11 méthodes pour renforcer la confiance au sein d’une équipe à distance
La confiance dans une équipe à distance repose sur trois éléments : la crédibilité, le respect et l’équité. Pour booster votre crédibilité, les membres du personnel doivent considérer les responsables comme compétent·es et fiables.
Lorsque les collaborateur·ices se font confiance, les membres de l’équipe sont plus heureux et plus productifs. Mais qu’advient-il de cette confiance lorsque les employé·es travaillent à distance ?
Pourquoi la confiance est-elle essentielle dans le cadre du travail à distance ?
La confiance dans le cadre du travail à distance est la clé de la réussite des organisations. Il est important que les employé·es sachent qu’ils et elles peuvent compter sur leurs collègues, qu’ils et elles travaillent dans le bureau voisin ou dans un café situé à 500 kilomètres.
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Il suffit de regarder les chiffres. Dans les organisations où la confiance règne, les employé·es sont 50 % plus productif·ves, 106 % plus énergiques, et prennent 13 % de congés maladie en moins. Ils et elles sont également plus épanoui·es. Ils et elles sont moins stressé·es, plus impliqué·es, plus satisfait·es et moins susceptibles de subir un épuisement au travail.1 Cette situation a non seulement un impact sur les résultats, mais également sur la qualité des produits et services proposés.2
L’instauration d’un climat de confiance est tout aussi importante dans le cadre du travail à distance, mais elle diffère du processus sur site. C’est pourquoi il est essentiel de comprendre clairement de quoi il retourne avant d’élaborer des stratégies visant à renforcer la confiance.
Qu’entend-on par confiance ?
Dans le cadre du travail à distance, la confiance implique de savoir reconnaître les capacités de chacun·e, de pouvoir compter sur ses collègues pour accomplir les tâches nécessaires, ainsi que d’avoir confiance en la capacité de chacun·e à effectuer sa part du travail. Il est également question de relations et d’amitiés. Sans ces dernières, la confiance ne peut pas se développer. Il faut également tenir compte de la manière dont la confiance évolue sur le lieu de travail, notamment entre les responsables et les employé·es, ou entre les membres de l’équipe eux-mêmes.
Le sondage Trust Index Employee Survey© de Great Place To Work® permet aux employé·es d’évaluer la culture d’entreprise. Il étudie à la fois le niveau de confiance entre la direction et les employé·es, et les relations entre collègues. Dans le cadre du sondage, la confiance repose sur trois éléments : la crédibilité, le respect et l’équité. Pour booster votre crédibilité, les membres du personnel doivent considérer les responsables comme compétent·es et fiables. La notion de respect implique d’apporter son soutien, d’être ouvert·e à la collaboration et de faire preuve d’attention. La notion d’équité repose sur l’égalité, l’impartialité et la justice.
“La confiance repose sur trois éléments : la crédibilité, le respect et l’équité. Pour booster votre crédibilité, les membres du personnel doivent considérer les responsables comme compétent·es et fiables.”
Il convient également d’aborder les notions de confiance cognitive et de confiance affective. La confiance cognitive correspond à la manière dont les employé·es appréhendent la capacité des responsables à effectuer leur travail. Ce type de confiance ne relève pas des émotions, mais de la manière dont les employé·es perçoivent le statut d’un·e collègue sur la base de ses compétences et qualifications.
La confiance affective est liée à la dimension humaine et repose sur l’empathie ainsi que sur les relations. Selon Investors in People, une organisation située au Royaume-Uni qui récompense les entreprises pour la qualité de leur gestion des ressources humaines, les responsables doivent impérativement renforcer ces deux types de confiance pour être efficaces. Ces deux types de confiance sont néanmoins perçus différemment par chacun·e. Si vous avez beaucoup d’ambition, la confiance cognitive vous correspondra probablement davantage. Si vous êtes plus sensible à l’intelligence émotionnelle, vous accorderez plus de valeur à la confiance affective.
Les Reina, un couple de chercheurs, ont réparti la confiance en trois types. La confiance contractuelle correspond au fait que les parties s’engagent à respecter leurs engagements. Il s’agit ainsi de définir clairement les objectifs, les rôles et les responsabilités.
La confiance reposant sur les compétences consiste à reconnaître les compétences de chacun·e. Pour que cette stratégie fonctionne, les responsables doivent déléguer des tâches et les employé·es doivent pouvoir partager librement leurs connaissances.
Il existe enfin la confiance reposant sur la communication : celle-ci apparaît lorsque les différentes parties disent la vérité, acceptent de partager des informations et ont la possibilité de poser des questions ainsi que de soulever des problèmes librement. Ces trois types de confiance peuvent se détériorer. Une bonne gestion consiste, entre autres, à les rétablir.
