Les meilleurs conseils pour améliorer la productivité

Voici 25 conseils pour booster votre productivité générale, arrêter de perdre du temps à cause de vos e-mails et profiter au maximum des outils de gestion de la productivité.

PRODUCTIVITé | TEMPS DE LECTURE : 9 MINUTES
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Les 10 meilleurs conseils pour améliorer votre productivité et celle de votre équipe

Les 10 meilleurs conseils pour améliorer votre productivité et celle de votre équipe

1. Pensez à expliquer les tenants et les aboutissants

Rappeler le contexte des tâches à effectuer permet de motiver les équipes pour qu’elles les traitent efficacement. Veillez à ce que les collaborateurs comprennent l’importance de chaque élément par rapport au projet final, les avantages pour l’entreprise ou le client, et la façon dont cela peut contribuer à leur développement personnel. Plus les collaborateurs disposeront d’informations sur le projet, plus ils se mettront facilement au travail.

2. Réfléchissez à deux fois avant de prévoir des réunions

Les statistiques concernant le temps perdu lors des réunions sont alarmantes. En voici quelques-unes : 67 % des employés indiquent que trop de réunions les empêchent d’être efficaces au travail, tandis que 68 % des collaborateurs américains indiquent que les réunions mal organisées leur font perdre du temps. Tout d’abord, n’organisez des réunions qu’en cas de nécessité. Lorsque c’est le cas, inscrivez-la d’abord au planning, préparez-la et n’invitez que des collaborateurs qui ont besoin d’y assister. À la fin de la réunion, veillez à ce que tout le monde sache ce qu’il a à faire. Pour plus de conseils pour améliorer la productivité lors des réunions, consultez ces stratégies pour des réunions efficaces.

Simplifiez le travail grâce à Workplace

Que ce soit pour informer tous les collaborateurs du retour au bureau en présentiel ou mettre en place un modèle de travail hybride, Workplace vous facilite la tâche.

3. Améliorez la gestion du temps

Organiser efficacement votre journée ne vous permet pas seulement d’en faire plus. Cela permet aussi de réduire le stress lié au manque de productivité à cause des tâches qui s’accumulent. Lorsque des membres de l’équipe travaillent à distance, la bonne gestion du temps est encore plus importante. Si les collaborateurs ne contrôlent pas leurs heures de travail, les frontières se brouillent plus facilement, l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle devient plus difficile à respecter et la productivité est en berne. Gérez votre temps efficacement grâce à ces techniques de gestion du temps.

4. Faites preuve de reconnaissance envers votre équipe et récompensez-la

La récompense d’un travail bien fait a toujours une incidence sur la productivité de l’équipe. C’est en tout cas ce que pensent les employés. D’après un sondage, 78 % des collaborateurs indiquent que la reconnaissance les rend plus efficaces. Les récompenses et la reconnaissance ont évolué avec le passage au travail à distance et au travail hybride. Par exemple, il n’est plus possible d’inviter un collaborateur à déjeuner dehors. Mais elles restent tout de même très importantes. Les organisations peuvent utiliser des plateformes de communication pour reconnaître les réussites grâce à des notifications envoyées à l’ensemble de l’équipe. Elles peuvent également envoyer des récompenses telles que des bons d’achat et des cadeaux au personnel de terrain et aux collaborateurs qui travaillent à distance.

5. Encouragez des pauses courtes mais fréquentes

Le présentéisme, c’est-à-dire travailler pendant des plages horaires étendues, n’améliore pas la productivité. En réalité, travailler pendant de longues heures d’affilée peut mener au burnout plus rapidement. Prendre des pauses régulières en dehors de son bureau ou de son espace de travail permet de se sentir mieux et de se changer les idées. Les pauses permettent également d’éviter les douleurs musculosquelettiques auxquelles peut être confronté le personnel de bureau, surtout en cas de travail à distance. Prendre des pauses déjeuner régulières permet aux équipes de recharger leurs batteries. Trouvez des façons de faire appliquer cette règle et de le rappeler régulièrement au personnel.

