Gestion des comptes

Découvrez comment créer, mettre à jour et désactiver des comptes utilisateur sur Workplace.

Table des matières

Présentation

Présentation

Workplace est conçu pour que chacun des membres de votre organisation puisse s’exprimer, de la direction aux ateliers. Nous savons que tous les employés ne bénéficient pas d’une adresse e-mail d’entreprise et c’est pourquoi nous avons créé les codes d’accès. Grâce aux codes d’accès, les employés peuvent activer leur compte sans avoir besoin d’une adresse e-mail d’entreprise.

Instructions de départ

Pour ajouter votre premier utilisateur sans adresse e-mail dans Workplace, suivez ces deux étapes :

1
Activez la fonctionnalité sans adresse e-mail dans Workplace.

2
Créez un compte sans adresse e-mail.
Activez la fonctionnalité sans adresse e-mail dans Workplace.

Activer la fonctionnalité sans adresse e-mail dans Workplace

Pour créer des utilisateurs sans adresse e-mail, vous devez activer cette fonctionnalité dans votre environnement Workplace. Dotez-vous d’un compte d’administrateur système et suivez les étapes ci-dessous pour activer la création de comptes sans adresse e-mail :

1
Dans le Panneau d’administration, sélectionnez Paramètres.

2
Faites défiler la page vers le bas jusqu’à Création de profils avec codes d’accès.

3
Cochez la case Autorisez vos collègues sans adresse e-mail à se connecter à Workplace grâce à un code d’accès.

4
Cliquez sur Enregistrer.
?
Une vois que vous vous êtes déconnecté(e) et reconnecté(e), la création d’utilisateurs sans adresse e-mail doit être activée dans votre instance.
Créer un compte sans adresse e-mail

Créer un compte sans adresse e-mail

Suivez les étapes ci-dessous pour créer un compte sans adresse e-mail :

1
Dans le Panneau d’administration, accédez à la section Personnes.

2
Cliquez sur le bouton + Ajouter des personnes.

3
Sélectionnez Ajouter une personne.

4
Renseignez les informations demandées sur l’utilisateur. Saisissez un ID employé en utilisant le format de votre choix (sauf e-mail). Ne saisissez pas d’adresse e-mail.

5
Vérifiez que la méthode d’authentification est définie sur Mot de passe.

6
Cliquez sur Ajouter.
?
Les ID des employés doivent être propres à chaque utilisateur dans l’organisation, sans quoi vous recevrez un message d’erreur lors de sa création.
?
Pour créer un utilisateur sans adresse e-mail, les champs EmployeeID et Name sont obligatoires. Tous les autres champs sont facultatifs, mais nous vous invitons à les renseigner au maximum afin d’enrichir les profils des employés.
?
Laissez le champ de l’adresse e-mail vierge si vous prévoyez de créer un utilisateur sans adresse e-mail. S’il est renseigné, Workplace considère que le compte dispose d’une adresse e-mail valide et ne génère aucun code d’accès pour ce compte.
Gérer les comptes sans adresse e-mail

Gérer les comptes sans adresse e-mail

Gérer les comptes sans adresse e-mail manuellement

Vous pouvez gérer les utilisateurs sans adresse e-mail manuellement, un par un, comme vous créeriez manuellement un utilisateur avec adresse e-mail.

Gérer les comptes sans adresse e-mail de façon groupée

Vous pouvez gérer les utilisateurs sans adresse e-mail de façon groupée, à l’aide d’une feuille de calcul, comme vous géreriez les utilisateurs avec adresse e-mail de façon groupée.

?
Vous avez la possibilité de gérer les utilisateurs avec et sans adresse e-mail d’entreprise de façon groupée à l’aide d’une même feuille de calcul. Le modèle contient des colonnes pour les champs Employee Id et Manager Employee Id.

Gérer les comptes sans adresse e-mail via l’API Account Management

Vous pouvez gérer les utilisateurs sans adresse e-mail via l’API Account Management comme vous géreriez les utilisateurs avec adresse e-mail via l’API.

?
Vous avez la possibilité de gérer les utilisateurs avec et sans adresse e-mail d’entreprise simultanément via l’API.
Récupérer des codes d’accès

Récupérer des codes d’accès

Plusieurs méthodes s’offrent à vous pour créer des codes d’accès pour les utilisateurs sans adresse e-mail :

  • Récupérez les codes d’accès des utilisateurs individuels.
  • Récupérez les codes d’accès des utilisateurs répertoriés sur une feuille de calcul.
Récupérer le code d’accès d’un seul utilisateur

Récupérer le code d’accès d’un utilisateur sans adresse e-mail

En étant connecté(e) en tant qu’utilisateur doté de l’autorisation Ajouter et supprimer des comptes, vous pouvez récupérer le code d’accès d’un utilisateur sans adresse e-mail :