Il n’est pas nécessaire d’adhérer à l’une de ces formes spécifiques de concevoir la confiance. L’ensemble des modèles sont utiles et se rejoignent sur plusieurs éléments clés : la crédibilité, les relations et la communication. Toutefois, comment véhiculer et incarner ces valeurs quand les équipes ne travaillent pas au même endroit ?
La confiance dans un monde où le travail à distance règne
Même les plus fervent·es adeptes du travail à distance reconnaissent que la confiance est plus difficile à instaurer et à renforcer au sein des équipes dispersées. Cette situation est source de difficultés pour les employeurs comme les employé·es. 57 % des spécialistes marketing dans de grandes entreprises affirment que la gestion des performances est un problème pour le travail à distance à long terme.
D’autre part, les responsables ont à plusieurs reprises exprimé leur préoccupation quant à la productivité et à l’engament des équipes à distance lors de la pandémie de coronavirus. Les employeurs souhaitent en effet être certains que les employé·es effectuent les tâches prévues lorsqu’ils et elles se trouvent à distance. À l’inverse, les employé·es ne veulent pas avoir à rendre de comptes à leur hiérarchie car celle-ci ne leur fait pas confiance. Les équipes à distance peuvent rapidement rencontrer des difficultés si leurs membres ne parviennent pas à résoudre ces problèmes.
L’instauration de la confiance au sein des équipes en présentiel nécessite des efforts. Lorsque les équipes travaillent au même endroit, la confiance peut toutefois se développer spontanément, notamment entre ses membres. C’est à travers les interactions comme les discussions à la machine à café, les pauses déjeuner passées ensemble et les sorties pour aller boire un verre en fin de semaine que les employé·es apprennent à se connaître. De plus, ils et elles ont la possibilité de découvrir directement comment les responsables interagissent avec leurs collègues et comment ils et elles effectuent leur travail. Ainsi, la confiance vis-à-vis de leurs capacités se renforce au fil du temps.
Ces éléments disparaissent lorsque les équipes sont séparées par des centaines de kilomètres ou qu’elles se trouvent sur des fuseaux horaires différents. En outre, il est possible que l’équipe n’ait jamais rencontré physiquement le ou la responsable et que ses membres aient l’impression qu’il ou elle n’interagit qu’avec eux.
Ainsi, s’il est vrai que la confiance ne peut complètement s’instaurer naturellement au sein d’une équipe sur site, il en va de même pour les équipes à distance, dans lesquelles les interactions spontanées sont rares. Il est tout à fait possible d’instaurer la confiance, mais cette démarche nécessite des efforts considérables et un travail approfondi. Découvrons comment les organisations peuvent y parvenir.
Renforcer la confiance des équipes à distance
Élaborer un énoncé de mission pour l’équipe
Rédigez un énoncé de mission qui définit vos objectifs et méthodes de travail, puis transmettez-le à votre équipe. Vous pouvez prévoir un entretien avec chaque membre de l’équipe pour aborder son mode de travail afin de faciliter l’élaboration de celui-ci. Il s’agit de l’occasion d’apprendre à connaître les membres de votre équipe et leurs idées, de leur montrer que appréciez leur contribution et de faire en sorte qu’ils disposent des mêmes informations. Ainsi, chaque partie a connaissance des attentes de l’autre partie.
Définir clairement les attentes
L’ambiguïté n’a pas sa place dans les équipes à distance. Les employé·es ne sont pas en mesure d’effectuer leur travail s’ils et elles ignorent les tâches à accomplir. Les responsables doivent répartir correctement les tâches et expliquer clairement leurs attentes. Les employé·es se sentiront plus en confiance en ayant connaissance des tâches à effectuer ainsi que du temps disponible. Veillez toutefois à ce que les employé·es sachent qu’ils et elles peuvent vous contacter en cas de problème.
Répondre aux besoins de votre équipe
Renseignez-vous sur le matériel dont vos employé·es ont besoin pour effectuer leur travail et vérifiez qu’ils et elles y ont accès. En cas de doute, n’hésitez pas à poser la question. Vérifiez régulièrement que les employé·es disposent de tout ce dont ils et elles ont besoin et répondez rapidement aux demandes.
Mettre en relation les membres de votre équipe à distance
Les membres de votre équipe ne peuvent se rendre au bureau de leurs collègues pour les saluer. Veillez donc à les mettre en relation. Demandez à des employé·es disposant de compétences complémentaires de travailler ensemble et mettez en avant ces compétences afin de montrer à votre équipe que vous la comprenez et que vous lui faites confiance. Constituez des groupes de projet et organisez des réunions en équipe ou sous-équipe plus fréquemment que vous ne le feriez en présentiel. Organisez au moins une conférence vidéo par semaine avec toute l’équipe.
