Les sept meilleurs outils de communication interne

Une stratégie de communication interne réussie est essentielle au fonctionnement harmonieux, sain et productif de votre entreprise. Nous découvrons les meilleurs outils à utiliser, les erreurs courantes à éviter et la manière de bien faire les choses.

COMMUNICATION D’ENTREPRISE | TEMPS DE LECTURE : 9 MINUTES

La communication interne désigne les échanges d’informations au sein de votre organisation. Lorsqu’elle est bien menée, elle crée un puissant réseau de connaissances qui relient les bureaux à travers le monde, les équipes dispersées géographiquement et les personnes qui télétravaillent. Chacun(e) peut ainsi travailler efficacement et répondre aux objectifs de l’entreprise.

Véritable fondement de l’implication du personnel, elle contribue au développement des sentiments de confiance et de fidélité, au respect mutuel et permet aux employés de s’exprimer.

Par le passé, la communication interne s’articulait autour de la direction, qui se chargeait de communiquer ses instructions aux échelons inférieurs. Par ailleurs, cette approche reposait principalement sur des documents papier. Aujourd’hui, les monologues ont laissé place à des dialogues. Les supports imprimés ne sont qu’un exemple des échanges qui ont lieu sur de multiples plateformes et ont différents objectifs, tels que gestion des crises et des changements, bulletins d’information hebdomadaires ou constitution d’équipes.

Une stratégie de communication interne bien pensée est essentielle, car elle permet d’exploiter aux mieux les opportunités que des conversations d’entreprise adaptées représentent pour votre organisation.

Comment la communication permet de recréer un sentiment de communauté

Téléchargez un guide gratuit pour découvrir les stratégies post-COVID des leaders en communication de renommée mondiale.

Pourquoi est-il aussi important de bénéficier d’une communication interne efficace ?

Pourquoi est-il aussi important de bénéficier d’une communication interne efficace ?

Si elle est mal conçue, la communication interne se révèle coûteuse, et vous fait perdre du temps et de l’argent, voire des clients.

Les études ont montré que 86 % des employés et des dirigeants évoquent le manque de collaboration et de communication efficace comme principale cause des dysfonctionnements sur le lieu de travail1. En l’absence de communication claire, les objectifs restent flous ou non formulés, ce qui favorise la circulation d’informations erronées et augmente le risque d’erreur et d’incompréhension.

Le changement génère du stress et de l’incertitude, au lieu d’offrir des possibilités, et l’apparition d’une crise peut avoir des conséquences désastreuses si aucune communication transparente ne permet de coordonner les actions décisives et de rassembler tout le monde.

Lorsqu’ils ne sont pas informés, les employés se sentent négligés, dévalorisés ou trompés. Cela affecte leur productivité, mais pèse aussi sur leur moral et entraîne un turnover élevé.

Selon la Society for Human Resource Management (SHRM), le remplacement d’un(e) employé(e) représente en moyenne six à neuf mois de salaire2. Mais il n’est pas simplement question d’argent. Les départs d’employés provoquent des perturbations et peuvent avoir un impact négatif s’ils sont révélateurs, pour les autres membres du personnel, de votre gestion de l’entreprise.

Une mauvaise communication interne peut également avoir des répercussions sur vos relations avec vos clients. Imaginons que vos employés ne soient pas sur la même longueur d’onde ou que les messages clés et les valeurs de l’entreprise soient flous pour eux. Dans ce cas, le service fourni au client sera probablement incohérent, voire néfaste pour votre marque.

Top internal communication tools

Une communication interne réussie dépend souvent de la combinaison des outils utilisés.

Qu’est-ce qui rend la communication interne efficace ?

Qu’est-ce qui rend la communication interne efficace ?

Inutile de disposer des outils et des logiciels les plus récents si vos employés ne comprennent pas l’intérêt d’une communication interne régulière, précise et pertinente.

