Nouveau guide utilisateur

Un guide de démarrage pour vous aider à prendre une longueur d’avance avec Workplace.

Vous débutez sur Workplace et vous ne savez pas trop par où commencer ? Vous êtes au bon endroit.

Grâce à Workplace, vous pouvez collaborer avec votre équipe, recevoir les dernières annonces de la société, être au courant du travail effectué par les autres équipes et services, ainsi qu’entrer en contact avec plus de personnes dans la société. Ça semble beaucoup, nous en sommes conscients, mais Workplace est en fait plutôt simple. Ce guide vous aidera à :

  • Activer votre profil
  • Télécharger les applications Workplace et Workplace Chat
  • Configurer votre profil
  • Rejoindre, créer et vous connecter à des groupes
  • Communiquer avec vos collègues grâce aux discussions
  • Gérer vos notifications

1. Activation de votre profil

1. Activer votre profil

Activation par e-mail

Si vous disposez d’une adresse e-mail professionnelle, vous recevrez un e-mail vous invitant à rejoindre Workplace. Cliquez sur le lien et suivez les instructions pour activer votre profil. Vous pouvez également télécharger les instructions pour activer votre profil ici.


E-mail d’invitation à utiliser Workplace

Activation par code d’accès

Si vous ne disposez d’aucune adresse e-mail professionnelle, vous avez probablement reçu un code d’accès de la part de votre employeur. Pour activer votre profil :

  1. Accédez au site web Workplace.com et cliquez sur « Connexion » en haut à droite. Si vous utilisez un mobile, sélectionnez « Connexion » dans le menu situé en haut à droite.
  2. Sélectionnez « Créer un compte avec un code d’accès ».
  3. Saisissez votre code d’accès.
  4. Définissez votre nom d’utilisateur et créez un mot de passe unique.
  5. Rejoignez des groupes et abonnez-vous pour suivre vos collègues

Téléchargez ces instructions et partagez-les avec les autres membres de votre organisation.

Il se peut que votre organisation compte plusieurs espaces Workplace que vous pouvez rejoindre. Si tel est le cas, vous bénéficierez d’un profil différent pour chacun de ces comptes. Vous devrez les activer séparément.

2. Applications mobiles

2. Applications mobiles

Les applications mobiles Workplace et Workplace Chat vous permettent de garder contact plus facilement avec votre équipe, au bureau et ailleurs. Téléchargez les applications pour avoir l’assurance de ne jamais manquer une information importante.

Application Workplace :

Application Workplace Chat :

3. Votre profil Workplace

3. Votre profil Workplace

Les profils complets permettent à vos collègues de trouver les personnes adéquates à contacter lorsqu’ils ont des questions importantes. Ajoutez une photo professionnelle pour que les membres puissent mettre un visage sur un nom. De plus, ajoutez vos compétences pour mettre en avant vos atouts. Vous pouvez également ajouter une courte bio pour que vos collègues en sachent un peu plus à votre sujet.

L’exemple suivant montre à quoi peut ressembler votre profil :

Profil Workplace

4. Groupes Workplace

4. Groupes Workplace

Les groupes constituent la base de Workplace. Des espaces de communication et de collaboration vous aident à garder le contact et à rester informé(e). Regardez la vidéo ci-dessous pour avoir un rapide aperçu des groupes Workplace :

Aperçu vidéo des groupesPlay Icon

Vous souhaitez partager cette vidéo dans une publication Workplace ? Vous pouvez la télécharger ici.

Vous avez peut-être déjà été ajouté(e) à certains groupes. Vous pouvez en voir certains dans votre menu Accueil ici :

Recherche de groupes

Pour voir tous les groupes dont vous êtes membre, accédez à votre menu Accueil et cliquez sur Voir plus. Cliquez ensuite sur Groupes.

