Guide de lancement rapide

Un guide de l’administrateur pour un déploiement rapide de Workplace.

Vous êtes ici, car vous avez décidé d’utiliser Workplace pour transformer la manière dont les membres de votre organisation entrent en contact, communiquent et collaborent. Voilà un beau projet. Nous avons hâte que vous fassiez vos premiers pas !

Changer le fonctionnement de votre organisation est un projet ambitieux, mais nous sommes là pour aider. Ce guide de lancement rapide a été conçu grâce aux données de milliers de déploiements Workplace réussis. Utilisez-le pour planifier le lancement de Workplace et le mettre en œuvre rapidement.

Ce guide vous aidera à :

  1. Anticiper les étapes de lancement
  2. Configurer Workplace sur le plan technique
  3. Recruter et former des membres impliqués
  4. Structurer vos groupes
  5. Impliquer les dirigeants et les responsables d’équipes
  6. Communiquer à propos du lancement de Workplace

Découvrez le rôle de l’administrateur Workplace et les fonctionnalités disponibles pour vous aider à gérer votre Workplace dans notre formation en direct sur les notions de base de l’administration Workplace. Vous recevrez une formation interactive et pratique, mais aussi l’aide de spécialistes pour configurer et gérer votre Workplace.

Avant de commencer

Avant de commencer

Obtenir l’adhésion et l’engagement des dirigeants

Expliquez à vos dirigeants en quoi l’adoption de Workplace participe aux objectifs de votre organisation. En fonction de ces objectifs, incitez-les à adopter certains comportements sur Workplace. Par exemple, si les dirigeants souhaitent recueillir l’avis des employés sur le terrain et du personnel en contact avec les clients, ils doivent interagir avec eux directement sur Workplace, par l’intermédiaire de sondages et de séances de questions/réponses en direct.

Pour obtenir d’autres conseils sur les moteurs d’activité et la valeur que Workplace peut apporter à votre organisation, participez à l’atelier d’évaluation de la valeur.

Créer une équipe de projet Workplace

Vous devrez créer une équipe de projet Workplace pour planifier votre lancement et le mettre en œuvre. En général, une équipe de projet Workplace se compose des membres suivants :

  1. Un dirigeant partenaire : il encourage ses employés à adopter Workplace et définit une orientation depuis le sommet de l’organisation.
  2. Un responsable de projet : il gère le projet et coordonne les ressources au cours de l’implémentation.
  3. Des responsables IT/RH : ils importent tous les employés et effectuent l’intégration avec le fournisseur d’identité/SSO, le cas échéant.
  4. Un directeur des communications internes : il planifie la stratégie de communication interne et la met en œuvre.
  5. Des membres impliqués sur Workplace : ils définissent des contenus pour le lancement de Workplace et font la promotion de la plate-forme. Nous verrons plus en détail qui sont les membres impliqués sur Workplace.
1. Configuration technique de Workplace

1. Configuration technique de Workplace

Vous aurez probablement besoin des équipes informatiques de votre entreprise pour configurer votre Workplace et préparer votre lancement. Demandez-leur de suivre ces étapes pour configurer Workplace pour votre organisation :

Conseil de pro : avant le lancement, intégrez Workplace aux autres outils de travail utilisés dans l’organisation. Vous pouvez notamment commencer par les intégrations de partage de contenus et de fichiers. Elles facilitent le partage de fichiers dans Workplace et la collaboration de différents utilisateurs. Parcourez les intégrations disponibles dans l’Annuaire des intégrations.

2. Membres impliqués sur Workplace

2. Membres impliqués sur Workplace

Sélectionnez un petit groupe de personnes variées dans votre organisation et demandez-leur de vous aider à créer des groupes, à promouvoir l’adoption de la plate-forme et à sensibiliser le reste de l’organisation à l’utilisation de Workplace.

Choisir vos membres impliqués :

Sélectionnez environ cinq membres impliqués par tranche de 100 employés dans votre entreprise. Les membres impliqués doivent être choisis en fonction de leur influence et de leurs comportements d’adeptes précoces. Les responsables d’équipes sont de très bons membres impliqués, car ils influencent les habitudes de travail de leurs équipes.