6. Pensez automatisation dès que possible

La technologie n’a jamais été aussi efficace ni aussi facilement accessible, alors pourquoi perdre du temps sur des tâches qui pourraient être effectuées grâce à l’intelligence artificielle ou des logiciels d’automatisation ? Un petit investissement dans l’automatisation dès aujourd’hui permet de gagner du temps et de libérer des ressources. Le personnel pourra ainsi se concentrer sur des tâches plus intéressantes, plus pertinentes et plus enrichissantes.

7. Déléguez efficacement et travaillez en équipe

Si le travail n’est pas réparti équitablement au sein de votre équipe, il est temps de rétablir l’équilibre. Assurez-vous de connaître la charge de travail des membres de l’équipe et donnez-leur les moyens de déléguer des tâches si nécessaire. Montrez l’exemple en déléguant une partie de votre travail. C’est une très bonne façon d’améliorer la productivité personnelle, mais aussi de donner envie à d’autres membres de l’équipe d’améliorer leur productivité et de collaborer.

8. Organisez des points réguliers avec les membres de l’équipe

Le travail à distance ou hybride possède de nombreux avantages, mais la possibilité de se retrouver sur le lieu de travail après de longues périodes d’isolement peut manquer au personnel. Heureusement, il existe de nombreuses façons de rester en contact avec les membres de l’équipe, même si vous ne pouvez pas les voir en personne. Planifiez régulièrement des moments dans la semaine pour rattraper le temps avec vos collègues, que ce soit individuellement ou en groupe. Aider les autres à se sentir connectés permet d’améliorer leur productivité.

9. Examinez les résultats à la fin de chaque période, puis essayez de les améliorer la fois suivante

Cela ne sert à rien d’essayer d’améliorer la productivité si vous ne connaissez pas vos niveaux de productivité actuels. Pensez à des façons d’évaluer les efforts fournis et les performances en suivant le nombre d’heures passées par rapport à la création de valeur. Essayez également de comprendre les défis auxquels font face les collaborateurs. Puis, lors du prochain cycle de travail, essayez de surmonter ces défis pour voir si cela améliore les performances.

10. Utilisez les outils et les planificateurs de productivité

Qu’il s’agisse d’applications sur smartphone ou de plateformes de collaboration en ligne, les outils et les planificateurs de productivité ont bien évolué. Ils vont d’ailleurs certainement devenir encore plus populaires avec la croissance du travail à distance et hybride. Il existe de nombreux outils de productivité adaptés à tous les types d’entreprises. Alors, pourquoi ne pas chercher celui qui est fait pour vous ?

Neuf conseils pour réussir à gérer les e-mails

Neuf conseils pour réussir à gérer les e-mails

Malgré l’utilisation croissante des messages instantanés au travail, les e-mails restent largement utilisés. C’est d’ailleurs l’un des principaux défis à surmonter pour améliorer la productivité sur le lieu de travail moderne. En moyenne, le personnel de bureau reçoit plus de 120 e-mails par jour. En passant ne serait-ce qu’une minute à lire un e-mail, il faut consacrer 2 heures par jour à cette seule tâche.

Mais alors, que faire ? Tout d’abord, privilégiez la qualité et non la quantité d’e-mails. Ensuite, gérez-les plus efficacement. Voici quelques astuces pour que votre organisation parvienne à créer une meilleure stratégie de communication d’entreprise et à améliorer ses habitudes quant à la gestion des e-mails.

1. Utilisez des canaux adaptés à vos communications

Vous souhaitez remercier un membre de l’équipe, obtenir des informations sur un projet interne ou partager une blague ? Dans ce cas, n’envoyez pas d’e-mail. Configurez une messagerie instantanée et des groupes par projet afin de ne pas encombrer les messageries de tout le monde.

2. Définissez des plages horaires dans la journée pour répondre aux e-mails

Pour gérer vos e-mails, vous pouvez ne les consulter qu’à des moments précis de la journée, par exemple dès que vous commencez à travailler et après le déjeuner. Vous pouvez laisser de côté les e-mails qui arrivent tard dans la journée, et n’y répondre que le lendemain. Si vous regroupez les réponses aux e-mails de cette façon, vous aurez plus de temps pour travailler sans être interrompu. Et pour réellement avoir la main sur votre messagerie, définissez des plages horaires auxquelles recevoir vos e-mails.

