Centre de sécurité

Le centre de sécurité remplace Safety Check. Si votre Workplace utilise toujours Safety Check, cliquez ici pour trouver le contenu d’aide pertinent. Contactez workplacesafetycheckteam@fb.com si vous souhaitez bénéficier d’un accès plus rapide à la nouvelle expérience du centre de sécurité.

Le centre de sécurité vous permet de vérifier le bien-être de votre communauté Workplace lors d’une situation de crise. Désignez des responsables sécurité, créez un incident dans le centre de sécurité et envoyez rapidement un message aux collègues susceptibles d’être concernés.

Créer un incident dans le centre de sécurité
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Pour utiliser le centre de sécurité, vous devez avoir le rôle de responsable sécurité. Les responsables sécurité sont désignés par les administrateurs système de Workplace.
Pour activer le centre de sécurité pour votre organisation :
  1. Accédez au Panneau d’administration.
  2. Cliquez sur Centre de sécurité.
  3. Cliquez sur Ajouter un responsable sécurité et ajoutez-vous en tant que responsable sécurité. Les responsables sécurité peuvent créer des messages dans le centre de sécurité.
  4. Cliquez sur Terminé.
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Seuls les responsables sécurité peuvent créer un incident dans le centre de sécurité de leur Workplace.
Les responsables sécurité sont désignés par les administrateurs système. Pour ajouter des responsables sécurité :
  1. Cliquez sur Panneau d’administration en haut à gauche de votre page d’accueil.
  2. Sous Fonctionnalités de l’offre Advanced, cliquez sur Centre de sécurité.
  3. Cliquez sur Ajouter un responsable sécurité et saisissez le nom de la personne à ajouter.
  4. Cliquez sur Terminé.
Les administrateurs système ne sont pas automatiquement autorisés à accéder au centre de sécurité. Ils doivent se désigner eux-mêmes en tant que responsables sécurité.
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Vous pouvez accéder au centre de sécurité à partir du menu Parcourir. Avant d’envoyer des messages, vous devez d’abord créer un incident.
Pour créer un incident dans le centre de sécurité :
  1. Depuis le Panneau d’administration, accédez à Centre de sécurité, puis sélectionnez Ajouter un incident.
  2. Sélectionnez le type d’incident en fonction du scénario :
    1. Test système : utilisez-le pour évaluer les capacités et envoyer des messages test à vous-même et aux autres personnes concernées par la réponse aux incidents. Les notifications indiquent « TEST ».
    2. Exercice de sécurité : préparez-vous aux situations d’urgence en exécutant des simulations planifiées, y compris en gérant les réponses des utilisateurs. Les notifications indiquent « EXERCICE ».
    3. Incident en cours : lorsque vous traitez une situation réelle, choisissez cette option pour enregistrer les informations et envoyer un message aux employés.
  3. Renseignez le titre, les lieux et ajoutez les responsables sécurité.
Vous avez créé un incident. Vous pouvez ajouter des messages à un incident tant qu’il est ouvert. Pour envoyer un message :
  1. Cliquez sur Créer un message.
  2. Sélectionnez le type de message. Cliquez sur une option pour en savoir plus. Cliquez sur Suivant.
  3. Ajoutez du contenu à votre message. Dans la partie droite de l’écran, vous pouvez voir des aperçus de chaque type de message. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.
  4. Cliquez sur Ajouter des personnes pour sélectionner les destinataires de votre message. Les personnes peuvent être ajoutées des façons suivantes :
    1. Individuellement (en les ajoutant manuellement à l’évènement)
    2. Par groupes Workplace pour ajouter tous les membres d’un groupe
    3. Par lieu indiqué dans le profil sur Workplace
    4. Depuis un fichier CSV (seules les adresses e-mail des employé(e)s sont nécessaires)
    5. À partir d’une précédente alerte (rechercher une précédente alerte et utiliser la même liste de destinataires)
  5. Sélectionnez les canaux via lesquels vous souhaitez diffuser votre message. Vous avez le choix entre :
    1. Workplace Chat
    2. Les notifications Workplace
    3. Les e-mails
    4. Tous les canaux
  6. Cliquez sur Envoyer un message et confirmez.
  7. Vous pouvez maintenant suivre la progression de ce message et gérer les réponses. Vous pouvez envoyer plusieurs messages par incident.
Le statut de la réponse sera mis à jour en temps réel en fonction de la réponse la plus récente de la personne. Les actions de suivi sont à la discrétion de votre organisation.
Remarque : le contenu des messages du centre de sécurité générés par le système sera traduit dans la langue du compte Workplace de l’utilisateur, à l’exception du contenu personnalisé rédigé par le responsable sécurité.
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Vous pouvez voir les rapports en temps réel pour n’importe quel incident du centre de sécurité. Depuis la page d’accueil du centre de sécurité, vous pouvez consulter tous les incidents et voir les taux de réponse et de lecture.