Les entreprises dont la communication interne est performante partagent souvent ces caractéristiques :

  • Elles savent ce que veut dire « excellence » et se fixent des objectifs flexibles pour l’atteindre

  • Elles sont convaincues de l’importance des véritables dialogues inclusifs

  • Elles facilitent les communications verticales et horizontales entre collègues, ainsi qu’avec les responsables et les subordonnés directs

  • Elles mettent en œuvre l’énergie et les ressources nécessaires pour aboutir à une communication interne réussie, et prennent le temps qu’il faut pour cela

  • Elles ont mis au point des indicateurs pour mesurer l’efficacité de leur stratégie

  • Si cela ne suffit pas, elles examinent les données et apportent des modifications

Erreurs courantes de communication interne

Erreurs courantes de communication interne

Une mauvaise communication peut faire plus de mal que de bien. C’est, au minimum, une perte de temps et de ressources. Pour créer une stratégie de communication interne probante, vous devez avant tout savoir ce qu’il ne faut pas faire.

Voici cinq des pièges les plus courants en matière de communication interne.

Manque de clarté

Les messages internes les plus efficaces sont généralement directs, simples et diffusés de manière progressive. Si vous attendez de vos salariés qu’ils intègrent de grandes quantités de détails complexes, ils risquent probablement de s’en désintéresser ou d’oublier les points principaux.

Manque de précision

Il existe une large gamme d’outils de communication interne. Choisissez le plus adapté à votre audience et utilisez toujours des messages ciblés.

Posez-vous ces questions. Quel message voulez-vous faire passer ? À quel moment ? Quel est le public visé ? Il est très important de comprendre ce qui est pertinent pour votre audience et de savoir quel est son mode de communication privilégié. Un e-mail est très différent d’un webinaire à l’heure du déjeuner ou d’une session de questions/réponses. Et pensez toujours à l’avis de votre audience. En avez-vous besoin ? Comment allez-vous le recueillir ? Et enfin, comment allez-vous l’exploiter ?

Transmettre un message et… plus rien

La communication est un processus continu. La répétition des messages importants garantit que tout le monde est impliqué et comprend ce que vous dites. Communiquez les informations dans des formats distincts, à des moments différents, et n’oubliez pas d’en assurer le suivi si vous avez dit que vous alliez le faire, même si c’est simplement pour dire que rien n’a évolué.

Ne pas tirer profit des avis recueillis

Qu’il s’agisse du personnel de terrain ou des membres du conseil, savez-vous vraiment ce que pensent les collaborateurs ? Compte tenu des difficultés liées au télétravail et à la distanciation physique, il est aujourd’hui plus important pour les entreprises d’écouter leurs employés et de « boucler la boucle des avis » en leur apportant la réponse qui convient. Mais des études récentes ont montré que le ratio entre communication émise et taux d’écoute est toujours déséquilibré, puisque la communication représente 90 % contre 10 % d’écoute.

Imaginer les retombées possibles

On pense souvent que le fait d’informer des employés stratégiques aura des répercussions sur toute l’organisation. Or, cette hypothèse ne se vérifie pas systématiquement. Elle est difficile à évaluer au sein des effectifs dispersés actuels et se révèle hasardeuse, dans le meilleur des cas. Non seulement certains employés risquent de ne pas avoir accès à des informations capitales, mais les interprétations personnelles qui en découlent peuvent également troubler ou déformer le message.

Restons connectés

Recevez les dernières actualités et informations de terrain.

En envoyant ce formulaire, vous acceptez de recevoir les communications électroniques de type marketing de Facebook, notamment les actualités, les évènements, les mises à jour et les e-mails promotionnels. Vous pouvez retirer votre consentement et vous désabonner de ces e-mails à tout moment. Vous reconnaissez également avoir lu et accepté les Conditions de confidentialité de Workplace.

Sept outils numériques de communication interne

Sept outils numériques de communication interne

Pour de nombreuses entreprises pratiquant le travail hybride (employés en télétravail, sans bureau ou sur le terrain), le numérique est aujourd’hui l’approche à adopter pour partager l’information et recueillir les avis. Mais créer une stratégie de communication interne ne s’improvise pas.

