7 façons d’augmenter votre productivité au travail

La productivité au travail était un sujet de premier plan avant même les confinements dans le monde entier. Aujourd’hui, elle est essentielle. Découvrez ce que nous entendons par productivité, comment l’évaluer et comment l’augmenter après la pandémie.

Qu’est-ce que la productivité au travail ?

Selon l’OCDE, la productivité est « le rapport entre le volume de la production et le volume des intrants ». De quoi s’agit-il ? Un intrant peut être tout ce qui intervient dans la production d’un produit, comme le matériel, le temps, le capital, la main-d’œuvre ou la terre. Un produit est ce qui est fabriqué, une voiture, par exemple, ou la quantité de maïs cultivée sur une parcelle de terre.

S’il est relativement facile d’envisager la productivité de cette manière dans le secteur manufacturier ou agricole, il n’en va pas de même lorsqu’il s’agit de la productivité sur le lieu de travail. En effet, pour un cabinet d’avocats, un prestataire de soins de santé ou une compagnie d’assurance, par exemple, les intrants et les produits sont extrêmement variés. Il n’est pas toujours facile de définir ce qu’ils sont ou ce que signifie la productivité pour ces organisations.

Les conséquences du télétravail sur la productivité

Lorsque le COVID-19 est apparu et que de nombreuses personnes ont commencé à télétravailler, un phénomène intéressant s’est produit. La production a augmenté. Pour 43 % des cadres et dirigeant·es européen·nes interrogé·es dans le cadre d’une enquête, le travail à domicile a eu des effets positifs sur la productivité, tandis que 29 % seulement ont affirmé le contraire. Dans le même temps, la productivité américaine a fait un bond de 7,3 %, soit la hausse la plus importante enregistrée depuis 2009, bien que le nombre d’heures travaillées ait diminué et que des personnes aient perdu leur emploi.

Il n’y a donc pas lieu de s’étonner de l’essor du télétravail. En théorie, le travail à domicile est censé stimuler la productivité, car le personnel consacre moins de temps à d’autres activités, comme les trajets quotidiens. Une étude réalisée en 2012 a fait état d’une augmentation de 13 % de la productivité lorsque les employé·es d’une agence de voyage en ligne chinoise ont été autorisé·es à travailler à domicile quatre jours par semaine. Leur productivité accrue a été attribuée au fait qu’elles ou ils étaient moins distrait·es et passaient simplement plus de temps à travailler.

Les gains de productivité expliquent peut-être en partie pourquoi nous n’avons pas assisté à un retour en masse au bureau après le COVID-19. Pourquoi voudriez-vous revenir à « la normale » alors que le personnel est moins productif ? Cependant, si certaines organisations peuvent se débarrasser complètement de leurs espaces de travail physiques et opter pour le télétravail, pour la plupart des entreprises, le travail hybride semble être l’avenir, puisqu’on estime que 48 % des employé·es devraient travailler au moins une partie du temps à distance, alors que ce pourcentage n’était que de 30 % avant la pandémie. Pour beaucoup d’entre nous, cela signifie un retour progressif, quoique partiel, au bureau.

Qu’est-ce que cela signifie en termes de productivité ? Comment conserver les progrès réalisés grâce au télétravail ? Quel est le lien avec les autres améliorations constatées au cours de cette période, 90 % des chef·fes d’entreprise déclarant que leur culture s’est améliorée, 84 % que l’implication de leur personnel s’est accrue, et 83 % que l’expérience employé·e est meilleure ?

Supposons que nous voulions maintenir une meilleure productivité sur le lieu de travail et une meilleure expérience employé·e. Dans ce cas, il pourrait être utile d’examiner les raisons de l’augmentation de la productivité et la manière dont ces deux éléments sont corrélés. Les travailleur·ses à distance ont moins de distractions et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Elles ou ils bénéficient d’une plus grande flexibilité et d’un meilleur contrôle de leur environnement de travail. Comment les organisations peuvent-elles reproduire l’une ou l’autre de ces conditions lorsque les effectifs retournent au bureau ? Et quels sont les objectifs à atteindre lors de la création d’un lieu de travail encore meilleur ?