Pour afficher plus d’informations :
  1. Cliquez sur un incident.
  2. Vous pouvez voir les données des incidents dans la colonne de droite. Cliquez sur n’importe quel message pour afficher les rapports relatifs à ce message.
  3. Sous Liste des destinataires, vous pouvez voir tous les destinataires de votre message et savoir s’ils ont lu votre message ou y ont répondu.
  4. Pour chaque destinataire, vous pouvez choisir de faire ce qui suit :
    1. Appeler : cliquez sur l’icône de téléphone à côté du nom du destinataire pour appeler le numéro indiqué sur son profil sur Workplace.
    2. Envoyer un message : cliquez sur l’icône de l’avion en papier pour renvoyer le message à la personne concernée.
    3. Mettre à jour le statut : cliquez sur ce bouton pour modifier manuellement le statut de réponse d’un destinataire. Par exemple, si vous parlez à un destinataire et confirmez qu’il va bien, vous pouvez indiquer qu’il est en sécurité.
  5. Si vous souhaitez renvoyer un message à certaines ou à toutes les personnes figurant sur la liste des destinataires, cliquez sur Envoyer un message.
  6. Si vous souhaitez ajouter d’autres destinataires, cliquez sur Ajouter des personnes. Après avoir ajouté des destinataires, cliquez sur Envoyer un message pour terminer le processus.
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Les responsables sécurité peuvent envoyer des messages à des destinataires spécifiques en cas d’incident de sécurité des façons suivantes :
  • Individuellement (en les ajoutant manuellement à l’évènement).
  • Par groupes Workplace. Cela permet d’ajouter tous les membres actuels d’un groupe.
  • Par lieu.
  • Depuis un fichier CSV (seules les adresses e-mail des employé(e)s sont nécessaires).
  • À partir d’une précédente alerte (rechercher une précédente alerte et utiliser la même liste de destinataires).
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Lors de la configuration d’un incident, le champ Lieu est uniquement fourni à titre informatif pour identifier le quartier en général de l’incident. Il apparaîtra dans tous les messages que vous enverrez.
Vous pouvez ajouter des informations plus précises sur le lieu dans le corps de votre message. Cela ne détermine pas qui sera ajouté aux messages d’incident. Si vous souhaitez ajouter des employés à un message par lieu, utilisez l’option Ajouter par lieu indiqué dans le profil lors de l’ajout.
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Lorsque vous êtes ajouté(e) en tant que responsable sécurité, vous avez accès à toutes les fonctionnalités du centre de sécurité, y compris tous les incidents créés par d’autres responsables sécurité.
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Modifier un message du centre de sécurité
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Pour modifier les détails d’un incident du centre de sécurité après sa création :
  1. Dans Panneau d’administration, cliquez sur Centre de sécurité.
  2. Cliquez sur l’incident que vous souhaitez modifier.
  3. Cliquez sur l’option Modifier l’incident située en haut à droite.
De là, vous pouvez modifier le titre, le lieu et les personnes qui aident.
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Vous pouvez uniquement retirer des personnes d’un incident du centre de sécurité tant que vous n’avez pas envoyé de notification. Pour retirer une personne d’un incident, accédez à la page Ajouter des personnes dans le centre de sécurité et cliquez sur Supprimer à côté de son nom.
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Sous Liste des destinataires, vous pouvez voir tous les destinataires de votre message et savoir s’ils ont lu votre message ou y ont répondu.
Cliquez sur le bouton Mettre à jour le statut pour modifier manuellement le statut de réponse d’un destinataire. Par exemple, si vous parlez à un destinataire et confirmez qu’il va bien, vous pouvez indiquer manuellement qu’il est en sécurité.
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L’ajout d’une personne à la liste Personnes qui aident pour des incidents du centre de sécurité permet d’indiquer que cette personne fait partie de l’équipe sécurité sur la page de l’incident.
Seuls les responsables sécurité peuvent être ajoutés en tant que Personnes qui aident afin qu’ils puissent voir et gérer l’incident.
Si un responsable sécurité intervient lors d’un incident, il sera automatiquement ajouté en tant que Personne qui aide à l’incident.
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Pour mettre fin à un incident du centre de sécurité, cliquez sur Clore l’incident dans le coin supérieur droit de la page de l’incident. Vous pouvez rouvrir un incident à tout moment en cliquant sur Rouvrir l’incident.
Même si un incident du centre de sécurité a été interrompu, les employés peuvent toujours répondre aux notifications à tout moment. Vous ne pouvez pas envoyer de nouveaux messages, à moins de rouvrir l’incident.
Supprimer un incident
Une fois l’incident fermé, vous pouvez également le supprimer en cliquant sur Supprimer l’incident. Vous pouvez uniquement supprimer des incidents qui ont déjà été fermés. Le Responsable sécurité qui a supprimé l’incident ainsi que tout autre Responsable sécurité affecté à l’incident supprimé recevront une notification par e-mail indiquant que l’incident a été supprimé et contenant un récapitulatif des indicateurs de l’incident.
