Nombreux sont les pays qui sont actuellement confrontés, au minimum, à un genre de confinement. Pour les entreprises, il s’agit donc un véritable saut dans le vide : les petites comme les grandes ont dû s’adapter rapidement pour pouvoir poursuivre leurs activités, tout en protégeant leur personnel. Un grand nombre d’organisations se retrouvent toutefois face à une multitude de nouveaux défis.

Simplifier le travail grâce à Workplace

Que ce soit pour informer tous les collaborateurs du retour au bureau en présentiel ou mettre en place un modèle de travail hybride, Workplace vous facilite la tâche.

Afin d’accompagner notre clientèle au cours de cette période inédite, nous avons pris en compte ses retours, tous secteurs et toutes régions confondus. Nous avons découvert que les organisations ont un besoin urgent d’aide sur deux points principaux :

  • Communiquer, en temps réel, des informations vitales dans l’ensemble de leur entreprise et s’assurer que tout le monde peut facilement accéder à ce contenu (dynamique et statique)
  • Garantir l’accompagnement et l’écoute des employés dans toute l’entreprise, alors qu’ils tentent de s’accommoder de l’impact du virus sur leur travail et leur vie privée

Dans ce contexte, nous annonçons la mise à disposition de plusieurs nouvelles fonctionnalités qui aideront les entreprises à mieux gérer l’impact de la pandémie. Elles s’appuient sur les retours que nous avons reçus et sont toutes conçues pour faciliter le télétravail et accompagner, aujourd’hui et demain, le personnel essentiel pour qui le télétravail est impossible.

Au cours des mois à venir, nous continuerons notre travail dans ces domaines et investirons massivement pour permettre aux équipes de mieux collaborer et pour créer de formidables expériences de visioconférence. Nous vous en dirons plus sur notre stratégie au cours des prochaines semaines.

Mieux partager les informations

L’un des plus grands défis (voire le plus grand) pour les organisations qui évoluent dans l’univers du télétravail est de réussir à partager efficacement avec le personnel des informations précises en temps réel.

Les employeurs ont une immense responsabilité : ils doivent tenir leurs employés au courant des dernières nouvelles pour s’assurer qu’ils sont soutenus, en sécurité et connaissent les procédures à suivre. En même temps, les chefs d’entreprise veulent être certains que les informations transmises sont utiles pour leur personnel, et que ce dernier se sent écouté et soutenu.

Bibliothèque de connaissances : un espace dédié au contenu statique sur Workplace

Bibliothèque de connaissances : un espace dédié au contenu statique sur Workplace

Knowledge Library in Workplace

Un employé passe en moyenne 9 heures par semaine à chercher des informations importantes de l’entreprise, comme des consignes en lien avec la santé et la sécurité ou des renseignements concernant les aides. Nous souhaitions concevoir une solution qui répondait à cette problématique et ainsi rendre les informations officielles de l’entreprise (ainsi que le contenu statique en général) accessible facilement à tout le monde, dès que cela est nécessaire. Parce que trouver les dernières nouveautés concernant les politiques RH ne devrait pas être compliqué ou stressant.

Nous lançons donc la bibliothèque de connaissances. Il s’agit d’un nouvel espace où il est possible de retrouver les ressources clés de l’entreprise sur Workplace. La bibliothèque de connaissances permet de créer, de stocker et de partager, depuis un seul et même endroit, du contenu statique (des recommandations pour le télétravail ou des politiques RH et relatives aux frais, par exemple), afin que les membres du personnel puissent trouver et accéder facilement aux informations dont ils ont besoin, qu’ils soient à la maison ou en déplacement.

Comme il s’agit d’une plateforme que vos employés utilisent déjà pour communiquer entre eux et faire leur travail, vous pouvez désormais réunir des informations statiques et dynamiques dans un même espace, facile à mettre jour.

La bibliothèque de connaissances joue un rôle clé en aidant XPO Logistics à gérer la logistique d’urgence pour la ville de New York : les employés peuvent accéder aux informations officielles sur une plateforme qu’ils utilisent déjà.

Il y a quelques semaines, Virgin Atlantic a également commencé à tester la bibliothèque de connaissances. Voici ce que Steve Clarke, directeur principal des canaux de communication chez Virgin Atlantic, nous a rapporté :

« Nous avons pu déployer la bibliothèque de connaissances en un jour et garantir que nos employés restaient bien informés sur le COVID-19. Nous l’utilisons pour fournir des informations concernant les réglementations officielles, ainsi que sur les politiques spécifiques et les questions/réponses de Virgin Atlantic.

Nous proposons également des ressources d’aide pour les employés. La bibliothèque de connaissances nous permet de centraliser et de conserver les informations formelles, et les groupes nous servent à partager des informations en temps réel et à maintenir le moral des employés au beau fixe. »

Créer un brouillon pour

Créer un brouillon pour

Draft For in Workplace

Beaucoup d’organisations nous ont également rapporté qu’elles avaient du mal à adapter leurs processus internes de communication au personnel en télétravail et à l’envoi d’un nombre plus élevé d’actualités.