Pour commencer, il faut bien comprendre ce qu’est la productivité au travail et comment elle fonctionne.

Comment la productivité au travail est-elle calculée ?

L’évaluation de la productivité est complexe, car il n’y a pas qu’un seul facteur à prendre en compte. Toutefois, le calcul de base montre que la productivité correspond à la production divisée par les intrants.

Ainsi, si 3 000 voitures sont fabriquées par 100 employé·es, le calcul de la productivité est le suivant :

3 000 voitures ÷ 100 employé·es = 30 voitures par personne et par jour.

Cependant, la productivité au travail, qui consiste à se concentrer sur quelque chose de quantitatif, comme le nombre de client·es servi·es par un·e vendeur·se dans un magasin, par exemple, peut ne pas donner une image exacte de la productivité. Quelle a été l’expérience des client·es ? Ont-elles ou ils acheté quelque chose ? Vont-elles ou ils revenir ? Vont-elles ou ils recommander le magasin ?

C’est l’une des raisons pour lesquelles il existe d’autres manières d’évaluer la productivité. Certaines entreprises peuvent diviser les revenus générés par chaque travailleur·se par leur salaire. D’autres peuvent donner aux employé·es des objectifs de performance et mesurer la productivité par rapport à ces objectifs. D’autres encore évaluent la productivité à l’aune de l’expérience des client·es ou des patient·es et de leur satisfaction à l’égard du service reçu.

Comme le disent Xiofeng Li et David Prescott dans leur rapport sur l’évaluation de la productivité dans le secteur des services, « la qualité dans le secteur des services est très importante, car les client·es évaluent généralement un service donné en fonction de sa qualité ».

Cette idée donne lieu à un calcul différent.

Pourquoi la productivité est-elle importante ?

Quelle que soit la manière dont on l’évalue, pourquoi les économistes et les chef·fes d’entreprise restent-elles ou ils si attaché·es à l’idée de productivité ? Il y a plusieurs bonnes raisons à cela. En voici quelques-unes.

1. Efficacité

La productivité n’est pas la même chose que l’efficacité, mais les deux sont si inextricablement liées que la productivité est parfois décrite comme une mesure de l’efficacité de la production.

Dans un monde où l’on s’efforce de réduire les effets de l’activité humaine sur l’environnement, les organisations doivent utiliser les ressources de manière efficace en limitant le plus possible les déchets. De plus, la pandémie de coronavirus signifie que nous retournons au bureau dans un contexte économique en mutation où l’on attend peut-être des personnes qu’elles fassent plus avec moins. Obtenir le meilleur rendement possible de nos intrants peut nous aider à y parvenir.

2. Niveaux de vie

Une meilleure productivité est synonyme de meilleurs résultats pour tout le monde, et pas seulement pour les organisations. Elle peut conduire à des salaires plus élevés, car les entreprises font plus de bénéfices. Elle peut permettre une baisse des prix, les économies réalisées étant répercutées sur les consommateur·ices parce que les entreprises utilisent les ressources de manière plus efficace. De plus, une demande plus forte peut entraîner une hausse de l’emploi et une économie plus dynamique et plus compétitive. Comme l’indique le rapport de Deloitte intitulé The UK Productivity Puzzle, « on ne saurait trop insister sur l’importance de la productivité dans l’amélioration du niveau de vie »¹. À l’inverse, lorsque la productivité diminue, les salaires et les emplois décents diminuent également.

3. Rentabilité

Une plus grande productivité est synonyme d’une plus grande rentabilité pour les entreprises. Tout le monde y gagne si le système peut se traduire par des salaires plus élevés et des opportunités plus importantes pour le personnel. Les organisations peuvent réinvestir les bénéfices dans l’entreprise, ce qui lui permet de se développer et de créer davantage d’opportunités.