Cela implique, entre autres, de comprendre les forces et les faiblesses des différentes plateformes disponibles. Il faut aussi impliquer les personnes, ce qui exige de créer un mélange de contenus solide et de qualité.

Par conséquent, comment exploiter au mieux tout le potentiel des outils de communication numériques dont vous disposez ? Voici un aperçu des sept outils les plus populaires.

  1. Applications mobiles

    Nous consultons nos smartphones toutes les cinq minutes et à peine 11 % de ces interactions sont liés à une alerte, ce qui fait des applications mobiles d’entreprise la solution évidente pour des communications internes personnalisées.

    Lorsque la société de transport britannique Stagecoach a mis en place une application destinée au personnel en relation avec la clientèle, 84 % des employés l’ont utilisée dès la première semaine et l’entreprise a observé une augmentation de 32 % de la satisfaction du personnel3.

    Avantages : avec les alertes et les messages push, les informations importantes sont plus susceptibles d’être vues presque immédiatement, par le personnel de terrain comme par les employés à distance qui n’ont pas nécessairement d’adresse e-mail professionnelle ou de lieu de travail fixe. Ces applications vous permettent également de recueillir des avis et d’encourager le partage social, ce qui renforce le sentiment d’appartenance des employés.

    Inconvénients : si l’application propose des contenus générés par les utilisateurs ou invite à saisir des commentaires, vous devrez la modérer. L’application devra également remplir toutes les conditions nécessaires de confidentialité des données. De plus, tenez compte du temps nécessaire pour que les employés s’informent après chaque interruption de travail4. Planifiez donc vos mises à jour raisonnablement et ne submergez pas vos employés ou ils désactiveront les notifications.

  2. Enquêtes et sondages en ligne

    Les enquêtes et sondages anonymes donnent au personnel l’occasion de s’exprimer. Ils vous permettent aussi d’apprécier la satisfaction des employés et la culture d’entreprise en temps réel. Sans parler du fait que lorsque vous écoutez vos employés, ils sont plus de quatre fois plus enclins à donner le meilleur d’eux-mêmes dans l’entreprise5.

    Avantages : l’anonymat favorise une plus grande liberté. Il permet aux employeurs de connaître précisément les obstacles rencontrés dans leur organisation et aux employés de dire ce dont ils ont besoin. Une série de sondages rapides destinée à estimer la satisfaction des employés peut aussi s’avérer plus précise que des évaluations en personne relativement rares.

    Inconvénients : vous devez régulièrement envoyer des sondages pour obtenir de bons résultats. Ce processus peut s’avérer chronophage, entraîner une lassitude à l’égard des sondages reçus et ajouter une charge de travail. Si, en plus, vous ne prenez aucune mesure en réponse aux avis recueillis, cela peut jouer sur le moral des employés. Les questions suggestives ou mal formulées, ou encore une analyse erronée des résultats peuvent aussi donner une fausse image ou risquent de vous faire négliger les véritables problèmes (80 % des employés ont déclaré xxx, donc inutile de se préoccuper des 20 % restants…).

  3. Outils collaboratifs en ligne

    Du stockage de fichiers dans le cloud à la gestion des tâches et des projets, en passant par la messagerie instantanée et la visioconférence, les outils collaboratifs en ligne permettent de rassembler les équipes dispersées. Et selon Gartner, près de 80 % des salariés les utilisent aujourd’hui.

    Avantage : accessibles sur mobiles, ordinateurs de bureau et ordinateurs portables, sur Mac comme sur PC, les outils de collaboration rentables et flexibles permettent aux employés de rester en contact, tout en augmentant la productivité de 25 % au maximum. L’éventail des intégrations d’applications et de services tiers offre également à votre entreprise la possibilité de mettre au point une solution personnalisée et flexible.

    Inconvénients : avec relativement peu de contacts personnels, les employés risquent de se sentir déconnectés ou d’avoir des doutes quant à leur rôle. Les réponses tardives peuvent ralentir la progression et enfin, il devient difficile pour les employés connectés 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 de faire la différence entre vie privée et vie professionnelle.