Les entreprises trouvent que nombre de mécanismes, parfaitement adaptés lorsque collègues et dirigeants se trouvaient tous dans le même immeuble, sont devenus inefficaces avec l’avènement du télétravail. Pour aider à simplifier le processus, nous avons lancé la fonctionnalité Créer un brouillon pour : elle permet à une personne de créer un brouillon de publication au nom d’un cadre, lequel peut ensuite le vérifier, le valider, puis le publier. Nous espérons qu’elle permettra de simplifier le partage précis d’informations, tout en réunissant différentes voix au sein de l’organisation.

Campagnes

Campagnes

Campaigns screenshot

Effectuez un suivi de la couverture et des interactions de l’audience avec des campagnes

La dernière fonctionnalité que nous vous présentons est Campagnes. Elle s’inscrit dans le cadre de notre stratégie visant à encourager de meilleures communications en interne.

Campagnes vous permet de suivre la couverture et les interactions de l’audience dans un groupe de publications. Cela inclut les indicateurs de perception qui vous aident à identifier le type de contenu qui a été le plus utile aux utilisateurs afin d’en créer plus.

Par exemple, avec Campagnes, vous pouvez publier plusieurs publications sur le COVID-19 ou le télétravail, puis regarder l’impact sur le moral des employés afin de vous assurer que vous leur fournissez les informations les plus pertinentes. La fonctionnalité Campagnes sera disponible au mois de mai.

Assurer le bien-être du personnel

Assurer le bien-être du personnel

Notre deuxième priorité est de permettre aux entreprises dont le personnel est dispersé de pouvoir être à l’écoute de leurs employés, de leur donner la possibilité de transmettre des retours et de mettre l’accent sur le bien-être.

La pandémie a eu un impact sur chacun d’entre nous. Nous voulons que Workplace soit un espace d’entraide et d’écoute pour les dirigeants et les collègues. Les organisations qui mettent ce processus en place dès maintenant bénéficieront d’un impact durable et positif sur leur personnel.

Alertes de sécurité

Alertes de sécurité

Nous avons complété les fonctionnalités de Safety Check sur Workplace avec les Alertes de sécurité. Les organisations peuvent ainsi envoyer des alertes ponctuelles, contenant des mises à jour ou des informations sur un incident, qui ne nécessitent aucune réponse. Les alertes de sécurité s’utilisent pour toute mise à jour de sécurité importante, et pas seulement pour les exercices ou les périodes de crise.

Nos bêta-testeurs utilisent déjà les alertes pour tenir les employés au courant de l’évolution des consignes pendant le COVID-19.

Safety Check

Safety Check dans Workplace

Publications de questions/réponses

Publications de questions/réponses

Nous avons également créé un autre type de publications : les publications de questions/réponses. Elles sont conçues pour aider les organisations à comprendre ce qui importe aux employés et a mettre en place un système rapide de commentaires.

Les personnes seront en mesure d’ajouter et de faire remonter des questions. Ainsi, les préoccupations les plus pressantes dans l’entreprise bénéficient de toute l’attention nécessaire.

QA Posts

Les publications de questions/réponses vous permettent de savoir ce qui est important pour votre personnel

Réaction Solidaire et décors de profil

Réaction Solidaire et décors de profil

Enfin, nous vous présentons la réaction Solidaire et les décors de profil qui aident les personnes éloignées par la pandémie à se sentir plus proches de leurs collègues.

La nouvelle réaction Solidaire de Facebook (un emoji qui serre un cœur contre lui) arrive sur Workplace pour que vos collègues puissent exprimer leur solidarité et leur soutien en réponse à une publication, un message, une photo ou une vidéo. Les décors de profil sont une nouvelle gamme de décors sur le thème du télétravail qui peuvent se superposer à votre photo de profil actuelle afin d’aider les personnes à être ensemble à distance.

Exprimez votre soutien avec un décor « Ensemble à distance », ou montrez l’équilibre que vous devez trouver avec un décor « Parent en télétravail ». Chaque décor a pour but d’instaurer un meilleur climat de compréhension entre les collègues.

Care reactions

Si les publications de questions/réponses sont déjà disponibles, les réactions Solidaire et les décors de profil arriveront au mois de mai et les alertes de sécurité seront déployées en juin.

Il ne s’agit là que des premières fonctionnalités que nous avons développées pour aider la communauté Workplace à gérer les priorités rencontrées aujourd’hui.

Nous continuons à développer de nouvelles fonctionnalités pour vous faciliter la vie et vous y retrouver dans ce « nouveau monde ». Nous vous donnerons très vite des nouvelles à ce sujet.

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