4. Bien-être du personnel

La productivité et le bien-être forment un cercle vertueux. Avoir trop de travail à faire en trop peu de temps est stressant et peut conduire à un sentiment d’épuisement et de démotivation. En revanche, si l’on donne aux personnes les moyens d’être plus productives, elles pourront bénéficier d’un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée et auront plus de possibilités d’évolution de carrière.

Prendre soin du bien-être des employé·es peut s’avérer bénéfique pour les chef·fes d’entreprise : les employé·es qui sont en bonne santé et qui sont satisfait·es de leur travail sont plus susceptibles d’être productif·ves.

5. Amélioration du moral

Le personnel se sent bien lorsqu’il sait qu’il utilise son temps de manière productive. Ce sentiment peut se répandre dans toute l’organisation, améliorant le moral des effectifs, réduisant l’absentéisme et encourageant la collaboration et l’épanouissement.

Cependant, si un meilleur moral peut se traduire par une meilleure productivité, les mesures de productivité qui ne tiennent pas compte du bien-être des employé·es — par exemple, ne pas leur donner suffisamment de temps pour accomplir leurs tâches —peuvent faire baisser le moral, ce qui entraîne une baisse de la productivité.

6. Implication du personnel

La productivité est étroitement liée à l’implication du personnel. Les employé·es qui ne sont pas impliqué·es dans leur travail coûtent des milliards en perte de productivité. Or, selon le rapport intitulé State of the Global Workplace de Gallup, les entreprises dont le personnel est très impliqué affichent une rentabilité supérieure de 21 % et une productivité supérieure de 17 % à celles où le degré d’implication est faible. Elles ont aussi une meilleure rétention du personnel, moins d’absentéisme, de meilleures interactions avec leur clientèle, moins d’accidents et de meilleurs résultats en matière de santé. Cela prouve peut-être la force du lien existant entre la productivité et l’expérience employé·e.

7. Satisfaction de la clientèle

Il n’est pas seulement question du personnel. Une utilisation plus productive du temps pour répondre aux demandes ou servir plus rapidement, par exemple, peut également conduire à une plus grande satisfaction de la clientèle. La productivité évaluée de manière purement quantitative ne tient pas nécessairement compte de la satisfaction de la clientèle. Vous pouvez servir vos client·es rapidement, mais cela ne garantit pas que vous les serviez bien. C’est pourquoi il est important de prendre en compte la qualité du service dans la mesure de la productivité.

Les 3 principales causes d’une faible productivité au travail

Selon une étude réalisée en 2019, seul·e un·e travailleur·se britannique sur quatre estime être en permanence productif·ve au travail. Comme l’atonie de la productivité est un phénomène répandu dans de nombreux pays, on peut raisonnablement supposer que ce malaise est assez généralisé. Mais quelles sont les causes exactes d’une faible productivité ? Il n’est pas surprenant qu’il n’y ait pas de réponse simple à une question aussi complexe.

1) Absentéisme et présentéisme

L’un des points essentiels est le bien-être du personnel, ou plutôt l’absence de bien-être. Un niveau élevé de bien-être aura un impact positif sur la productivité et vice-versa. Les absences pour cause de maladie ont un effet considérable sur la productivité : certaines estimations du coût de la perte de productivité liée à la maladie s’élèvent à 530 milliards de dollars par an. Tout simplement, le personnel ne peut pas être productif s’il ne travaille pas ou si une maladie nuit à ses performances. Toute organisation souhaitant accroître la productivité doit donc se pencher sur les absences pour cause de maladie en son sein, sur les raisons de ces absences, qu’elles soient ou non liées au travail, et sur la manière d’y remédier.

Si l’absentéisme pour cause de maladie est un signe presque certain d’un problème de productivité, son contraire, le présentéisme, l’est tout autant. Les employé·es qui dépassent régulièrement leurs heures officielles peuvent indiquer que votre organisation a un problème de productivité et que le personnel ne travaille pas aussi dur que vous le pensez.

