Notions fondamentales sur la bibliothèque de connaissances

Créez une plate-forme centralisée pour les ressources clés de votre entreprise dans Workplace.

Tutoriel vidéo sur la bibliothèque de connaissancesPlay Icon

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Vous avez probablement déjà connu ce genre de situation. Vous passez en revue vos e-mails, fichiers et anciennes discussions instantanées pour trouver des informations jusqu’à ce que finalement vous abandonniez et alliez chercher de l’aide auprès d’un membre de votre équipe. Vous n’êtes pas seul(e). Un employé perd en moyenne neuf heures par semaine à rechercher des informations. Et les effets négatifs ne se limitent pas au temps perdu. Lorsque les informations ne sont pas facilement accessibles, les inefficacités augmentent, la productivité baisse et des connaissances essentielles sont perdues.

En développant votre bibliothèque de connaissances Workplace, vous pouvez créer un accueil centralisé pour votre organisation. Il s’agit d’un emplacement destiné aux ressources essentielles de l’entreprise (dans la bibliothèque de connaissances) et aux mises à jour dynamiques (dans les groupes Workplace) qui vous permet de favoriser l’alignement, de préserver les connaissances indispensables et d’impliquer vos employés.

Ce guide vous aidera à :

  • Élaborer un plan de contenu pour la bibliothèque de connaissances
  • Identifier les administrateurs et les contributeurs
  • Créer des catégories
  • Publier auprès de votre audience
  • Personnaliser l’accueil de votre bibliothèque de connaissances
  • Surveiller les vues et les interactions

Mettre cela en place dans Workplace

Aucun codage n’étant nécessaire, vous et votre équipe pouvez rendre votre bibliothèque de connaissances opérationnelle dans les plus brefs délais. Voici quelques conseils pour démarrer :

1. Élaborer un plan de contenu1. Élaborer un plan de contenu

Le développement de votre bibliothèque de connaissances peut paraître éprouvant, mais il n’est pas forcément nécessaire de le réaliser d’un seul coup. Commencez par identifier quelques catégories de contenus essentielles pour vos employés, puis ajoutez du contenu supplémentaire au fur et à mesure. Voici quelques idées :

  • Avantages, dépenses, congés, politiques relatives aux déplacements
  • Manuels pour les employés et supports d’intégration
  • Mission et valeurs de l’entreprise, guides de la marque et objectifs annuels et trimestriels
  • Politiques et ressources relatives à la diversité et l’inclusion, santé et bien-être

Votre bibliothèque de connaissances se compose de catégories et de sous-catégories. Vous pouvez utiliser les catégories pour grouper des informations et les sous-catégories pour approfondir des sujets spécifiques. Utilisez cette structure pour établir votre plan de contenu. Voici un exemple :


Accueil de la bibliothèque de connaissances

Identifier les administrateurs et les contributeurs2. Identifier les administrateurs et les contributeurs

En fonction des catégories identifiées dans votre plan de contenu, formez une équipe de collaborateurs de votre organisation pour exploiter leurs compétences dans divers domaines afin de créer du contenu dans votre bibliothèque de connaissances. Vous pouvez choisir parmi les rôles d’administrateur et de contributeur suivants en fonction du potentiel de contribution de chaque personne en matière de création et de gestion du contenu :

  • Administrateur système : les administrateurs système savent tout faire dans Workplace, y compris créer un rôle d’administrateur personnalisé pour les gestionnaires de la bibliothèque de connaissances.
  • Gestionnaire de la bibliothèque de connaissances (rôle d’administrateur personnalisé) : les collaborateurs dotés de ce rôle personnalisé peuvent gérer tous les éléments de votre bibliothèque de connaissances, notamment :
    • Personnaliser la page d’accueil de la bibliothèque de connaissances
    • Créer, enregistrer et donner la priorité à des catégories de la bibliothèque de connaissances
    • Attribuer l’accès à d’autres utilisateurs Workplace pour leur permettre de modifier et de publier des catégories spécifiques
  • Éditeur de catégorie : ce rôle peut être affecté à n’importe quel collaborateur devant créer et mettre à jour du contenu dans une catégorie. Il ne pourra pas créer d’autres catégories en plus de celle qui lui est affectée. Un éditeur de catégorie peut effectuer les actions suivantes :
    • Modifier du contenu dans la catégorie
    • Ajouter, modifier et réorganiser les sous-catégories
    • Publier du contenu de catégorie et de sous-catégorie

3. Créer des catégories3. Créer des catégories

Créez des catégories pour chaque grand sujet identifié dans votre plan de contenu. Vous pouvez ensuite inviter des éditeurs de catégories occupant différentes fonctions dans votre organisation. Ils se chargeront de la création de contenu pour une catégorie spécifique et les sous-catégories correspondantes. Pour attribuer le rôle d’éditeur de catégorie, cliquez sur le bouton Inviter, accédez à l’onglet Peut modifier, puis affectez des collaborateurs par nom ou adhésion à un groupe.

