Guide de lancement rapide

Ce guide présente les étapes clés pour vous aider à réussir votre lancement de Workplace auprès de 500 personnes ou moins.


Vous êtes ici, car vous avez décidé d’utiliser Workplace pour transformer la manière dont les membres de votre organisation entrent en contact, communiquent et collaborent. Voilà un beau projet. Nous avons hâte que vous fassiez vos premiers pas !
Changer le fonctionnement de votre organisation est un projet ambitieux, mais nous sommes là pour aider. Ce guide de lancement rapide a été conçu grâce aux données de milliers de déploiements Workplace réussis. Utilisez-le pour planifier le lancement de Workplace et le mettre en œuvre rapidement.
Ce guide vous aidera à :
  • Anticiper les étapes de lancement
  • Configurer Workplace sur le plan technique
  • Recruter et former vos membres impliqués
  • Élaborer la structure de votre groupe
  • Impliquer les dirigeants et les managers
  • Communiquer sur le lancement de Workplace
Découvrez le rôle de l’admin Workplace et les fonctionnalités disponibles pour vous aider à gérer votre Workplace dans notre formation en direct sur les notions de base de l’administration Workplace. Vous recevrez une formation interactive et pratique, mais aussi l’aide de spécialistes pour configurer et gérer votre Workplace.
Avant de commencer
Avant de commencer
Obtenir l’adhésion et l’engagement des dirigeants
Expliquez à vos dirigeants en quoi l’adoption de Workplace participe aux objectifs de votre organisation. En fonction de ces objectifs, incitez-les à adopter certains comportements sur Workplace. Par exemple, si les dirigeants souhaitent recueillir l’avis des employés de terrain et du personnel en contact avec les clients, ils doivent interagir avec eux directement sur Workplace, par l’intermédiaire de sondages et de séances de questions/réponses en direct.
Pour obtenir d’autres conseils sur les moteurs d’activité et la valeur que Workplace peut apporter à votre organisation, participez à l’atelier d’évaluation de la valeur.
Créer une équipe de projet Workplace
Vous devrez créer une équipe de projet Workplace pour planifier votre lancement et le mettre en œuvre. En général, une équipe de projet Workplace se compose des membres suivants :
  1. Un dirigeant partenaire : il encourage ses employés à adopter Workplace et définit une orientation depuis le sommet de l’organisation.
  2. Un responsable de projet : il gère le projet et coordonne les ressources au cours de l’implémentation.
  3. Des responsables IT/RH : ils importent tous les employés et effectuent l’intégration avec le fournisseur d’identité/SSO, le cas échéant.
  4. Un directeur des communications internes : il planifie la stratégie de communication interne et la met en œuvre.
  5. Des membres impliqués sur Workplace : ils définissent des contenus pour le lancement de Workplace et font la promotion de la plate-forme. Nous verrons plus en détail qui sont les membres impliqués sur Workplace.
1. Configurer Workplace sur le plan technique
1. Configurer Workplace sur le plan technique
Vous aurez probablement besoin des équipes informatiques de votre entreprise pour configurer votre Workplace et préparer votre lancement. Demandez-leur de suivre ces étapes pour configurer Workplace pour votre organisation :
  1. Si vos utilisateurs utilisent un ou plusieurs domaines d’entreprise pour accéder à Workplace (par exemple, @entreprise.com), assurez-vous que ces domaines sont marqués comme vérifiés dans le Panneau d’administration Workplace.
  2. Déterminez comment vous créerez les utilisateurs dans Workplace : manuellement, de manière groupée en important un fichier CSV ou en associant un répertoire Cloud.
  3. Créez les utilisateurs dans Workplace, mais attendez avant de leur envoyer des invitations. Nous vous recommandons de créer vos groupes et de préparer votre organisation avant d’inviter les employés à rejoindre Workplace. Découvrez quel est le cycle de vie d’un compte dans les Ressources techniques de Workplace.
  4. Par défaut, Workplace demande aux utilisateurs de créer un mot de passe pour leur compte lorsqu’ils y accèdent pour la première fois. Les admins de Workplace Advanced peuvent activer l’authentification unique (SSO) pour ajouter un dispositif de sécurité supplémentaire.
  5. Lorsque vous êtes prêt(e) pour le lancement, vous pouvez inviter les utilisateurs à accéder à Workplace. Les utilisateurs qui disposent d’une adresse e-mail recevront une invitation personnalisée par e-mail afin de revendiquer leur compte. Pour ceux qui ne disposent d’aucune adresse e-mail, vous devrez fournir des codes d’accès à usage unique pour leur première connexion à Workplace.
Conseil de pro : avant le lancement, intégrez Workplace aux autres outils de travail utilisés dans l’organisation. Vous pouvez notamment commencer par les intégrations de partage de contenus et de fichiers. Elles facilitent le partage de fichiers dans Workplace et la collaboration de différents utilisateurs. Parcourez les intégrations disponibles dans l’Annuaire des intégrations.