Le syndrome des « vestes sur le dossier des sièges » peut avoir plusieurs causes. Il peut être dû à une culture d’entreprise qui considère comme normal de faire des heures supplémentaires, ce qui rend difficile de partir à l’heure. Il peut être dû au fait que les personnes sont trop distraites pour travailler pendant les heures normales de travail ou qu’elles ont un problème avec leur travail qu’elles ne partagent pas. Cela peut également être dû à ce que l’on appelle parfois la loi de Parkinson, à savoir que « le travail s’étend pour occuper le temps disponible pour sa réalisation ».

Quoi qu’il en soit, il s’agit d’un problème auquel les organisations doivent s’attaquer. Travailler plus longtemps ne permet pas d’accomplir plus de choses, au contraire. En fait, d’aucuns considèrent la réduction du temps de travail comme la réponse au problème de la productivité. C’est l’une des raisons pour lesquelles on réclame la semaine de quatre jours ou la journée de six heures. Si les employé·es n’avaient que quatre jours pour accomplir toutes leurs tâches, elles ou ils se mettraient tout de suite au travail. Elles ou ils auraient ensuite trois jours de congé pour un meilleur bien-être et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ce qui se traduirait par une plus grande productivité au travail.

2) Distractions et manque de contrôle

Qu’est-ce qui empêche d’être productif·ve pendant ses heures de travail normales ? L’un des coupables est la distraction. Le trop grand nombre d’e-mails et de réunions, les pauses café, le bruit et l’insalubrité des bâtiments sont autant de raisons citées pour expliquer pourquoi il est difficile de se mettre au travail.

Bon nombre de ces distractions ont disparu lorsque de nombreux·ses travailleur·ses se sont retrouvé·es à travailler à domicile pendant la pandémie de coronavirus. Par conséquent, si vous planifiez votre retour au bureau, vous devriez étudier la manière dont vous pouvez donner à vos employé·es le même contrôle sur leur environnement de travail que celui dont elles ou ils jouissaient à la maison. Examinez des aspects tels que la température, la nuisance sonore et le mobilier de bureau. Vos employé·es sont-elles ou ils bien installé·es ? Peuvent-elles ou ils effectuer certains changements pour mieux satisfaire leurs besoins ?

Presque inévitablement, pendant la période de télétravail, le nombre de réunions en présentiel auxquelles les personnes étaient obligées de participer a été réduit. Les organisations ont opté pour des solutions virtuelles qui continueront de jouer un rôle dans les méthodes d’organisation des réunions à l’avenir. Comment les entreprises peuvent-elles tirer parti de la remise à zéro entraînée par le COVID-19 pour améliorer la concentration et la productivité lors des réunions futures, tout en évitant de retomber dans la lassitude causée par les réunions ?

De même, de nombreuses organisations auront réduit leur dépendance à l’égard des e-mails et utiliseront d’autres outils de communication pour les discussions quotidiennes et les communications internes. Si cela s’avère moins stressant et plus efficace, c’est une raison de plus de continuer sur cette voie au moment du retour au bureau.

3) Mauvaises communication et circulation des informations

Un manque de communication peut faire naître un sentiment d’isolement et de démotivation. Ne pas pouvoir trouver les informations dont on a besoin pour faire son travail. Ne pas avoir le sentiment de pouvoir poser des questions. Le sentiment que les responsables ne sont pas disponibles pour aider peut avoir une incidence sur la productivité. Cela peut aussi nuire au moral et causer du stress, ce qui réduit encore plus la productivité.

La communication est à l’honneur dans le cadre du télétravail de masse, car les entreprises se sont rendu compte qu’elle pouvait constituer un problème majeur pour mettre en relation des effectifs dispersés.

