Gérer des projets avec Workplace

Créez un espace centralisé pour tous les besoins de vos projets grâce aux groupes Workplace.


Échanger par e-mail ne facilite pas la gestion de projets au quotidien. Les informations se perdent dans les nombreux fils de discussion. De plus, il peut être difficile de tenir tout le monde au courant et d’être sur la même longueur d'onde.
C’est ici que les groupes Workplace interviennent. Votre groupe de projet peut centraliser toutes les communications relatives à votre projet en un seul et même endroit. Il facilite l’accès aux objectifs et aux ressources clés du projet, afin qu’ils soient toujours visibles pour vous et votre équipe. Grâce au partage de fichiers et aux discussions, vous pouvez être sûr·e que tout le monde a connaissance des dernières informations ainsi que des progrès et des tâches à accomplir.
1. Créez un groupe de projet
1. Créez un groupe de projet
Créez un espace central pour vous et votre équipe pour communiquer et connaître les tâches sur lesquelles travaillent les uns et les autres. Sur Workplace, cet espace s’appelle un groupe de projet. Vous pouvez en créer un très facilement. Pour créer votre groupe d’équipe :
  1. Cliquez sur Créer un groupe dans le panneau à gauche de votre fil d’actualité. Vous devrez peut-être d’abord cliquer sur Voir plus.
  2. Saisissez un nom de groupe et sélectionnez Paramètres de confidentialité. Pour un groupe de projet, nous recommandons un groupe secret ou un groupe fermé.
  3. Saisissez les noms des membres de votre équipe un par un pour les ajouter à votre groupe.
  4. Assurez-vous que la discussion instantanée est activée.
  5. Cliquez sur Créer un groupe.
Votre groupe d’équipe dispose d’un onglet Fichiers, grâce auquel vous pourrez retrouver les fichiers partagés dans votre groupe. Les groupes de 250 membres ou moins peuvent également avoir une discussion instantanée, qui permet d’envoyer des messages instantanés ou de passer des appels vidéo et audio.
Pour en savoir plus sur les groupes, regardez la vidéo ci-dessous.
2. Épinglez une publication
2. Épinglez une publication
Écrivez une publication qui définit les objectifs de votre projet, les ressources disponibles, les échéances et toute autre information importante sur le projet. Épinglez cette publication en haut de la page du groupe afin que les collaborateurs puissent facilement s’y reporter.
3. Partagez des fichiers et collaborez sur ceux-ci
3. Partagez des fichiers et collaborez sur ceux-ci
Utilisez Workplace pour partager des fichiers et recueillir les retours de votre équipe. Ouvrez l’éditeur de publication pour ajouter des fichiers à partir de votre ordinateur ou des intégrations de partage de fichiers ayant été activées par l’admin système de votre entreprise.
Si vous ne voyez pas les outils de partage de fichiers dont vous avez besoin, consultez l’onglet Intégrations. Si vous avez créé votre groupe de projet, vous êtes l’admin du groupe. Être admin de groupe signifie que vous êtes habilité à ajouter des intégrations approuvées, que les membres de votre groupe pourront ensuite utiliser.
Ne perdez pas de temps à faire défiler le fil de votre groupe pour trouver un fichier partagé par un collaborateur. Chaque GIE possède un onglet Fichiers, où vous trouverez tous les fichiers partagés dans votre groupe, afin que rien ne se perde.
4. Tenez tout le monde informé
4. Tenez tout le monde informé
Demandez à votre équipe de publier toutes les semaines des informations dans le groupe. Ainsi, tout le monde reste informé des progressions et des priorités, ainsi que de tout problème à résoudre.
Lorsque vous avez besoin de partager une longue mise à jour, par exemple pour rendre compte des résultats d’un projet ou de recherches, essayez de créer une note directement dans Workplace. Ajoutez une photo de couverture qui ressortira dans le fil d’actualité du groupe et faites-en un document évolutif en activant l’option Autoriser les membres du groupe à modifier ce document.
5. Communiquez dans Workplace Chat
5. Communiquez dans Workplace Chat
Chat est la solution idéale lorsque vous avez besoin d’une réponse rapide ou que vous souhaitez simplement échanger de manière informelle avec votre équipe. Vous pouvez commencer une discussion instantanée avec une ou plusieurs personnes et partager des fichiers, des photos, des vidéos, des GIF et plus encore. Vous pouvez aussi lancer un bref appel vocal ou vidéo pour accélérer la prise de décisions. Regardez la vidéo ci-dessous pour avoir un aperçu des fonctionnalités de Chat.
Assurez-vous que vos subordonnés directs comprennent l’utilisation des discussions instantanées et des publications. Si vous vous apercevez que des personnes utilisent les discussions instantanées pour diffuser des ressources importantes, incitez-les plutôt à partager une publication.
Voici quelques trucs et astuces de Workplace Chat :
6. Animez la réunion grâce à l’appel vidéo ou la vidéo en direct
6. Animez la réunion grâce à l’appel vidéo ou la vidéo en direct
Vous pouvez démarrer un appel vidéo ou audio depuis n’importe quel groupe ou discussion instantanée individuelle en cliquant sur les icônes en haut à droite de votre écran.
Pour enregistrer votre réunion, essayez de lancer un direct avec les autres animateurs. La vidéo en direct permet de diffuser votre réunion auprès de votre groupe d’équipe en temps réel. À la fin de la diffusion, un enregistrement sera automatiquement publié sur le groupe pour que les membres sur un autre fuseau horaire et toute autre personne n’ayant pas pu assister à la réunion puissent la regarder ultérieurement.