Remarque : la suppression d’un incident est irréversible. Si le destinataire d’un message essaye de répondre à un message qui a été supprimé, il verra un message d’erreur indiquant que le contenu est introuvable.
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Notifications
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Oui. L’objectif du centre de sécurité est de transmettre des informations concernant la sécurité. Ces types de notifications sont donc diffusés quels que soient les paramètres de notifications par e-mail ou de l’option Ne pas déranger d’un utilisateur de Workplace.
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Lorsque vous envoyez un message dans le centre de sécurité, vous pouvez contacter les utilisateurs via les canaux suivants :
  1. Notifications Workplace : les messages s’affichent en haut du fil d’actualité et sous forme de notifications.
  2. Workplace Chat : une invite de discussion est envoyée aux utilisateurs.
  3. E-mail : des e-mails sont envoyés aux utilisateurs à l’adresse indiquée dans leur profil.
Vous pouvez choisir d’envoyer des messages via un ou plusieurs canaux de notification.
Un utilisateur doit uniquement consulter les messages ou y répondre par le biais d’un seul canal pour que le centre de sécurité enregistre son action. Si un message nécessite une réponse, l’utilisateur peut modifier sa réponse à tout moment.
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Pour envoyer un autre message à une personne qui n’a pas encore répondu, accédez au message donné que vous souhaitez renvoyer.
  1. Si vous souhaitez renvoyer un message à un groupe spécifique de destinataires, sélectionnez les cases situées à côté de leur nom.
  2. Cliquez sur Envoyer un message dans la section Liste des destinataires.
  3. Sélectionnez les canaux par lesquels vous souhaitez envoyer votre message.
  4. Sélectionnez votre audience. Vous pouvez sélectionner tous les destinataires ou seulement ceux qui n’ont pas répondu.
  5. Cliquez sur Envoyer.
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En savoir plus sur le centre de sécurité
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Safety Check pour Workplace est totalement distinct de Safety Check pour Facebook.
Les Safety Checks et le centre de sécurité pour Workplace permettent à une équipe composée de responsables sécurité de créer, d’envoyer et de gérer des Safety Checks pour les employé(e)s de leur entreprise lorsqu’un incident de sécurité a été identifié. Seuls les responsables sécurité peuvent voir et gérer les réponses au Safety Check pour Workplace.
Safety Check pour Facebook est activé par la communauté Facebook, et les réponses Safety Check sont partagées avec les amis Facebook.
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Une personne peut répondre à un Safety Check avec l’une des deux réponses suivantes :
  • Je suis en sécurité.
  • J’ai besoin d’aide.
Les réponses seront mises à jour en temps réel sur la page d’informations du message. Vous pourrez filtrer cette page en fonction du type de réponse. Chaque responsable sécurité ajouté à un incident spécifique recevra un e-mail si un utilisateur a signalé avoir besoin d’aide. Les administrateurs système peuvent également configurer un e-mail personnalisé pour les notifications destinées à l’équipe via la page des paramètres du centre de sécurité.
Si une personne a indiqué avoir besoin d’aide, vous pouvez cliquer sur l’icône de téléphone ou de discussion à côté de son nom pour la contacter directement.
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Lorsque vous créez un incident, vous avez la possibilité de concevoir un test système, un exercice d’entraînement ou un incident en cours.
  • Le test peut être utilisé pour évaluer les capacités et envoyer des messages test. Les notifications indiqueront « TEST ».
  • Les exercices peuvent être utilisés pour exécuter des simulations planifiées et gérer les réponses des utilisateurs. Les notifications indiquent « EXERCICE ».
  • La création d’un incident en cours dans le centre de sécurité alertera tous les employés sélectionnés. Vous ne devez créer ces évènements qu’en cas d’incident réel.
Les notifications envoyées aux employés indiqueront clairement si l’évènement est un exercice ou un test. Les tests et les exercices fonctionnent de la même manière que les incidents en cours.
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Résolution des problèmes
Le centre de sécurité remplace Safety Check. Si votre Workplace utilise toujours Safety Check, cliquez ici pour trouver le contenu d’aide pertinent. Contactez workplacesafetycheckteam@fb.com si vous souhaitez bénéficier d’un accès plus rapide à la nouvelle expérience du centre de sécurité.
Après l’importation de collègues dans le centre de sécurité lors de la création du message, une page de résultats s’affiche. Celle-ci indique le nombre d’employés dont l’importation a réussi ou a échoué, ainsi que les doublons.
Depuis le message d’erreur, vous pouvez télécharger la liste des importations ayant échoué pour essayer de les importer à nouveau. Les problèmes les plus courants lors de l’importation d’employés sont notamment les identifiants d’employé non valides ou les e-mails qui ne correspondent pas à des utilisateurs de votre communauté.
Si les identifiants ou les e-mails semblent être corrects et que vous ne parvenez pas à importer les employés après plusieurs tentatives, contactez l’assistance Workplace.
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