collaborer et de partager des idées. C’est là qu’interviennent les outils de communication.
Les plateformes modernes comme Workplace de Facebook peuvent s’intégrer à votre intranet pour en améliorer les fonctionnalités. Elles peuvent être utilisées parallèlement aux autres outils que les personnes emploient quotidiennement pour commenter les communications d’entreprise et y réagir. Elles permettent de discuter de projets spécifiques dans des groupes publics ou privés.
Une solution numérique pourrait être préférable à la création de tout un intranet
Un fil d’actualité personnalisé d’entreprise fera apparaître des informations pertinentes afin que vous puissiez vous assurer que vos messages les plus importants touchent la bonne audience. Cela peut s’avérer être une meilleure solution pour certaines organisations et peut même supprimer la nécessité d’un intranet.
Mon organisation a-t-elle besoin d’un intranet ?
Quelle que soit la taille de votre organisation, vous pourriez bien avoir intérêt à disposer d’un intranet. Les intranets peuvent aider les organisations qui connaissent une forte rotation du personnel ou qui ont beaucoup d’employé(e)s qui partent à la retraite. Les référentiels principaux peuvent permettre de conserver et de stocker les connaissances afin qu’elles ne se perdent pas lorsque des personnes quittent une organisation.
Des plateformes telles que Workplace peuvent vous donner accès à un référentiel dynamique, consultable, partageable et sécurisé
Mais si vous ne disposez pas encore d’un intranet, une solution numérique pourrait être préférable à la création d’un intranet à partir de zéro. Des plateformes telles que Workplace peuvent vous donner accès à un référentiel dynamique, consultable, partageable et sécurisé. Elles sont conçues pour le mobile, ce qui permet aux personnes d’accéder aux informations dont elles ont besoin et de les partager où qu’elles se trouvent.
Dans un monde du travail amené à être ouvert par défaut, cela est particulièrement utile pour les entreprises qui n’ont pas les ressources nécessaires pour créer, surveiller et gérer un intranet. Cela est également pertinent pour les organisations qui ont besoin que leurs employé(e)s accèdent à des informations protégées par un pare-feu depuis leurs propres appareils.
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