Gestion des évènements

Créez des évènements internes interactifs et attrayants et diffusez-les auprès de toute l’entreprise.


Des séances de consultation générale aux coups d’envoi des ventes, en passant par les lancements de produits et les sessions de questions/réponses, les évènements internes font partie intégrante de l’entreprise. Ces évènements ne doivent pas forcément être interrompus pendant les périodes de télétravail. Vous pouvez continuer d’organiser des évènements ouverts à tous, interactifs et captivants. Il suffit de les transposer en ligne. Ce guide vous présente les recommandations pour développer une communauté active autour des évènements internes organisés dans Workplace.
Vous découvrirez également les enseignements tirés par l’équipe Workplace à l’occasion de son évènement en ligne Transform 2020.
1. Créez un groupe pour la logistique de l’évènement
1. Créez un groupe pour la logistique de l’évènement
Créez un groupe logistique pour centraliser toutes les communications au sujet de la gestion de l’évènement. Configurez un groupe secret de façon à garantir que seuls les interlocuteurs appropriés seront ajoutés au groupe et pourront voir les publications.
Utilisez les publications et la discussion instantanée pour tenir les participants informés, ainsi que pour partager des documents, des vidéos, des images et bien plus encore. Pour plus d’informations sur la gestion des équipes et des projets dans Workplace, lisez notre guide.
2. Créez un évènement dans Workplace
2. Créez un évènement dans Workplace
La création d’un évènement Workplace vous permet de réaliser les actions suivantes :
  • Partager des informations importantes avec les participants, telles que le lieu, la description de l’évènement, le programme et plus encore
  • Envoyer des invitations via les notifications Workplace et des calendriers tiers, comme Google et Outlook
  • Suivre les réponses aux invitations dans Workplace
  • Interagir avec les participants avant l’évènement en proposant des sondages, en rédigeant des publications et plus encore
  • Informer les participants dans Workplace lorsque l’évènement est mis à jour
Suivez les étapes ci-après pour créer un évènement dans Workplace :
  1. Cliquez sur Accueil dans le menu de la gauche, puis sur Voir plus et sélectionnez Évènements.
  2. Cliquez sur Organiser un évènement.
  3. Ajoutez un nom et une description à l’évènement.
  4. Vous pouvez importer votre propre photo de couverture ou en sélectionner une parmi les modèles disponibles. Pour en savoir plus sur les tailles des photos de couverture, consultez ce guide.
  5. Ajoutez une heure de début et une heure de fin. Vous avez la possibilité des programmer plusieurs évènements.
  6. Ajoutez une description et la programmation de l’évènement, puis cliquez sur Suivant.
  7. Indiquez si vous souhaitez diffuser l’évènement sur Workplace, ajoutez un lien externe si vous le diffusez sur une autre plate-forme, ou ajoutez le lieu physique où votre évènement aura lieu. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.
  8. Choisissez qui peut voir votre évènement et le rejoindre. Vous pouvez sélectionner l’organisation dans son ensemble, les personnes invitées ou les membres d’un groupe spécifique dont vous faites partie.
  9. Ajoutez des coorganisateurs, le cas échéant.
  10. Basculez le bouton si vous souhaitez envoyer des invitations aux calendriers aux participants.
  11. Cochez la case en bas pour envoyer des invitations, puis cliquez sur Créer un évènement.
3. Générez de l’enthousiasme
3. Générez de l’enthousiasme
Avant l’évènement, impliquez les participants en partageant des sondages, des vidéos d’annonce, des mises à jour du programme et plus encore sur la page de l’évènement ou dans un groupe pertinent. Il est conseillé d’utiliser tous les canaux de communication de votre organisation, en plus de Workplace, pour faire connaître votre évènement. Voici quelques exemples :
  • Envoyez des communications par e-mail depuis un compte de l’équipe dirigeante pour inviter les employés à l’évènement et leur expliquer comment participer.
  • Vous pouvez également envoyer un autre e-mail de rappel la veille de l’évènement ou une heure avant le début de sa diffusion.
  • Donnez un aperçu de votre évènement dans la newsletter interne.
  • Ajoutez une bannière promotionnelle à la page d’accueil de votre intranet.
4. Diffusez l’évènement en lançant un direct
4. Diffusez l’évènement en lançant un direct
En diffusant l’évènement à l’aide de la vidéo en direct sur Workplace, vous pouvez toucher plus d’employés. La vidéo en direct vous permet d’interagir avec votre audience grâce à des fonctionnalités comme les questions/réponses, les sondages, les commentaires et les réactions. Les sous-titres générés automatiquement avec leurs traductions éventuelles rendent votre évènement plus accessible, et l’enregistrement sera automatiquement publié sur votre groupe pour que les personnes ayant raté l’évènement puissent le retrouver ultérieurement.
Avant de lancer un direct, suivez ces conseils pour vous préparer au mieux :
  • Vérifiez la qualité de votre connexion avant l’évènement.
  • Utilisez l’option Ne pas déranger pour désactiver toutes les notifications Workplace et ainsi éviter les interruptions pendant la diffusion.
  • Redémarrez votre ordinateur une heure avant l’heure de lancement du direct pour éviter que votre ordinateur ne plante ou ne lance automatiquement une mise à jour.
  • Positionnez-vous face à une fenêtre pour bénéficier d’une source d’éclairage naturelle.
  • Utilisez un casque audio ou microphone à fil pour vous assurer que les spectateurs vous entendront bien.
Pour obtenir plus de conseils utiles, découvrez le guide Assemblée en direct.