    “Les audiences mémorisent 95 % d’un message au format vidéo contre 10 % s’il est au format texte. ”

  4. Vidéo

    Pour les équipes travaillant de chez elles ou dispersées aux quatre coins du monde, la vidéo permet de réduire la distance et les hiérarchies internes. 48 % des employés la considèrent comme la plus stimulante des formes de communication.6

    Avantages : la vidéo est un support polyvalent. Elle s’adresse aussi bien aux PDG qui souhaitent faire passer un message important sur un nouveau partenariat avec une entreprise qu’aux équipes des ventes qui veulent partager de nouveaux cours d’e-learning conçus pour former les équipes mondiales à un nouveau produit. Qui plus est, la vidéo est marquante. Les audiences mémorisent 95 % d’un message au format vidéo contre 10 % s’il est au format texte7.

    Et en utilisant un logiciel permettant aux participants d’ajouter des commentaires lorsqu’ils regardent un webinaire ou une session de questions/réponses, vous pouvez plus facilement transformer une simple diffusion en véritable dialogue. C’est une opportunité unique pour les employés d’entamer la conversation avec les dirigeants, qu’ils ne rencontreront probablement jamais en personne.

    Inconvénients : comme pour tous les supports créatifs, si le contenu produit est médiocre, il peut donner une mauvaise image des dirigeants et des responsables. Pour des raisons d’accessibilité, pensez bien à inclure des sous-titres. Soyez concis. Les conférences TED, par exemple, ne dépassent pas 18 minutes. Selon Chris Anderson, administrateur TED, c’est suffisant « pour aborder des sujets sérieux et assez court pour retenir l’attention du public »8.

  5. E-mails

    L’un des premiers supports numériques utilisés pour la communication interne a toujours le vent en poupe dans de nombreuses organisations. Souvent citée, l’analyse réalisée par McKinsey Global Institute en 2012 montre que l’employé(e) moyen(ne) passe 28 % de son temps de travail à lire ses e-mails et à y répondre9. Et bien que les nouvelles applications et les nouveaux logiciels de communication affirment avoir réduit leur importance (et la dépendance qui en résulte), les e-mails occupent encore aujourd’hui une grande partie de la journée de travail. Est-ce vraiment nécessaire ?

    Avantages : accessibles sur tout type d’appareil, les e-mails sont synonymes de facilité. Ils permettent de partager des vidéos, des graphiques et des sondages sans aucune difficulté. Un objet attrayant, un joli design et un ciblage minutieux peuvent toujours occuper une place importante dans le « mix communication ».

    Inconvénients : le flux incessant d’e-mails peut être pénible, à tel point que les employés se mettent à ne plus lire les messages. Ce constat a incité Mary Lou Panzano, vice-présidente de Bayer, à évaluer le nombre d’e-mails que son équipe n’envoyait pas aux employés10.

    Tous les messages qui ne sont pas en lien avec les priorités stratégiques ont été supprimés pour permettre de véhiculer les informations essentielles. Et n’oubliez pas la loi de Miller : notre mémoire à court terme n’est capable de mémoriser que sept éléments, plus ou moins deux. Il est également judicieux d’éviter les longs e-mails confus. Et enfin, cessez d’être aussi formel(le).

  6. Podcasts et enregistrements audio

    L’audio permettant d’écouter les communications internes tout en se déplaçant, c’est l’outil idéal pour les employés qui passent du temps sur la route (ou qui reprennent le chemin du bureau quelques jours par semaine). Selon les insights sur les podcasts Nielsen, 80 % des auditeurs écoutent entièrement (ou presque) chaque épisode d’un podcast11.

    Avantages : rapides, faciles et relativement peu coûteux à produire par rapport aux vidéos, les podcasts peuvent être organisés régulièrement ou offrir un support à court terme dans le cadre d’un lancement ou d’une campagne. Le podcast Deloitte « The Green Room » proposait des entretiens avec des experts et des études sur les entreprises, et était produit en externe. Les podcasts sont donc également accessibles aux personnes externes à l’entreprise.