Création de groupes :

Tout le monde peut créer un groupe sur Workplace. Avant de commencer, utilisez la recherche pour vérifier que ce groupe n’existe pas déjà. S’il existe, rejoignez-le. Dans le cas contraire, vous pouvez en créer un. Voici deux choses à prendre en considération lors de la création d’un groupe :

Objectif du groupe

Les groupes Workplace sont généralement créés pour :

  • Les annonces propres à un bureau, à une région ou à la société
  • Les annonces propres aux services comme les nouveaux lancements, les campagnes marketing, les réussites commerciales, etc.
  • La collaboration d’équipes et sur des projets
  • Les échanges en tête à tête entre un responsable et un subordonné direct
  • La communication sociale, pour vous permettre d’échanger avec vos collègues au sujet d’expériences et de centres d’intérêt communs

Paramètre de confidentialité

Il existe trois paramètres de confidentialité différents pour les groupes sur Workplace :

  • Ouvert : tout le monde peut trouver un groupe ouvert, le rejoindre et voir les publications.
  • Fermé : tout le monde peut voir un groupe fermé, mais seuls les membres peuvent voir les publications.
  • Secret : les utilisateurs doivent être invités pour rejoindre un groupe secret. Les personnes qui ne sont pas membres d’un groupe secret ne peuvent pas le trouver ni consulter les publications.

Notez que l’administrateur système de votre organisation pourra voir tous les groupes, même les groupes secrets.

Ce tableau vous donnera une idée des paramètres de confidentialité les plus adaptés à chaque type de groupe :

Tableau recensant des groupes en fonction de leur objectif, des paramètres de confidentialité et des exemples de noms de groupes

Vous avez d’autres questions ? Consultez les bases de la prise en main d’un groupe, une formation à suivre à votre rythme qui couvre tous les aspects des groupes Workplace.

Communication dans les groupes

La communication dans les groupes se fait au moyen de publications. Les publications permettent d’organiser les discussions grâce aux commentaires. De plus, elles sont faciles à retrouver, même après plusieurs jours, semaines ou mois. Pour obtenir une présentation rapide des publications Workplace, regardez la vidéo ci-dessous :

Vidéo de présentation des publicationsPlay Icon

Vous souhaitez partager cette vidéo dans une publication Workplace ? Vous pouvez la télécharger ici.

Voici quelques conseils pour vous aider à créer des publications inspirantes et vous assurer qu’elles sont lues :

  • Utilisez les options de mise en forme des publications pour fractionner les gros blocs de texte et mettre à la une les informations importantes.
  • Ajoutez des images, des vidéos et des fichiers à vos publications. Les utilisateurs pourront voir des aperçus de vos fichiers dans votre publication et, si vous ajoutez un PDF, ils pourront également ajouter des commentaires et des avis sous forme d’annotations. De plus, tout fichier ajouté à une publication dans un groupe sera automatiquement enregistré dans l’onglet Fichiers de ce groupe. Il est donc facile de le retrouver plus tard.
  • Identifiez des personnes pour déclencher des notifications. Vous aurez ainsi la certitude que votre publication sera vue.
  • Essayez de ne pas publier en dehors des heures de travail. À la place, programmez une publication pour le lendemain.
  • Si votre publication est vraiment longue, essayez de créer une note. Grâce aux notes, vous pouvez intégrer des photos et vidéos, permettre la modification de groupe et ajouter une photo de couverture afin d’attirer l’attention des membres.

Consultez les Considérations avancées relatives aux publications pour disposer de plus de conseils et de recommandations qui vous aideront à maîtriser l’art de la publication sur Workplace.

5. Workplace Chat

5. Workplace Chat

Dans Workplace, la communication asynchrone se fait par le biais des publications. Les publications sont plus indiquées quand vous n’attendez pas de réponse immédiate et que vous voulez être sûr que les informations partagées seront faciles à retrouver plus tard. Pour la communication synchrone, nous avons Workplace Chat. Chat est la solution lorsque vous avez besoin d’une réponse rapidement ou que vous souhaitez simplement échanger de manière informelle avec vos collègues.