1
Dans le Panneau d’administration, sélectionnez Personnes.

2
Cliquez sur l’icône ... à côté de l’utilisateur sans adresse e-mail dont vous souhaitez récupérer le code.

3
Sélectionnez Obtenir un code d’accès.

4
Copiez et enregistrez le code d’accès à 16 chiffres de l’utilisateur.

5
Communiquez le code d’accès à l’utilisateur.
Récupérer les codes d’accès de plusieurs utilisateurs

Récupérer simultanément les codes d’accès de plusieurs utilisateurs sans adresse e-mail

En étant connecté(e) en tant qu’utilisateur doté de l’autorisation Ajouter et supprimer des comptes, vous pouvez récupérer les codes d’accès de plusieurs utilisateurs :

1
Dans le Panneau d’administration, accédez à Personnes.

2
Cliquez sur le bouton ... et sélectionnez Obtenir les codes d’accès.

3
Indiquez si vous voulez Envoyer les codes d’accès aux responsables. Dans ce cas, les responsables reçoivent un e-mail avec les codes d’accès des employés qu’ils supervisent. Sélectionnez cette option si vous savez que votre organigramme Workplace est à jour.

4
Cliquez sur Envoyer les codes.
Première connexion à l’aide des codes d’accès

Première connexion à l’aide d’un code d’accès

Une fois que vous avez reçu un code d’accès, vous pouvez vous connecter à Workplace pour la première fois et revendiquer votre compte à l’aide d’un navigateur web ou de l’application mobile.

Pour revendiquer un compte à l’aide d’un navigateur web :


2
Cliquez sur Créer un compte avec votre code d’accès.

3
Saisissez votre code d’accès à 16 chiffres et cliquez sur le bouton Continuer.

4
Choisissez un nom d’utilisateur et définissez un mot de passe.

5
Cochez la case Accepter les conditions générales.

6
Cliquez sur Continuer. Votre compte est désormais créé.

Pour revendiquer un compte à l’aide d’une application mobile :

1
Ouvrez l’application Workplace.

2
Cliquez sur Créer un compte.

3
Cliquez sur Créer un compte avec un code d’accès.

4
Saisissez votre code d’accès à 16 chiffres et sélectionnez Continuer.

5
Choisissez un nom d’utilisateur et définissez un mot de passe.

6
Cochez la case Accepter les conditions générales.

7
Cliquez sur Continuer. Votre compte est désormais créé.
Réinitialiser un mot de passe

Réinitialiser le mot de passe d’un compte sans adresse e-mail

Si vous avez oublié votre mot de passe, suivez les étapes suivantes pour le réinitialiser :

1
Indiquez votre nom d’utilisateur dans la zone de texte de la page de connexion. Cliquez sur Continuer.

2
Cliquez sur Mot de passe oublié ?.

3
Indiquez votre nom d’utilisateur dans la zone de texte.

4
Saisissez le nouveau code d’accès envoyé par votre administrateur système.

5
Définissez un nouveau mot de passe.
Convertir un compte sans adresse e-mail en compte avec adresse e-mail

Convertir un compte sans adresse e-mail en compte avec adresse e-mail

Lorsqu’une adresse e-mail d’entreprise est attribuée à un utilisateur qui n’en possédait pas, vous pouvez renseigner le champ correspondant à son adresse e-mail. Une fois que le champ de l’adresse e-mail a bien été mis à jour, l’utilisateur ne se connecte plus via des codes d’accès. Il est traité comme un utilisateur disposant d’une adresse e-mail d’entreprise.

?
Lorsque vous convertissez un utilisateur sans adresse e-mail en utilisateur avec adresse e-mail d’entreprise, vous ne pouvez plus revenir sur votre décision, à moins que le compte ne soit pas revendiqué.
Ajouter des liens profonds vers l’application mobile Workplace

Ajouter des liens profonds vers l’application mobile Workplace

Les codes d’accès sont associés à un schéma d’URL qui vous permet de définir l’URL du code d’accès comme lien profond vers l’application mobile Workplace. Par conséquent, vous pouvez partager cette URL via un portail web ou un autre mécanisme de diffusion afin que l’utilisateur final puisse simplement cliquer sur le lien et être redirigé vers le flux de revendication dans l’application mobile Workplace.

1
Créez une URL (générée par code) au format suivant :
fb-work-emailless://accesscode?access_code="[access code]"

2
Assurez-vous de récupérer le code d’accès associé au bon ID utilisateur.

3
À présent, vous devez disposer d’une URL du type :
fb-work-emailless://accesscode?access_code=abcdefghijklmnop
?
Vous pouvez récupérer les codes d’accès en utilisant l’exportation de personnes dans le panneau d’administration ou via l’API Account Management de Workplace.