Nous avons récemment mis en place Workplace pour les RH : un nouveau cadre permettant aux professionnels des ressources humaines d’avoir plus d’impact sur le cycle de vie des employé·es. En effet, nous avons conscience que les RH sont au cœur du changement de la culture sur le lieu de travail. Nous croyons également que Workplace peut améliorer l’expérience des employé·es.

Les employé·es perdent en moyenne 40 minutes de travail par jour en raison de la lenteur des technologies. Cela représente un total de 170 heures chaque année. Combien de ces heures sont perdues sur des choses comme la recherche de CV de candidats ? La prise de rendez-vous pour des entretiens ? La vérification de fiches de paie ? La réponse à des sondages ?

Processus de recrutement plus efficaces et rapides

Et si il existait une manière de rendre ces processus plus rapides, simples et agréables ? Workplace y contribue avec des outils simples et conviviaux. Ce changement commence où il est le plus attendu, au tout début du cycle de vie des employé·es : le recrutement.

Le recrutement est l’affaire de tous. Chez Facebook, chaque personne est tenue d’assumer la responsabilité d’exploiter son réseau et de trouver de nouveaux talents. Les ingénieurs sont en fait évalués en fonction de leur contribution aux flux de recrutement dans le cadre de leur entretien d’évaluation semestriel. C’est du sérieux.

Workplace nous aide à avancer plus vite, à devenir gagner en transparence, à partager les recommandations et à réduire les délais de recrutement. Quand votre entreprise se développe rapidement, la vitesse compte. Dans ce blog, nous allons aborder des étapes simples, pragmatiques et faciles à mettre en pratique pour vous aider à en faire de même.

Nous allons les répartir en 6 catégories qui couvrent l’intégralité du processus de recrutement.

Planification des effectifs en groupes

Malheureusement, il ne suffit pas de rendre dans l’agence pour l’emploi la plus proche et de choisir du personnel au hasard. La planification des effectifs est la pierre angulaire d’un excellent processus d’embauche. Mais ce n’est pas simple. Cela signifie qu’il faut rassembler autour de la table les services des ressources humaines et du recrutement ainsi que les services financier, juridique et des infrastructures, le cas échéant. C’est un environnement bruyant (pour ne pas dire bondé).

Avec Workplace, c’est beaucoup plus facile. Créez simplement un groupe fermé, donnez-lui un nom pertinent comme « Planification stratégique des effectifs » et ajoutez les employé·es concernés. Plus besoin de vous inquiéter du chevauchement des agendas, des invitations ou des fuseaux horaires. Publiez les descriptions de poste ou les documents liés à la planification du budget. Laissez vos retours dans les commentaires associés pour suivre la conversation. Examinez et approuvez l’effectif. Le tout en un seul et même endroit.

Les groupes fournissent du contexte, créent de la transparence, permettent le partage, simplifient les processus et accélèrent la prise de décision. Ainsi, vous pouvez passer à l’étape suivante : dénicher de nouveaux talents.

Sourcing via les vidéos en direct et les évènements

Si vous ne parvenez pas à trouver les candidat·es adéquat·es, vous ne pouvez pas réaliser d’embauche. Il est donc important de tout mettre en œuvre pour remplir votre flux de candidat·es avec le plus grand nombre de talents exceptionnels.

Il est parfois utile de diviser pour mieux régner. Commencez par créer des groupes de recrutement spécialisés, par compétences (iOS, SQL, Java) ou par fonction (ingénieur·es, marketing, ventes) de façon à ce que les bonnes personnes participent au bon endroit. Créez des publications épinglées qui donnent un aperçu des bonnes pratiques de sourcing (comme la façon de faire des recherches booléennes sur LinkedIn) ou des règles liées à l’embauche (y compris toute question d’ordre légal que les employé·es devraient connaître).

Une fois les bases acquises, vous pourrez commencer à faire preuve de créativité. Chez Facebook, nous organisons régulièrement des « compétitions de sourcing » au cours desquelles les membres de votre équipe se réunissent pour analyser leurs contacts (aussi distants soient-ils) à la recherche de toute personne ayant du potentiel. Cela peut être plus difficile pour les équipes dispersées ou les entreprises avec du personnel en télétravail. La vidéo est un bon moyen de motiver les collaborateur·ices. Les organisateur·ices des compétitions de sourcing peuvent se diffuser en direct pendant que le reste de l’équipe suit l’évènement, partage des commentaires et des avis au fur et à mesure.

Les évènements en direct sont encore plus percutants. Ils peuvent être coordonnés sur Workplace à l’aide de la fonctionnalité Évènements, qui permet d’inviter les recruteur·euses, les responsables des embauches et tout·e autre employé·e en mesure de partager son temps et son expertise.

Grâce aux groupes, aux vidéos en direct et aux évènements, vous pouvez simplifier le partage d’informations, faire participer tout le monde au recrutement et démocratiser les informations dans votre organisation.

Création d’une communauté de responsables du recrutement

Les recruteur·euses peuvent se charger des aspects techniques, mais vous avez besoin d’une communauté organisée et motivée de responsables du recrutement pour approcher les meilleurs talents. Après tout, ce sont eux qui ont le plus à gagner dans cette histoire. Vous devez donc veiller à les impliquer dans le processus et rester à leur écoute.

