Guide de l’administrateur de groupe

Découvrez des astuces et des recommandations pour gérer vos groupes Workplace.

Si vous avez déjà créé un groupe dans Workplace, vous êtes officiellement administrateur de groupe. En d’autres termes, vous êtes responsable des paramètres, de la sécurité et de la surveillance des contenus du groupe que vous avez créé. Au fil de ce guide, vous apprendrez à gérer vos groupes Workplace afin de collaborer plus efficacement.

1. Détails du groupe

1. Détails du groupe

Confidentialité :

Plusieurs paramètres de confidentialité s’offrent à vous en fonction du type de groupe dont vous êtes l’administrateur. Workplace propose trois paramètres de confidentialité différents pour les groupes :

  • Ouvert : n’importe qui peut voir le groupe, ses membres et leurs publications.
  • Fermé : n’importe qui peut voir le groupe et ses membres. Seuls les membres peuvent voir les publications.
  • Secret : seuls les membres peuvent trouver le groupe, savoir qui en est membre et voir les publications.

Les groupes dédiés aux annonces sont généralement ouverts de sorte que les employés ne manquent aucune information importante. En règle générale, les groupes d’équipe et de projet sont fermés ou secrets afin que seules les personnes impliquées aient accès aux publications et puissent contribuer. Reportez-vous au tableau ci-dessous pour vous faire une idée des paramètres de confidentialité à adopter selon le type de groupe.


Tableau de création de groupes

Administrateurs du groupe :

Assurez-vous d’attribuer le rôle d’administrateur de groupe à un ou plusieurs membres du groupe. Vous vous assurez ainsi qu’une autre personne pourra modérer le groupe en votre absence.

Nom du groupe :

Assurez-vous que votre groupe soit facile à trouver en lui attribuant un nom intuitif qui explique clairement son objet. Par exemple : « Équipe Marketing », « Annonces de l’entreprise », « Avis sur les pages d’aide », « Projet de refonte du site web », « Questions/réponses informatiques ».

Description du groupe :

Ajoutez une description permettant aux membres du groupe de comprendre clairement l’objet du groupe et les utilisateurs à qui il s’adresse.


Description du groupe

Ajouter une photo de couverture :

Les photos de couverture peuvent donner le ton du groupe. Vous pouvez parfaitement ajouter une photo du personnel pour le groupe d’une équipe, un groupe dédié aux annonces ou à vocation sociale. Reportez-vous au guide relatif à la taille des photos de couverture pour connaître les dimensions adaptées pour l’image.


Photo de couverture

2. Ajouter des utilisateurs

2. Ajouter des utilisateurs

En tant qu’administrateur du groupe, vous pouvez contrôler le mode d’approbation des nouveaux membres qui rejoignent le groupe dans la section Paramètres du groupe des options administrateur.

Les groupes ouverts sont automatiquement configurés de sorte que tout le monde dans l’organisation peut les rejoindre sans avoir à en demander l’accès. Vous pouvez modifier ces paramètres pour restreindre l’approbation d’adhésion uniquement aux membres ou aux administrateurs et modérateurs du groupe. Les groupes fermés et secrets sont automatiquement configurés de sorte que tous leurs membres peuvent approuver ou inviter de nouveaux utilisateurs. Vous pouvez modifier ces paramètres afin que seuls les administrateurs et les modérateurs puissent approuver de nouvelles personnes.


Approbation d’adhésion

Pré-approbations d’adhésion :

Gagnez du temps en approuvant automatiquement les demandes d’adhésion des utilisateurs membres de vos autres groupes. Si vous êtes administrateur d’un groupe de projet, vous pouvez pré-approuver le groupe de l’équipe afin que l’ensemble des membres puissent facilement rejoindre le groupe de projet.

Les administrateurs système peuvent également affecter des utilisateurs à des groupes par le biais des groupes de personnes. Reportez-vous au Guide de l’administrateur pour en savoir plus sur les groupes de personnes.

Gestion des demandes d’adhésion :

Si votre groupe est fermé, vous recevrez une notification en cas de demande d’adhésion à votre groupe. Utilisez ces notifications pour approuver les demandes d’adhésion. Vous pouvez également accéder aux demandes d’adhésion depuis la section Modérer le groupe de vos options administrateur.

Vous pouvez désactiver les notifications des demandes d’adhésion, mais ce n’est pas recommandé. En désactivant ces notifications, vous risquez de manquer des demandes d’adhésion et de faire attendre les utilisateurs qui souhaitent rejoindre le groupe. Néanmoins, si vous désactivez ces notifications, vous pourrez toujours gérer les demandes depuis la page du groupe.