Vous pouvez commencer une discussion avec une personne ou un groupe de personnes et partager des fichiers, des photos, vidéos, des GIF et plus encore. Vous pouvez aussi lancer un bref appel vocal ou vidéo pour accélérer la prise de décisions. Les groupes de moins de 250 membres peuvent également disposer de leur propre discussion. Ainsi, vous pouvez facilement rester en contact avec votre équipe. Regardez la vidéo ci-dessous pour avoir un aperçu rapide de Workplace Chat :

Vidéo de la fonctionnalité de discussionPlay Icon

Vous souhaitez partager cette vidéo dans une publication Workplace ? Vous pouvez la télécharger ici.

Les conversations dans Chat ont tendance à évoluer rapidement. Voici quelques conseils pour vous aider à gérer les informations importantes :

Consultez ce guide pour obtenir plus de conseils et d’astuces relatifs à l’utilisation de Workplace Chat.

6. Gestion de vos notifications

6. Gestion de vos notifications

En continuant à utiliser Workplace, vous rejoindrez probablement de nouveaux groupes, et cela signifiera plus de notifications. Nous savons que certaines notifications comptent plus que d’autres, c’est pourquoi il est facile de modifier vos préférences de notifications dans Workplace pour vous aider à garder le contrôle de votre charge de travail. Regardez cette vidéo pour avoir un rapide aperçu des conseils présentés ci-après :

Vidéo sur la gestion des notificationsPlay Icon

Vous souhaitez partager cette vidéo dans une publication Workplace ? Vous pouvez la télécharger ici.

Modifier vos paramètres de notifications

Cliquez sur l’icône de votre photo de profil et sélectionnez Paramètres. Ensuite, cliquez sur Notifications pour modifier le mode de réception de vos notifications (dans l’application et/ou par e-mail), ainsi que l’objet des notifications.

Modification des notifications

Modifier les notifications provenant de groupes spécifiques

Certains groupes, comme les groupes d’équipe et de projet, nécessiteront plus d’attention que d’autres, comme les groupes sociaux. Vos préférences de notification pour les groupes sont automatiquement définies sur À la une. Si vous voulez modifier ces préférences, vous pouvez le faire de deux façons :

  1. Individuellement, depuis la page de chaque groupe, en cliquant sur le bouton et en sélectionnant Notifications.
  2. Par lot, en accédant à votre page Groupes dans le menu Accueil et en cliquant sur Gérer des groupes par lot.


Modification des notifications des groupes

Donner la priorité aux groupes les plus importants

Donner la priorité à un groupe signifie que toutes les notifications que vous recevrez de ce groupe apparaîtront en haut de vos notifications, et les nouvelles publications apparaîtront en haut de votre fil d’actualité. Découvrez comment donner la priorité à vos groupes les plus importants ici.

Téléphone mobile avec une liste de groupes prioritaires et une liste de groupes sous « Raccourcis »

Filtrer vos notifications

Essayez de démarrer votre journée en affinant vos notifications pour voir les identifications et les réponses. Ainsi, vous êtes sûr(e) de ne manquez aucune des publications dans lesquelles vous avez été spécifiquement mentionné, ou des questions ou commentaires dans des publications ou commentaires que vous avez rédigés. Ensuite, passez aux autres notifications non lues pour vous mettre à jour.


Filtres des notifications

Lisez ce guide pour découvrir d’autres conseils sur la gestion des notifications Workplace.

Ressources complémentaires

Ressources complémentaires

  • Téléchargez la synthèse du guide du nouvel utilisateur et partagez-la avec votre équipe !
  • Consultez Workplace Academy pour découvrir des expériences d’apprentissage interactives comme la formation en direct, les démonstrations de produits, les formations à suivre à votre rythme et plus encore.
  • Consultez les Pages d’aide pour une assistance au dépannage et des réponses aux questions les plus fréquemment posées.
  • Consultez les options de travail pour découvrir de nouvelles façons d’utiliser Workplace en vue de gagner en efficacité.
  • Rejoignez des communautés Workplace pour découvrir des insights sur d’autres organisations qui utilisent Workplace.