Les organisations dont les employés travaillent sur le terrain doivent s’assurer que les responsables endossent le rôle de membres impliqués au tout début du déploiement. Ils jouent un rôle essentiel pour motiver leurs subordonnés directs et les intégrer à l’initiative, mais aussi pour aider les personnes qui en ont besoin, notamment pour accéder à leur compte ou apprendre à utiliser Workplace.

Préparer vos membres impliqués :

3. Créer des groupes

3. Créer des groupes

Avant d’inviter votre organisation à rejoindre Workplace, créez un ensemble de groupes clés et affectez-y des membres. Lorsque vous créez des groupes, vous devez prendre deux éléments en considération :

  • La confidentialité : comment les personnes rejoignent votre groupe et qui peut voir les publications.
  • Les autorisations de publication : qui peut publier du contenu dans le groupe.

Confidentialité

  • Ouvert : tout le monde peut rejoindre le groupe, voir les membres et les publications.
  • Fermé : tout le monde peut envoyer une demande d’adhésion, et seuls les membres peuvent voir les publications.
  • Secret : les utilisateurs doivent être invités pour rejoindre le groupe et voir les publications. Les groupes secrets ne s’affichent pas dans la recherche. Seuls les membres et les administrateurs en connaissent l’existence.

Autorisations de publication

  • Tout le monde peut publier du contenu
  • Les publications sont soumises à l’approbation d’un administrateur
  • Seuls les administrateurs peuvent publier du contenu

Vous pouvez utiliser les Groupes de personnes pour affecter des membres à vos groupes en fonction de critères tels que le service, l’intitulé du poste, le lieu ou autre. Découvrez comment créer des Groupes de personnes dans les Pages d’aide de Workplace.

Les groupes clés peuvent être structurés autour de deux types de communications :

1. Communications d’entreprise

Les groupes dédiés aux annonces et aux discussions à l’échelle de l’entreprise peuvent simplifier les communications et vous permettre de tisser des liens plus étroits, depuis le siège social jusqu’aux équipes de terrain.

  • Créez un groupe ouvert, du type « Annonces de [Nom de l’entreprise] ».
    • Indiquez que le groupe est officiel.
    • Ajoutez d’autres administrateurs pour gérer le groupe en votre absence.
    • Faites-en un groupe par défaut afin que tous les employés y figurent automatiquement.
    • Définissez des autorisations de publication réservées aux administrateurs.
    • Utilisez le groupe pour partager des actualités et des informations importantes auprès de l’ensemble de l’entreprise.
  • Créez des groupes ouverts dédiés aux annonces régionales, du type « Annonces à [Lieu] »
    • Ajoutez d’autres administrateurs pour gérer le groupe en votre absence.
    • Définissez des autorisations de publication réservées aux administrateurs.
    • Utilisez les Groupes de personnes (synchronisés avec les profils Workplace) pour affecter des membres aux groupes en fonction de leur lieu.
    • Utilisez ce groupe pour partager des actualités et des informations régionales.
  • Créez des groupes de discussion ouverts à l’échelle de toute l’entreprise ou d’une région, du type « Discussion de [Nom de l'entreprise] » et « Discussion à [Lieu du bureau] ».
    • Ajoutez d’autres administrateurs pour gérer le groupe en votre absence.
    • Autorisez tous les membres à publier du contenu ou soumettez les publications à l’approbation d’un administrateur.
    • Définissez votre groupe de discussion à l’échelle de l’entreprise en tant que groupe par défaut. Utilisez les Groupes de personnes (synchronisés avec les profils Workplace) pour affecter des membres aux groupes régionaux en fonction de leur lieu.
    • Incitez les employés à poser leurs questions et à lancer des discussions professionnelles dans le groupe.
  • Conseil de pro : créez des groupes à vocation sociale ouverts pour exprimer votre reconnaissance envers les utilisateurs qui contribuent et qui génèrent de bons résultats. Avec ce groupe, n’importe qui dans l’entreprise pourra féliciter un collègue.
    • Autorisez tous les membres à publier du contenu.