Lorsque vous êtes prêt(e), vous pouvez lancer le direct en accédant à l’évènement que vous avez créé à l’étape 2. Pour ce faire, accédez à Accueil > Voir plus > Évènements. Une fois que vous êtes sur la page de l’évènement, suivez les étapes suivantes :
  1. Cliquez sur le bouton Configurer la vidéo en direct.
  2. Activez le bouton Inclure des questions/réponses si vous souhaitez recevoir des questions pendant la diffusion et y répondre.
  3. Choisissez l’appareil depuis lequel vous effectuerez votre direct.
  4. Si vous lancez un direct avec d’autres personnes, activez le bouton Diffuser avec d’autres organisateurs. Vous recevrez un lien d’invitation à copier et à partager avec vos coorganisateurs sur Workplace Chat.
  5. Ajustez les paramètres de votre caméra et de votre microphone.
  6. Vous avez la possibilité de renseigner un titre et une description pour votre vidéo en direct.
  7. Cliquez sur Lancer un direct. Si vous lancez un direct avec d’autres organisateurs, le bouton sera Rencontrer les organisateurs. Vous serez redirigé vers un salon, où vous pourrez rencontrer les coorganisateurs, et quand vous serez prêt(e), lancer le direct à l’aide du bouton en bas de l’écran. Seul le créateur de la vidéo en direct pourra voir et cliquer sur le bouton Lancer un direct.
5. Interagissez avec les spectateurs pendant la diffusion
5. Interagissez avec les spectateurs pendant la diffusion
Utilisez les fonctionnalités de sondage et de questions/réponses de Live Producer pour échanger avec les employés tout au long de la diffusion. Les interlocuteurs peuvent également poser directement des questions à l’audience, et l’encourager à répondre en commentaire.
Nous vous recommandons de faire appel à vos gestionnaires de communauté pour qu’ils orientent les conversations dans les commentaires Workplace. Ils peuvent indiquer aux spectateurs où trouver des ressources, aider à répondre à leurs questions et les inciter à s’exprimer.
6. Entretenez les échanges après la fin de l’évènement
6. Entretenez les échanges après la fin de l’évènement
Certains membres de votre organisation ne pourront pas participer à l’évènement en temps réel. Grâce à la vidéo en direct, ils pourront visionner l’enregistrement ultérieurement, et partager des commentaires et des réactions après la fin de la diffusion. Vous pouvez rationaliser leur expérience en effectuant les actions suivantes :
  • Traduisez les sous-titres pour que les personnes qui parlent d’autres langues puissent suivre votre évènement.
  • Créez des chapitres vidéo pour permettre aux spectateurs d’accéder directement aux parties de la diffusion qui les intéressent le plus.
  • Réagissez ou répondez aux commentaires ajoutés à votre publication vidéo en direct après la diffusion pour que tout le monde sache que vous êtes à l’écoute.
  • Les admins système peuvent envoyer un court sondage de cinq questions aux participants via Workplace pour recueillir les retours sur l’évènement.
7. Analysez les vues et les interactions
7. Analysez les vues et les interactions
Vous pourrez voir les indicateurs d’interaction en temps réel pendant votre diffusion, comme les vues, les commentaires, les réactions, les partages et plus encore. Après la diffusion, plongez-vous dans l’analyse des données via les statistiques de publication en cliquant sur les points de suspension en haut à droite de votre publication, puis sur Statistiques de la publication. Vous pourrez ainsi suivre les vues, les interactions et les abandons de votre diffusion.
Les évènements en action : sommet Transform 2020 de Workplace
Les évènements en action : sommet Transform 2020 de Workplace
Transform est un sommet annuel de Workplace qui réunit des clients Workplace pour échanger des recommandations, découvrir des insights et en savoir plus sur l’avenir de la plate-forme.
Les évènements Transform sont généralement organisés en personne à plusieurs endroits du monde. Mais cette année, en raison de la pandémie de COVID-19, nos évènements Transform des zones EMEA et Amérique du Nord se sont intégralement tenus en ligne. Nous avons diffusé un stream en direct dans un groupe inter-entreprise qui a réuni des milliers de participants.
Voici quelques conseils et enseignements de l’équipe Transform pour vous aider à réussir votre prochain évènement virtuel :
  • Combinez la diffusion en direct avec des contenus produits en avance. Les vidéos pré-produites doivent être courtes et attrayantes, et permettront aux intervenants d’échanger plus naturellement avec l’audience.
  • Confiez la diffusion à un animateur dynamique et attachant qui pourra raccorder les segments de votre évènement et interagir avec les spectateurs. L’animateur peut également communiquer des détails pratiques au fur et à mesure de la progression. L’organisation d’une audition interne est un moyen convivial de trouver le bon animateur pour l’évènement.
  • N’essayez pas de reproduire des situations d’évènement en personne. En ligne, les spectateurs n’ont pas la même durée d’attention ni les mêmes attentes. Réfléchissez à la manière de créer des petites cellules de contenu et de raccourcir les messages clés pour capter l’attention de l’audience. Ajustez la structure de votre contenu pour donner la priorité aux éléments les plus importants.
  • Préparez-vous à des situations imprévisibles. Procédez à des répétitions, et enregistrez-les si possible. Le jour de l’évènement, vous aurez ainsi des enregistrements de secours en cas de difficultés techniques. Répétez vos plans de secours pour ne pas être pris(e) au dépourvu.
  • La fin de votre évènement ne doit pas se traduire par la dissolution de la communauté et du réseau que vous avez construit. Trouvez des moyens de poursuivre la conversation.