Commencez par créer des groupes pour les responsables du recrutement pour les mettre en relation avec les recruteur·euses et les professionnel·les du recrutement. Pour répondre aux besoins quotidiens, vous pouvez utiliser un groupe de discussion Workplace pour partager rapidement des informations et des réponses. Il peut également être utile de créer des groupes d’entretien par compétence ou fonction (selon les groupes de sourcing que vous avez créés, voire en utilisant ces mêmes groupes) afin que les responsables du recrutement et les personnes chargées des entretiens puissent partager des avis et conseils sur les questions et réponses les plus pertinentes.

Peu importe l’organisation pour laquelle vous optez, faites en sorte qu’il y ait un groupe d’échange sur le recrutement où tout le monde peut donner son point de vue et prodiguer des conseils sur tous les aspects du processus. Les connaissances du personnel sont une ressource précieuse, souvent négligée.

Des tableaux de bord plus intelligents grâce aux intégrations

La mesure des progrès de votre flux de recrutement est l’un des aspects les moins attrayants, mais également les plus importants du processus. Simplifiez le processus en limitant le travail manuel grâce à une intégration qui automatise une partie de votre dur labeur.

Les outils tels que Smartsheet et Jira vous aident à organiser les données des flux comme les ouvertures de poste selon la fonction, les postes pourvus et les étapes de candidature. Configurez les notifications dans Workplace Chat pour recevoir les alertes dont vous avez besoin (par exemple, quand le statut de l’étape de candidature évolue). Pour finir, examinez et approuvez les étapes clés du processus, directement depuis Workplace Chat.

Utilisation des groupes pour gérer les entretiens

Grâce à cette section, vous allez devenir un·e spécialiste des groupes. Et ce n’est pas tout. Nous vous recommandons de créer un groupe pour chaque rôle. Ainsi, les recruteur·euses, les responsables du recrutement et les personnes chargées des entretiens auront accès aux informations nécessaires à un seul et même endroit.

Considérez cela comme un contrôle de mission pour chaque processus d’embauche individuel. Publiez le CV des candidats, la description des emplois et les questions à poser pour que ceux qui mènent l’entretien puissent s’adapter. Favorisez la transparence et donnez aux dirigeant·es la possibilité d’indiquer leur ligne de conduite quant aux éléments auxquels donner la priorité au moment du recrutement.

Chez Facebook, nous utilisons un bot Workplace Chat afin de programmer des entretiens, d’accueillir les candidat·es et d’envoyer des rappels de manière automatique. Il est intéressant d’envisager une intégration personnalisée similaire. Nous avons de nombreux partenaires Workplace qui peuvent vous fournir ce type de solutions.

Gestion des candidat·es avec des groupes inter-entreprises

Tous les groupes que vous avez créés jusqu’à présent sont destinés au personnel travaillant dans la même entreprise. Toutefois, Workplace vous permet également d’inviter des personnes externes dans un espace partagé. Nous appelons ces espaces des groupes inter-entreprises. Ils sont un excellent moyen de gérer la communication avec les candidat·es.

Vous avez seulement besoin d’une adresse e-mail personnelle pour inviter quelqu’un. Une fois que la personne a rejoint le groupe, vous pouvez programmer des entretiens, fournir des ressources utiles, partager des vidéos et stocker toutes les interactions liées à vos candidat·es en un seul et même endroit.

Diffusion d’offres dans des groupes fermés

La diffusion des offres est un point essentiel du processus de recrutement. Cela devrait aussi être fait de manière confidentielle.

Les groupes fermés sont parfaits pour ce type de conversations. Tout le monde dans votre entreprise peut être ajouté dans un groupe fermé, mais seuls les membres du groupe peuvent voir les publications. Utilisez des groupes fermés pour rassembler les membres de l’équipe en charge de la rémunération et des avantages pour qu’ils puissent partager leurs règles et recommandations dans un espace privé et sécurisé. Ajoutez les partenaires professionnels RH adéquat·es pour partager les nouvelles informations importantes liées à la rémunération et aux avantages.

Ensuite, créez un groupe « secret » inter-services, intitulé Offre@ par exemple. Enfin, invitez les ressources humaines, les recruteur·euses, les responsables du recrutement, les responsables d’activité et les responsables diversité (si vous en avez). Vous disposerez ainsi d’un moyen sûr de partager des informations confidentielles au sein d’un petit groupe, ce qui vous permettra de prendre des décisions en connaissance de cause et de renforcer votre avantage concurrentiel à l’approche d’une offre d’embauche.

En somme, Workplace vous aide sur plusieurs tableaux :

• Recruter les meilleurs talents par le biais de recruteur·euses et de recommandations d’employé·es
• Réduire significativement la durée du cycle de recrutement en mettant tout le monde en contact
• Améliorer la qualité du recrutement en bouclant la boucle des retours avec les recruteur·euses et les responsables du recrutement
• Mesurer, surveiller et partager votre analyse du recrutement

À propos de l’auteur : Sameer Chowdhri est le responsable mondial de Workplace pour les RH. Fort de 20 ans d’expérience dans le domaine des ressources humaines, il conseille les experts du recrutement digital qui utilisent Workplace sur la transformation culturelle et l’avenir du travail, afin de les aider à humaniser l’expérience des employé·es.

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