2. Travail d’équipe

C’est ici que chacun effectue son travail quotidien. Les personnes utilisent leurs groupes d’équipe et de service pour partager des infos sur leur travail, collaborer sur des fichiers, communiquer par texte, appels vocaux ou vidéo, et bien plus encore.

  • Créez des groupes fermés pour les équipes et les services de votre organisation et attribuez le rôle d’administrateur à un responsable.
  • Autorisez tous les membres à publier du contenu.
  • Invitez les membres impliqués à créer des groupes fermés pour chacun de leurs projets, ainsi que des groupes secrets pour communiquer avec leurs responsables ou subordonnés directs.

Vous ne savez pas quels groupes créer ? Rejoignez notre formation en direct Comment travailler dans Workplace pour découvrir des cas d’utilisation de Workplace et les reproduire dans votre entreprise. Des spécialistes vous apporteront leur aide et répondront à toutes vos questions grâce à des formations interactives pratiques.

4. Impliquer les dirigeants et les responsables d’équipes

4. Impliquer les dirigeants et les responsables d’équipes

Les dirigeants utilisent Workplace pour partager des actualités, informer leurs employés et communiquer au sein de l’organisation. Assurez-vous qu’ils savent utiliser Workplace et qu’ils en connaissent les avantages, aussi bien pour eux que pour l’entreprise.

Voici quelques ressources que vous pouvez partager avec vos dirigeants :

Impliquez très tôt les responsables d’équipes dans le lancement de Workplace. Plus ils connaissent Workplace, et plus leurs équipes pourront tirer profit de cet outil. Voici quelques ressources que vous pouvez partager avec eux :

5. Communiquer à propos du lancement

5. Communiquer à propos du lancement

Suscitez l’enthousiasme des employés pour le lancement en axant vos communications sur la valeur que Workplace leur apportera au quotidien. Utilisez ce plan de communication modélisé pour promouvoir Workplace et intégrer rapidement les employés.

6. Envoyer des invitations

Étape 6 : envoyer des invitations

Une fois que vous avez configuré vos groupes et communiqué le lancement à votre équipe, vous pouvez envoyer vos invitations. Utilisez les communications du Plan de communication pour un lancement rapide pour partager les informations d’activation de profil et continuer à inciter les employés à rejoindre Workplace et à interagir après le jour du lancement.

Assurez-vous que les employés sont informés des nombreuses ressources d’aide et de formation qui sont à leur disposition. Partagez des liens vers les articles pour bien démarrer avec Workplace afin d’aider les employés à maîtriser rapidement Workplace :

  • Kit de formation du nouvel utilisateur : cette formation à la demande contient toutes les informations dont vos employés ont besoin pour commencer à travailler dans Workplace
  • Guide du nouvel utilisateur : un guide simple en sept étapes pour faire ses premiers pas en tant qu’utilisateur Workplace
  • Guide de l’administrateur de groupe : n’importe quel utilisateur qui crée un groupe dans Workplace devient administrateur de groupe. Découvrez le rôle de l’administrateur de groupe et les fonctionnalités disponibles pour vous aider à gérer vos groupes Workplace
  • Gestion des notifications : découvrez comment désactiver certaines notifications inutiles et vous tenir au courant des informations importantes.

Autres guides utiles

Autres ressources utiles

Après le lancement de Workplace, assurez-vous de consulter les diverses ressources qui vous aideront à évaluer la réussite de votre lancement, comprendre le Panneau d’administration de Workplace et inciter les utilisateurs à adopter Workplace et à interagir par la suite.

Formation disponible

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Comment lancer Workplace

Découvrez comment lancer Workplace avec l’aide et le soutien en direct d’experts de Workplace.

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Comment travailler sur Workplace

Découvrez comment structurer vos groupes afin de répondre aux besoins de votre organisation et de travailler de manière efficace.

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Notions de base pour les administrateurs Workplace

Découvrez comment configurer et gérer votre communauté Workplace à partir du panneau d’administration Workplace.