3. Configurer des intégrations

3. Configurer des intégrations

En tant qu’administrateur de groupe, vous êtes aussi habilité à ajouter des intégrations que les membres de votre groupe pourront utiliser. Les intégrations de partage de fichiers sont utiles pour tous les groupes, mais elles ont une importance particulière pour les groupes d’équipe et de projet, et les groupes transversaux permettant de recueillir des avis. Les intégrations de partage de fichiers permettent de mettre en avant plus facilement votre travail et de recueillir des avis en toute simplicité.

Les intégrations de contenus multimédia sont excellentes pour les groupes de discussion. Elles permettent de partager facilement des actualités intéressantes et d’interagir les uns avec les autres.


Intégrations

4. Gérer les contenus

4. Gérer les contenus

Approbation des publications :

Selon le type de groupe que vous administrez, vous souhaitez peut-être limiter les utilisateurs autorisés à publier du contenu ou exiger que les publications soient approuvées par un administrateur. Les groupes dédiés aux annonces et les groupes du type « Insights des dirigeants », par exemple, font souvent l’objet de limitations afin que seules les informations importantes et pertinentes soient publiées.

Contenu signalé :

En tant qu’administrateur de groupe, vous êtes responsable de la gestion du contenu signalé par les membres. Lorsque des membres signalent des publications, des éléments de story et des commentaires, ils apparaissent dans la section Modérer le groupe de vos options administrateur. Vous pouvez conserver ou supprimer les publications et les éléments de story, mais aussi mettre en sourdine le membre qui en est l’auteur, le supprimer ou le bloquer.

Sujets des publications :

Activez les sujets des publications depuis les paramètres de votre groupe et ajoutez des sujets pertinents à vos groupes. Vous pouvez également autoriser les membres à créer leurs propres sujets de groupe. Ils pourront ainsi ajouter des sujets à leurs publications. Les sujets de groupes vous aident à mieux organiser les discussions sur la page de votre groupe et permettent aux membres d’accéder facilement au contenu qu’ils recherchent. Une fois les sujets de groupes créés, les membres peuvent y accéder depuis le menu de droite de la page du groupe (sur ordinateur), ou en haut de la page du groupe (sur mobile). Ils pourront sélectionner des sujets spécifiques et consulter l’ensemble du contenu associé à ces sujets.

5. Insights de groupe

5. Insights de groupe

Les insights de groupe proposent trois tableaux de bord interactifs dont vous pouvez vous servir pour surveiller les interactions. Chaque rapport est téléchargeable afin que vous puissiez étudier plus en détail la façon dont les membres utilisent le groupe.

  1. Informations sur la croissance : suivez l’évolution de l’effectif de votre groupe et des demandes d’adhésion.
  2. Informations sur les interactions : mesurez les publications, les commentaires et les réactions sur une période donnée et identifiez les journées les plus dynamiques et les moments propices aux interactions des membres. Examinez aussi les publications les plus populaires du groupe.
  3. Informations sur les membres : identifiez les principaux contributeurs.

Utilisez ces données pour identifier et contacter facilement les principaux contributeurs ou planifier des publications importantes de la part des dirigeants, aux jours et heures de pointe. Les rapports étant disponibles pendant un délai maximal de 60 jours, vous pourrez suivre l’impact de vos actions et évaluer vos résultats.


Insights de groupe

6. Archiver des groupes

6. Archiver des groupes

Archivez votre groupe une fois qu’il est obsolète ou qu’il n’est plus utilisé. L’archivage des groupes permet de ne pas surcharger les résultats des recherches afin que les employés retrouvent facilement les groupes actifs qu’ils recherchent. L’intégralité du contenu de la page du groupe reste accessible aux membres du groupe après son archivage.


Insights de groupe

Autres ressources utiles

Autres ressources utiles

  • Guide du nouvel utilisateur : tout ce dont vous avez besoin pour faire vos premiers pas en tant que nouvel utilisateur Workplace.
  • Workplace Academy : accédez à des formations interactives en direct, des cours à la demande, des vidéos d’apprentissage et bien plus dans la nouvelle Workplace Academy !
  • Options de travail : découvrez comment optimiser vos workflows existants en les transférant sur Workplace.
  • Pages d’aide : bénéficiez d’instructions détaillées et consultez les questions/réponses.
  • Communautés Workplace : rejoignez-les pour découvrir des insights sur d’autres organisations qui utilisent Workplace.


Ressources techniques

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