3. Désactivez les notifications d’e-mails lorsque vous n’en avez pas besoin

Si vous savez que vous avez besoin de vous concentrer sur une tâche sans être interrompu, essayez de désactiver les notifications d’e-mails pendant quelques heures. Vous serez ainsi moins distrait. Vous pouvez également enregistrer un message d’absence pour indiquer à vos collaborateurs que vous êtes occupé et ne répondrez aux e-mails que plus tard.

4. Organisez votre messagerie

Redirigez les e-mails vers différentes messageries. Cela permettra de trier les e-mails auxquels vous devez répondre, ceux des clients par exemple, et ceux des équipes commerciales et marketing qui peuvent attendre.

5. Rédigez des e-mails de meilleure qualité

Envoyez un e-mail de la même façon que vous souhaiteriez en recevoir un. Indiquez toujours un objet, soyez concis et précisez d’emblée votre demande.

6. Planifiez des moments hors ligne

Prévoir des plages horaires dans la journée pour répondre aux e-mails n’est pas efficace si vous faites tout le temps des heures supplémentaires. Pour éviter cela, définissez un horaire à partir duquel vous désactivez les notifications et prenez du temps pour vous.

7. N’écrivez pas de longs e-mails

Si vous vous rendez compte que vous écrivez plus que deux paragraphes, il est peut-être préférable d’appeler la personne par téléphone ou via un appel vidéo. La personne que vous cherchez à joindre aura le message plus rapidement et pourra y répondre immédiatement, ce qui permet de faire gagner du temps à tout le monde.

8. Traitez les messages urgents

Lorsque quelqu’un vous envoie un e-mail qui nécessite une réponse urgente, mais que vous avez besoin de temps pour y répondre, envoyez un e-mail pour faire patienter la personne et lui indiquer quand vous pourrez lui répondre. Cela vous laissera un peu de répit.

9. Faites le tri dans vos contacts

Parmi toutes les newsletters et e-mails marketing que vous recevez, désabonnez-vous de ceux qui ne vous intéressent plus.

Comment utiliser un planificateur de productivité au quotidien

Comment utiliser un planificateur de productivité au quotidien

L’une des façons les plus simples et efficaces d’évaluer et d’améliorer la productivité consiste à utiliser un planificateur de productivité au quotidien.

Les logiciels de gestion de la productivité vous permettent de faire beaucoup de choses plus efficacement, y compris de définir des délais et d’affecter des tâches. Ils peuvent également aider votre équipe à rester à jour, à collaborer et à optimiser le temps passé à travailler. De ce fait, vous pouvez atteindre vos objectifs plus facilement, plus rapidement et plus efficacement.

Voici quelques conseils pour vous aider à profiter au maximum des outils de gestion de la productivité.

Un bon planificateur de productivité s’accompagne avant tout d’un bon tableau de bord. Il devrait indiquer les éléments suivants :

  • Les membres d’équipe impliqués dans chaque tâche
  • La durée que chacun devrait passer sur une tâche
  • La façon d’évaluer chaque tâche
  • La personne responsable de la validation de la tâche
  • Les tâches à venir, celles en cours et celles qui sont terminées

Il devrait également y avoir un emplacement pour stocker les données et les fichiers essentiels pour chaque tâche. Enfin, et surtout, tous les membres de votre équipe devraient avoir accès au tableau de bord, de manière à ce que tout le monde ait une vision d’ensemble du projet.

2. Affectez les tâches en fin de journée pour que les collaborateurs puissent travailler dessus dès le lendemain

Assurez-vous que tout le monde est prêt à travailler. À la fin de la journée, consultez l’avancée de chaque tâche constituant votre flux de travail et affectez les tâches à votre équipe pour qu’elle puisse travailler dessus dès le lendemain matin. De ce fait, tout le monde sait précisément ce qu’il doit faire.