Mais est-ce un problème sur votre lieu de travail ? À l’heure où les employé·es retournent au bureau, il est temps de faire le point. Si vous avez ouvert de meilleurs canaux de communication pendant la pandémie — contrôles réguliers, définition d’objectifs clairs, canaux dédiés à différents types de communication —, vous devriez envisager de les maintenir ouverts. Si la communication et la circulation des informations ont posé problème, il convient de s’en préoccuper dès maintenant avant que la situation ne se complique du fait du mélange de personnes travaillant sur place et à distance.

Comment augmenter la productivité au travail ?

1. Fixez des objectifs de productivité

Être occupé·e ne signifie pas nécessairement être productif·ve. Définissez les tâches qui ont une valeur en termes de productivité (pas seulement répondre à des e-mails) et fixez des délais pour les réaliser, en vous concentrant par exemple sur le nombre d’appels que les représentant·es de commerce doivent passer en une journée.

2. Contrôlez les tâches non productives

Réfléchissez à la manière dont vous pouvez éviter que des tâches moins productives n’empiètent sur votre journée. Envisagez de réserver des moments spécifiques à la consultation de vos e-mails et utilisez des outils de communication qui permettent aux personnes de recevoir les messages qui les concernent le plus. Réfléchissez-y à deux fois avant d’organiser cette réunion. Est-elle vraiment nécessaire ? Quels résultats souhaitez-vous obtenir ?

3. Limitez les activités multitâches

Il peut sembler que faire plusieurs choses à la fois est synonyme d’une grande productivité. Or, il n’est pas possible de faire plusieurs choses à la fois. Lorsque nous faisons plusieurs choses à la fois, nous passons rapidement d’une tâche à l’autre, ce qui nous oblige à interrompre notre concentration et à perdre un temps précieux, en particulier lorsque nous accomplissons une activité complexe. On estime que notre productivité peut être réduite de 40 % lorsque nous passons d’une tâche à l’autre. Pour remédier à ce problème, donnez à vos collaborateur·ices les moyens d’organiser leur travail de manière à ce qu’elles ou ils puissent se concentrer sur une tâche jusqu’à ce qu’elles ou ils l’aient achevée avant d’en commencer une autre.

4. Proposez des formations

Les études montrent que la formation du personnel stimule la productivité, ce qui n’est pas surprenant. Le personnel qui a confiance en ses capacités à faire son travail efficacement est susceptible d’être plus productif. En outre, s’il sait ce qu’il doit faire, il aura moins tendance à demander de l’aide ou des conseils, ce qui permet aux autres employé·es de se concentrer davantage sur leur travail.

5. Privilégiez la reconnaissance

Le fait d’être reconnu·e pour l’excellence de son travail stimule le moral, l’implication et la productivité. C’est aussi un excellent exemple pour les autres employé·es de la culture de collaboration de votre organisation. Selon Deloitte, la productivité et les performances sont 14 % plus élevées dans les organisations qui reconnaissent les mérites de leur personnel. La source du crédit est importante : les études montrent que la reconnaissance des responsables est la plus appréciée, suivie par les félicitations d’un·e dirigeant·e plus haut placé·e dans l’organisation.

6. Déléguez, déléguez, et encore déléguez

« Si un travail vaut la peine d’être fait correctement, faites-le vous-même. » Si cette phrase dicte votre vie professionnelle, cela pourrait vouloir dire que vous ne faites pas confiance à votre équipe. Cela signifie également que vous risquez d’être surchargé·e de travail, ce qui augmente votre niveau de stress et réduit votre productivité. Les responsables doivent avoir suffisamment confiance en leurs équipes pour leur déléguer des tâches sans faire de la microgestion. Si cela ne vous semble pas possible, cherchez à former vos collaborateur·ices.

7. Utilisez les bons outils

La communication et les outils adéquats permettront aux messages de parvenir aux bonnes personnes de la bonne manière. Les employé·es accéderont rapidement aux informations et la collaboration au sein de l’équipe se fera sans heurts, ce qui permettra de surmonter les éventuels problèmes de productivité.