2. Membres impliqués sur Workplace
2. Membres impliqués sur Workplace
Sélectionnez un petit groupe de personnes variées dans votre organisation et demandez-leur de vous aider à créer des groupes, à promouvoir l’adoption de la plate-forme et à sensibiliser le reste de l’organisation à l’utilisation de Workplace.
Choisir vos membres impliqués :
Sélectionnez environ cinq membres impliqués par tranche de 100 employés dans votre entreprise. Les membres impliqués doivent être choisis en fonction de leur influence et de leurs comportements d’adeptes précoces. Les responsables d’équipes sont de très bons membres impliqués, car ils influencent les habitudes de travail de leurs équipes.
Les organisations dont le personnel travaille sur le terrain doivent s’assurer que les responsables endossent le rôle de membres impliqués au tout début du déploiement. Ils jouent un rôle essentiel pour motiver leurs subordonnés directs et les intégrer à l’initiative, mais aussi pour aider les personnes qui en ont besoin, notamment pour accéder à leur compte ou apprendre à utiliser Workplace.
Préparer vos membres impliqués :
  • Utilisez le modèle d’e-mail dans le Plan de communication de lancement rapide (étape 4) pour avertir vos membres impliqués de leur rôle au moment du lancement.
  • Proposez-leur de lire le cours Notions de base pour les utilisateurs de Workplace afin qu’ils apprennent à se servir Workplace.
  • Faites-leur bénéficier d’un accès anticipé en les invitant à utiliser Workplace.
  • Créez un groupe Workplace secret appelé « Membres impliqués sur Workplace » et ajoutez-les au groupe. Ce groupe vous permettra de communiquer avec les membres impliqués avant, pendant et après le lancement.
3. Créer des groupes
3. Créer des groupes
Avant d’inviter votre organisation à rejoindre Workplace, créez un ensemble de groupes clés et affectez-y des membres. Lorsque vous créez des groupes, vous devez prendre deux éléments en considération :
  • La confidentialité : comment les personnes rejoignent votre groupe et qui peut voir les publications.
  • Les autorisations de publication : qui peut publier du contenu dans le groupe.
Confidentialité
  • Ouvert : tout le monde peut rejoindre le groupe, voir les membres et les publications.
  • Fermé : tout le monde peut envoyer une demande d’adhésion, et seuls les membres peuvent voir les publications.
  • Secret : les utilisateurs doivent être invités pour rejoindre le groupe et voir les publications. Les groupes secrets ne s’affichent pas dans la recherche. Seuls les membres et les admins en connaissent l’existence.
Autorisations de publication
  • Tout le monde peut publier du contenu
  • Les publications sont soumises à l’approbation d’un admin
  • Seuls les admins peuvent publier du contenu
Vous pouvez utiliser les Ensembles de personnes pour affecter des membres à vos groupes en fonction de critères tels que le service, l’intitulé du poste, le lieu de travail ou autre. Découvrez comment créer des Ensembles de personnes dans les pages d’aide de Workplace.
Les groupes clés peuvent être structurés autour de 3 types de communications :
1. Communications d’entreprise
Les groupes dédiés aux annonces et aux discussions à l’échelle de l’entreprise peuvent simplifier les communications et vous permettre de tisser des liens plus étroits, depuis le siège social jusqu’aux équipes de terrain.
  • Créez un groupe ouvert, du type « Annonces de [Nom de l’entreprise] ».
    • Ajoutez d’autres admins pour gérer le groupe en votre absence.
    • Faites-en un groupe par défaut afin que tous les employés y figurent automatiquement.
    • Définissez des autorisations de publication réservées aux admins.
    • Utilisez le groupe pour partager des actualités et des informations importantes avec l’ensemble de l’entreprise.
  • Créez des groupes ouverts dédiés aux annonces régionales, du type « Annonces à [Lieu] ».
    • Ajoutez d’autres admins pour gérer le groupe en votre absence.
    • Définissez des autorisations de publication réservées aux admins.
    • Utilisez les Ensembles de personnes (synchronisés avec les profils Workplace) pour affecter des membres aux groupes en fonction de leur lieu de travail.
    • Utilisez ce groupe pour partager des actualités et des informations régionales.
  • Créez des groupes de discussion ouverts à l’échelle de toute l’entreprise ou d’une région, du type « Discussion de [Nom de l’entreprise] » et « Discussion à [Lieu du bureau] ».
    • Ajoutez d’autres admins pour gérer le groupe en votre absence.
    • Autorisez tous les membres à publier du contenu ou soumettez les publications à l’approbation d’un admin.
    • Définissez votre groupe de discussion à l’échelle de l’entreprise en tant que groupe par défaut. Utilisez les Ensembles de personnes (synchronisés avec les profils Workplace) pour affecter des membres aux groupes régionaux en fonction de leur lieu de travail.