3. Suivez le temps passé sur chaque tâche

Pour évaluer la productivité, vous devez connaître le temps passé par chaque personne sur chaque tâche. Pour ce faire, les collaborateurs peuvent suivre par eux-mêmes le temps qu’ils passent sur chaque tâche grâce à un logiciel qui relève le temps passé. Pour que cela fonctionne bien, les collaborateurs doivent être honnêtes. Il ne s’agit pas de les surveiller ni de s’attendre à ce qu’ils travaillent sans relâche. Vous souhaitez simplement avoir une idée précise de la durée des différentes tâches. Expliquez-leur cela clairement dès le début.

4. Veillez à ce que les collaborateurs aient tout ce dont ils ont besoin pour se mettre au travail

Certains planificateurs de productivité vous permettent de joindre des documents à chaque tâche. Cela permet aux collaborateurs de se mettre au travail dès que possible et leur évite de passer à côté d’informations importantes.

5. Barrez les tâches au fur et à mesure que vous les effectuez

Il est essentiel de savoir précisément les tâches terminées par votre équipe et le temps qui a été nécessaire pour les effectuer. Les logiciels de suivi du temps vous aideront à visualiser si une tâche a été terminée à temps et si elle a pris plus ou moins de temps que prévu.

Utilisez ce que vous avez appris à des fins d’optimisation

Une fois que vous avez une vision d’ensemble précise de votre flux de travail, il sera plus facile d’identifier des axes pour améliorer la productivité. Après avoir repéré les tâches qui risquent d’amoindrir la productivité, vous pourrez déterminer les aspects qui nécessitent une formation plus poussée ou d’investir dans la technologie. Vous pouvez également remarquer des lacunes dans le leadership, si les collaborateurs ont régulièrement l’impression de ne pas avoir les ressources nécessaires pour réaliser une tâche, par exemple. Pour booster la productivité générale au sein de votre organisation, vous devez tout d’abord connaître les tâches que vous devez optimiser.

Comment évaluer et améliorer la productivité

Comment évaluer et améliorer la productivité

L’évaluation et l’amélioration de la productivité ne doivent pas être un casse-tête. Pour faciliter la démarche, vous pouvez adopter cette stratégie simple en trois étapes.

Évaluer la productivité

Évaluer la productivité

L’étape la plus importante consiste à créer ou acheter un tableau de bord. Cela vous aidera à visualiser rapidement le nombre de tâches affectées à votre équipe, le temps passé sur chacune d’entre elles et la rentabilité de chaque tâche terminée par rapport aux prévisions. Les données seront essentielles pour l’étape suivante.

Améliorer la productivité

Améliorer la productivité

Votre tableau de bord doit immédiatement afficher les aspects qui méritent d’être améliorés en mettant en évidence les tâches qui ont pris plus de temps que prévu. Parfois, les raisons à l’origine de ce manque de productivité seront évidentes. Toutefois, si vous n’arrivez pas à trouver rapidement la raison, posez-vous les questions suivantes :

  • Affectons-nous les bonnes tâches aux bons membres de l’équipe ?
  • La quantité de travail correspond-elle au nombre de membres de l’équipe affectés à cette tâche ?
  • Le travail est-il réparti équitablement ?
  • La technologie utilisée est-elle à jour et adaptée à la tâche ? Les membres de l’équipe savent-ils comment l’utiliser ?
  • Une formation ou des cours de remise à niveau sont-ils nécessaires aux membres de l’équipe ?

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Optimiser la productivité

Optimiser la productivité

Une fois que vous avez identifié les aspects pouvant être améliorés, ne vous arrêtez pas en si bon chemin ! L’amélioration de la productivité est un processus continu. Chaque amélioration, aussi petite soit-elle, aura des avantages pour votre entreprise. Restez attentif aux tendances de votre secteur, soyez prêt à faire des ajustements lorsque vous en avez besoin et soyez toujours à l’affût de la technologie qui vous permettra d’améliorer la productivité au sein de votre organisation.

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