Ne pas se limiter au travail
Les relations amicales sont essentielles. 63 % des femmes qui affirment qu’elles ont un·e meilleur·e ami·e au travail sont deux fois plus impliquées dans leur travail que celles qui n’en ont pas. Pour aider les employé·es à se faire des ami·es, créez des groupes de discussion et organisez des rendez-vous conviviaux à distance comme des quiz, des défis ou de simples discussions en fin de semaine. Les employé·es peuvent ainsi apprendre à se connaître dans un cadre moins formel.
Pour en savoir plus sur la création d’équipes à distance, consultez cette page.
Apprécier les performances à leur juste valeur
La reconnaissance exerce un effet important sur la confiance lorsqu’elle intervient immédiatement après la réalisation d’un objectif, notamment lorsqu’elle se fait publiquement. Utilisez vos canaux de discussion afin de féliciter publiquement les membres de votre équipe pour leurs performances. Encouragez les employé·es à soumettre le nom de leurs collègues afin de les féliciter et offrez des récompenses telles que des cartes cadeau pour montrer à votre équipe que vous l’appréciez.
Prendre en compte les différences
Les interactions à distance demandent davantage d’efforts aux employé·es pour se faire comprendre. Il est en effet impossible de percevoir le langage corporel dans le cadre d’une discussion en ligne ou d’un appel téléphonique. Les chercheur·ses affirment que même la conférence vidéo implique une « charge cognitive » plus importante pour les participant·es, ce qui signifie qu’ils et elles ne traitent pas les informations de la même manière qu’ils et elles le feraient lors d’une réunion en présentiel. Les responsables d’équipes à distance ne peuvent pas y remédier. Il est néanmoins essentiel qu’ils et elles trouvent un équilibre, notamment en posant des questions ouvertes afin de savoir ce que les employé·es ressentent ou pensent. Encouragez les employé·es à vous poser le même type de questions et préparez-vous à y répondre en toute sincérité et transparence.
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Répondre aux messages
Les études montrent que le fait de communiquer régulièrement et au moment opportun est primordial pour le fonctionnement d’une équipe à distance. Les employé·es n’ont pas la possibilité de venir à votre bureau afin de vous poser une question rapide. Veillez donc à leur répondre systématiquement et dans un délai raisonnable. Si la requête en question n’est pas urgente et que vous avez du travail, informez-en votre interlocuteur·ice et indiquez-lui que vous le ou la recontacterez ultérieurement. Ne laissez pas votre interlocuteur·ice dans l’attente et indiquez-lui que vous avez reçu son message.
Restez en contact. Consultez ces quatre manières d’approfondir les relations avec les équipes à distance.
Laisser davantage de contrôle aux employé·es
La flexibilité des horaires est très appréciée : 71 % des employé·es indiquent qu’ils et elles y trouvent leur compte. Le passage au travail à distance vous offre davantage de possibilités de présenter le travail à distance comme un avantage.3 Vous pouvez fixer des plages horaires fixes durant lesquelles les employé·es doivent être disponibles, mais vous pouvez également leur laisser choisir le moment où ils et elles souhaitent effectuer une tâche. Vous leur montrez ainsi que vous leur faites confiance et qu’ils ou elles participent à la gestion de leur charge de travail. Vous leur montrez également que vous êtes flexible et que vous accordez de l’importance à l’équilibre entre leur vie professionnelle et vie privée.
Éviter la microgestion
Apprenez à lâcher prise. Pour gérer une équipe à distance, vous devez déléguer des tâches comme vous le feriez avec une équipe en présentiel. En donnant l’impression à vos employé·es que vous les surveillez en permanence, vous leur transmettez le mauvais signal et ébranlez leur confiance en vous. Offrez la possibilité à vos collaborateur·ices d’échanger à propos de leurs projets avec vous et faites-leur des commentaires clairs et sincères.
Faire preuve de transparence
Le partage des idées et des opinions participe à l’instauration d’une culture d’entreprise reposant sur la confiance et la collaboration. Demandez aux employé·es ce qu’ils et elles pensent et prêtez attention à leurs réponses. Donnez le ton en étant honnête et transparent·e. S’il est important que les réunions d’équipe et les entretiens individuels figurent dans le calendrier des employé·es, évitez néanmoins de tout programmer. Faites preuve de disponibilité en ligne afin que les employé·es n’hésitent pas à vous envoyer un message ou à vous contacter par appel vidéo lorsqu’ils et elles en ont besoin.
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