    • Incitez les employés à poser leurs questions et à lancer des discussions professionnelles dans le groupe.
  • Conseil de pro : créez des groupes à vocation sociale ouverts pour exprimer votre reconnaissance envers les utilisateurs qui contribuent et qui génèrent de bons résultats. Avec ce groupe, n’importe qui dans l’entreprise pourra féliciter un collègue.
    • Autorisez tous les membres à publier du contenu.
2. Workflows courants et répétitifs
Utilisez les groupes pour simplifier les processus et les workflows, tels que :
  • Un groupe consacré aux questions/réponses sur les ressources humaines ou un groupe d’assistance informatique : pour permettre aux employés de trouver des réponses à leurs questions.
  • Un groupe dédié aux infrastructures : pour signaler rapidement et efficacement les problèmes liés à l’équipement et aux infrastructures.
  • Un groupe dédié aux remplacements : pour permettre aux employés de terrain de demander un remplacement ou de proposer de remplacer quelqu’un. Pour en savoir plus sur les remplacements, consultez les pages d’aide.
3. Travail d’équipe
C’est ici que chacun effectue son travail quotidien. Les personnes utilisent leurs groupes d’équipe et de service pour partager des infos sur leur travail, collaborer sur des fichiers, communiquer par texte, appels vocaux ou vidéo, et bien plus encore.
  • Créez des groupes fermés pour les équipes et les services de votre organisation et attribuez le rôle d’admin à un responsable.
  • Autorisez tous les membres à publier du contenu.
  • Invitez les membres impliqués à créer des groupes fermés pour chacun de leurs projets, ainsi que des groupes secrets pour communiquer avec leurs responsables ou subordonnés directs.
Conseil pro : encouragez les responsables d’équipe et les chefs de service à créer des groupes d’annonces pour leur équipe ou leur service, tels que « Annonces marketing », « Nouveaux lancements de produits » et « Réussites commerciales ». Ces groupes peuvent être utilisés pour tenir tout le monde informé du travail effectué au sein de l’organisation.
4. Impliquer les dirigeants et les responsables d’équipes
4. Impliquer les dirigeants et les responsables d’équipes
Les dirigeants utilisent Workplace pour partager des actualités, informer leurs employés et communiquer au sein de l’organisation. Assurez-vous qu’ils savent utiliser Workplace et qu’ils en connaissent les avantages, aussi bien pour eux que pour l’entreprise.
Voici quelques ressources que vous pouvez partager avec vos dirigeants :
Impliquez très tôt les responsables d’équipe dans le lancement de Workplace. Plus ils connaissent Workplace, et plus leurs équipes pourront tirer profit de cet outil. Voici quelques ressources que vous pouvez partager avec eux :
5. Communiquer à propos du lancement
5. Communiquer à propos du lancement
Suscitez l’enthousiasme des employés pour le lancement en axant vos communications sur la valeur que Workplace leur apportera au quotidien. Une stratégie de communication complète est essentielle pour obtenir l’adhésion d’un plus grand nombre de personnes au sein de votre organisation. Pour vous aider, nous avons créé le modèle Plan de communication pour le lancement qui comprend les messages essentiels à tout lancement de Workplace. S
6. Envoyer des invitations
Étape 6 : envoyer des invitations
Une fois que vous avez configuré vos groupes et communiqué le lancement à votre équipe, vous pouvez envoyer vos invitations. Utilisez les communications du Plan de communication pour un lancement rapide pour partager les informations d’activation de profil et continuer à inciter les employés à rejoindre Workplace et à interagir après le jour du lancement.
Assurez-vous que les employés sont informés des nombreuses ressources d’aide et de formation qui sont à leur disposition. Partagez les liens vers les articles pour bien démarrer avec Workplace afin d’aider les employés à maîtriser rapidement Workplace :
  • Notions de base pour les nouveaux utilisateurs : cette formation à rythme libre contient toutes les informations dont vos employés ont besoin pour commencer à travailler dans Workplace.
  • Guide du nouvel utilisateur : un guide simple en 7 étapes pour faire vos premiers pas en tant que nouvel utilisateur Workplace.
  • Guide de l’admins de groupe : n’importe quel utilisateur qui crée un groupe dans Workplace devient admin de groupe. Découvrez le rôle de l’admin de groupe et les fonctionnalités disponibles pour vous aider à gérer vos groupes Workplace.
  • Gestion des notifications : découvrez comment désactiver certaines notifications inutiles et vous tenir au courant des informations importantes.
Autres ressources utiles
Autres ressources utiles
Après le lancement de Workplace, assurez-vous de consulter les diverses ressources qui vous aideront à évaluer la réussite de votre lancement, comprendre le Panneau d’administration de Workplace et inciter les utilisateurs à adopter Workplace et à interagir par la suite.