Définir des autorisations de modification

Vous pouvez utiliser un modèle ou personnaliser chaque catégorie et sous-catégorie en partant de zéro à l’aide des éléments suivants :

  • Photos de couverture
  • Texte formaté (en-têtes, listes à puces, citations)
  • Images et vidéos
  • Fichiers
  • Tableaux

Voici un exemple d’aperçu d’une page de catégorie :

Exemple de page de catégorie nommée « Avantages »
4. Publier auprès de la bonne audience4. Publier auprès de la bonne audience

Une grande partie du contenu de votre bibliothèque de connaissances sera pertinente pour l’ensemble de votre organisation. Ces catégories peuvent être partagées rapidement et facilement avec tous les utilisateurs en cliquant sur le bouton Inviter et en sélectionnant le nom de votre entreprise dans le menu déroulant.

Commentaires et réactions sur les pages de la bibliothèque de connaissances

Mais il se peut qu’une partie du contenu de votre bibliothèque de connaissances ne soit pertinente que pour un sous-ensemble spécifique de vos employés en fonction de leur région ou rôle. Pour veiller à ce que les utilisateurs ne puissent voir que le contenu approprié, la bibliothèque de connaissances vous permet d’inviter des collaborateurs spécifiques à visualiser votre contenu à l’aide de filtres basés sur les informations de profil et l’adhésion à un groupe. Les utilisateurs ne correspondant pas aux critères définis ne pourront pas visualiser votre catégorie et ne la verront pas dans l’accueil de la bibliothèque de connaissances.

Menu déroulant d’options pour les règles que vous pouvez définir concernant les utilisateurs autorisés à visualiser une catégorie.

5. Personnaliser l’accueil de votre bibliothèque de connaissances5. Personnaliser l’accueil de votre bibliothèque de connaissances

L’accueil de la bibliothèque de connaissances est une page d’accueil personnalisable qui permet de rediriger les employés vers des informations pertinentes. L’accueil est unique pour chaque utilisateur en fonction des catégories auxquelles il a accès, mais les administrateurs peuvent mettre en avant des catégories prioritaires et des liens importants qui seront visibles pour tout le monde.

Les administrateurs peuvent également sélectionner une photo de couverture ainsi qu’un titre et un sous-titre de page pour la page d’accueil de leur organisation.

Voici un exemple d’aperçu de l’accueil de la bibliothèque de connaissances :

Accueil de la bibliothèque de connaissances

6. Surveiller les vues et les interactions6. Surveiller les vues et les interactions

Comme tous les éléments de Workplace, votre bibliothèque de connaissances a été conçue pour encourager les interactions. Les utilisateurs peuvent réagir et commenter les catégories et sous-catégories. Celles-ci peuvent aussi être partagées dans un message de groupe ou dans une discussion pour accélérer la diffusion des informations.

Les administrateurs système, les gestionnaires de la bibliothèque de connaissances et les éditeurs de catégorie recevront une notification lorsqu’un utilisateur commente ou réagit à une catégorie. Ils ont aussi accès à des analyses rapides permettant de déterminer le nombre d’utilisateurs visualisant leur contenu à l’aide de différents filtres (service, rôle, lieu, etc.).

Avantages

Avantages

  • Créez un espace officiel pour les informations importantes et les politiques de l’entreprise.
  • Créez du contenu grâce à un éditeur simple et intuitif. Aucun code n’est requis.
  • Les membres ont accès aux bonnes informations grâce à l’accueil de la bibliothèque de connaissances.
  • Les employés peuvent interagir facilement avec le contenu et peuvent rechercher, partager et commenter des catégories, ainsi qu’y réagir.
Success Story

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XPO Logistics fait partie des dix meilleures entreprises de logistique du monde. Elle permet à ses clients de gérer les marchandises plus efficacement dans l’ensemble de leurs chaînes logistiques. Son travail a joué un rôle essentiel pendant la pandémie de coronavirus (COVID-19), car les populations du monde entier sont devenues plus dépendantes de la livraison de biens afin de limiter leurs sorties.

Pour continuer de transmettre des informations exactes et fiables à ses employés pendant cette période chargée et chaotique, XPO Logistics a utilisé la bibliothèque de connaissances pour créer un espace afin d’informer les employés des mesures prises par l’entreprise pendant la pandémie de coronavirus (COVID-19) en constante évolution. XPO Logistics a été l’un des premiers testeurs bêta de la bibliothèque de connaissances et moins d’un jour après l’accès au produit, elle a transmis à l’ensemble de ses employés des informations sur les mesures prises par l’entreprise pour faire face au coronavirus (COVID-19).

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