    Inconvénients : les podcasts doivent correspondre à la culture de votre entreprise et être spécialement conçus pour ce support. Enregistrer une présentation comportant des diapositives sera frustrant pour une audience sans support visuel. Vous devez aussi tenir compte de l’accessibilité pour les personnes malentendantes et fournir des transcriptions, si possible.

  7. Intranet

    Conçu pour être un espace d’informations pour les employés, l’intranet reste la pièce centrale de la communication interne de certaines entreprises, qui l’utilisent comme une bibliothèque de ressources.

    Avantages : l’intranet permet aux employés d’accéder aux informations importantes de l’entreprise, comme la politique RH ou encore les actualités. Pour des marques comme Hershey, par exemple, un simple intranet s’est révélé efficace puisqu’il a permis aux employés de se sentir plus connectés, en particulier avec une application compagnon12.

    Inconvénients : le personnel s’en sert-il ? Une célèbre étude réalisée par Prescient en 2012 a montré que 13 % des employés seulement utilisent leur intranet au quotidien, alors que 31 % ne s’en servent absolument jamais13. Ce manque d’adhésion serait dû aux logiciels obsolètes non pris en charge, aux mises à jour rares et à des problèmes d’utilisation. Le fait que cet outil offre, dans la plupart des cas, une forme statique de communication unilatérale serait également en cause.

Contenu connexe

Téléchargez un guide gratuit pour découvrir les stratégies post-COVID des leaders en communication de renommée mondiale.

Télécharger

Restons connectés

Recevez les dernières actualités et informations de terrain.

En envoyant ce formulaire, vous acceptez de recevoir les communications électroniques de type marketing de Facebook, notamment les actualités, les évènements, les mises à jour et les e-mails promotionnels. Vous pouvez retirer votre consentement et vous désabonner de ces e-mails à tout moment. Vous reconnaissez également avoir lu et accepté les Conditions de confidentialité de Workplace.

1 « Workplace communication statistics » Pumble, 2021.
2 « The Cost of Replacing an Employee and the Role of Financial Wellness » Enrich, 2021.
3, 12 « Internal communication examples: 11 companies who do it best » Blink, 2021.
4 « How Do Interruptions Affect Productivity? » SpringerLink, 2019.
5 « The Impact of Equality and Values Driven Business » Salesforce, 2017.
6 « 3 Reasons Video is the Right Internal Communication Method » TechSmith, sans date.
7 « 75 Staggering Video Marketing Statistics for 2021 » WordStream, 2021.
8 « How TED Talks became 18 minutes long » Racket, 2021.
9 « The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies » McKinsey, 2012.
10 « Best Practices for Effective Internal Communications » Forbes, 2016.
11 « Nielsen Podcast Insights » Nielsen, 2021.
13 « Employee Intranet – Is it still fit for purpose? » Talkfreely, 2021.
Cet article a-t-il été utile?
Merci de vos commentaires

Contenu connexe

Téléchargez un guide gratuit pour découvrir les stratégies post-COVID des leaders en communication de renommée mondiale.

Télécharger

Publications récentes

Communication d’entreprise | Temps de lecture : 10 minutes

Stratégies de communication en entreprise et pourquoi les organisations en ont besoin.

Pendant le confinement, les organisations ont dû repenser leurs stratégies de communication dès la mise en place du télétravail. Aujourd’hui, alors que certains collaborateurs commencent à retourner sur leur lieu de travail, les entreprises ont tout intérêt à revoir leur copie. Voici quelques conseils pour démarrer.

Communication d’entreprise | Temps de lecture : 7 minutes

Qu’est-ce que la communication d’entreprise et comment la mettre en place correctement ?

Une excellente communication d’entreprise peut vous permettre d’instaurer de solides relations avec chaque membre du personnel. Choisissez la bonne stratégie de communication d’entreprise.